Secretaria Digital: o que é?

A secretaria digital, é um sistema que permite que as instituições de ensino tenham todas as suas rotinas administrativas integradas. Possibilitando que elas ganhem maior eficiência e velocidade nos seus processos administrativos. 

O que é secretaria Digital?

A secretaria é o local onde toda a documentação é gerenciada. Desde a matrícula escolar até emissão de históricos escolares e diplomas. Essa plataforma serve como ferramenta, onde é possível o armazenamento e organização de documentos como:

• Protocolos;
• Notas;
• Documentos;
• Histórico de disciplinas;
• Controle de certificados;
• Documentos de matrículas;
• Históricos gerias dos alunos;
• Entre outras coisas.

Com uma plataforma de integração, a secretaria digital conecta vários setores da instituição. Dessa forma, facilita o acesso, a edição, o upload e download de documentos. Em outras palavras, a secretaria digital faz a conexão entre universo acadêmico e administrativo que, ao ser digitalizado não necessita mais de papéis, como antigamente.

Por que é importante?

A Secretaria digital é importante para uma instituição acadêmica, pois aproxima o aluno a instituição. Além de ser um canal de comunicação direta e oficial, no intuito de suprimir a sensação de desamparo e de distância entre o aluno e a instituição, garantindo a segurança no trâmite de solicitações. Contribuindo para a otimização de tempo e recursos.

A sua principal finalidade é atender e centralizar as demandas dos alunos dos cursos na modalidade presencial e a distância, o que é possível uma vez que o serviço está disponível para o aluno dentro do Ambiente Virtual.

Quais os benefícios?

A secretaria digital é uma solução que trás inúmeros benefícios! Possibilitando uma transformação completa no seu fluxo operacional, especialmente no dia a dia do seu administrativo. Veja alguns deles: 

Menos papel, mais tecnologia

Podemos destacar o uso consciente do papel, trazendo sustentabilidade as instituições e com isso a redução de custo. A digitalização do acervo acadêmico é beneficial como a captura inteligente de documentos e a eliminação do uso do papel. Com isso, as empresas desse segmento podem ter mais economia de custos.

Menos papel, muito mais espaço

Escolas abarrotadas de papéis e sala lotadas é coisa do passado. As escolas ganham espaço físico, que antes se utilizava para arquivos de papéis. Os lugares antes ocupados pelos arquivos podem ser reutilizados para outras funções, como expandir o número de salas de aulas, criar ambientes agradáveis para os alunos e experiencias de aprendizado.

Indicadores de desempenho

A implantação dessa solução ainda permite a geração de indicadores de desempenho, que podem ajudar os gestores a tomar decisões mais assertivas para o negócio. Também é possível otimizar o tempo gasto com processos rotineiros, já que as digitalizações passam a ser feitas diretamente na Secretaria Acadêmica Digital.

Arquivos digitais

A utilização da secretaria digital possibilita arquivar os conteúdos de maneira automática e tornar o processo de análise documental mais ágil e confiável. Também é possível executar a consultoria de gerenciamento da informação de maneira especializada.

Um clique de distância

Algo que a secretaria escolar digital possibilita, é encurtar os caminhos através de tecnologia. Tornando as interações bem mais diretas. Cada consulta, requisição e emissão está a distância de um ou dois cliques.

Para finalizar

Quando as instituições de ensino adotam algum sistema de secretaria digital, elas dão um passo a mais para a sua transformação digital. E, com isso, acabam tendo muitos ganhos na sua rotina de trabalho. 

Precisamos sempre ter em mente que: quanto mais velocidade nos processos e mais produtividade ganharem no seu dia a dia, melhor serão os serviços prestados por aquela instituição, não é mesmo?

Até breve!