5 principais problemas das empresas que fazem gestão de tarefas por e-mail

Hoje eu vou te contar quais são os 5 principais problemas das empresas que fazem gestão de tarefas por e-mail. O que vou te contar agora, talvez você nunca tenha pensado ou até tenha passado pela sua cabeça, mas talvez você não tenha se dado conta que a causa raiz destes problemas é a gestão de tarefas por e-mail. Por isso, hoje vamos identificar o que acontece quando fazemos a gestão de tarefas, dentro da nossa empresa, por e-mail. 

Problema 1: Falta de Responsabilidades e prazos claros

Vamos começar com um exemplo: Quando você recebe um e-mail com uma solicitação de atividade e neste e-mail tem umas 10 pessoas copiadas. Como você e a equipe sabem quem é o responsável pela atividade?

Muitas vezes ocorre de o verdadeiro responsável não fazer, pois ele nem sabia que era dele essa responsabilidade. Além disso, os copiados do e-mail podem ter aquele pensamento “eu sei que o meu colega vai acabar fazendo, vou descartar este e-mail”, não é mesmo?

Então, não ter as responsabilidades claras, muito bem mapeadas dentro da empresa e, simplesmente, solicitar tarefas por e-mail, causa uma confusão na cabeça das pessoas. Além disso, pode acarretar em erros e esquecimento. Imagine quando é uma atividade que serve para atender algum cliente e essa atividade simplesmente acaba não acontecendo.  

Voltamos ao nosso exemplo. A atividade foi solicitada por e-mail, você, sendo o solicitante, consegue saber qual o prazo para o atendimento da solicitação? Será que a atividade está sendo realizada?

Quando enviamos uma atividade por e-mail, não conseguimos estimar o tempo de realização desta atividade. Ou seja, você não consegue saber, claramente, qual o prazo de atendimento. E o que acaba acontecendo é: atraso. Porque não está claro se é um dia pra fazer ou uma semana. 

Será que você já foi dormir pensando: “Esqueci de responder aquele e-mail”.  Por que você não tinha a clareza do prazo, não sabe se vence hoje, vence amanhã, vence depois. Não é mesmo?

Problema 2: Impacto na melhoria contínua

Mas qual a relação de gestão de tarefas por e-mail e melhoria contínua? Quando não temos um padrão para realizar uma atividade, é impossível otimizar esse padrão. Quando eu conheço o fluxo das tarefas, primeiro passa pelo A, depois pelo B, depois vai para o departamento do X, depois vai pro gestor Y, eu posso olhar pra isso e dizer que está ineficiente. Então, eu consigo olhar para este fluxo e entender que certa atividade pode ser melhorada, ou seja, aplicar a melhoria contínua

Porém, quando as atividades acontecem por e-mail não temos clareza de qual é o fluxo que a atividade tem que seguir. Então, o problema que eu coloquei aqui como número 2 é o impacto dentro da organização por não fazer melhoria contínua. Você não consegue fazer melhoria contínua quando você não sabe qual é o fluxo do processo porque tudo acontece por e-mail e não há clareza de como as coisas estão acontecendo de fato.

Problema 3: Rastreabilidade da informação

Quando alguém deixa a empresa, tudo está no e-mail dessa pessoa, não é mesmo? E agora, o que fazemos quando isso acontece? Fica muito difícil e trabalhoso buscar a resolução de algum problema que estava sob a responsabilidade desta pessoa, algum documento que ela controlava, entre outros. 

 Todo mundo recebe muito e-mail todos os dias. É impossível encontrar e ter rastreabilidade do que que aconteceu quando tudo acontece no e-mail. E quando ainda essa informação tão importante, tão valiosa para sua empresa, está no e-mail de alguém que vai embora da empresa, é pior ainda.

Além disso, não ocorreu controle nenhum nestes processos. Pois não houve um registro adequado, não é mesmo? Não há o controle adequado de qual documento está correlacionado com qual processo, registro de data e aprovações. 

Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos

Refletindo sobre o que conversamos até aqui, será que é possível fazer a gestão dos processos desta forma? Impossível, não é mesmo? Deste modo, não há como fazer a gestão do que está acontecendo dentro da sua empresa. Pois, você não tem uma visão holística (de ponta a ponta) do que está acontecendo na organização.

Por exemplo, como saber quantas solicitações de férias ocorreram em determinado período? Essa informação vai ter que ser buscada pelo RH nos milhares de e-mails que recebem. 

Além disso, quando há gestão de tarefas por e-mail, é impossível saber o tempo de execução das tarefas, o lead time do processo. Isso não é gestão. Veja só, isso pode impactar seu cliente. Pois, se você não consegue fazer a gestão do processo, você não consegue atender o seu cliente mais rápido.

Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários

Por que que eu listei esse? Quanto tempo perdemos resolvendo problemas pessoais, brigas, desentendimentos, pedidos de desculpa, ir pra casa mal humorado e chegar no trabalho mal humorado? Tudo isso acontece porque temos problemas e muitos desses problemas estão diretamente relacionados a erros que acontecem ao longo do processo. As pessoas erraram, mas as pessoas erraram porque o processo permitiu.

Nesse sentido, sabemos que um processo desorganizado é um vilão, nós somos seres humanos normais, não conseguimos lembrar de tudo. Precisamos de organização e padrão para as coisas acontecerem de uma forma natural. Depender da nossa cabeça hoje em dia é um erro, um erro muito grande.

Em síntese…

Fuja da gestão de tarefas por e-mail. 

gestão de tarefas por e-mail
Seu e-mail tem vida?

Falta de responsabilidades claras e não ter prazos claramente definidos. Não conseguir olhar continuamente para um processo e melhorá-lo. Dificuldade de rastrear e controlar as informações. Não fazer a gestão dos processos. E, por fim, acabar indo para casa estressado. Todos estes são problemas que ocorrem quando as empresas fazem gestão de tarefas por e-mail. 

Você já pensou que quando fazemos a gestão das tarefas por e-mail quase sempre achamos que precisa de mais gente para trabalhar? Por que a demanda é muito alta, por que está tudo muito desorganizado. Achamos que precisamos de mais gente, mas não é verdade!

Depois me conta como foi sua reflexão após a leitura deste blogpost. Combinado?

Até o próximo conteúdo.

Kymberli de Souza

View posts by Kymberli de Souza
Meu nome é Kymberli Borba de Souza. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Sou pós-graduanda em Controladoria e Finanças, na UNISINOS. Tenho experiência área da controladoria, atuei em uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta.

Deixe um comentário

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.