Guia da tecnologia OCR: tudo o que você precisa saber! [Com e-book + vídeo]

OCR significa Optical Character Recognition, ou seja, Reconhecimento Óptico de Caracteres. Na prática, e sem usar palavras técnicas, o OCR faz a leitura de uma imagem, por exemplo, e reconhece o texto contido nela. Uma forma de uso poderia ser: você faz uma foto da carteira de identidade e automaticamente o seu nome é preenchido em algum formulário.

É a extração de informações

Com o advento da tecnologia, hoje em dia não faz mais sentido manter o acervo de documentos da empresa em meio físico – salvo aqueles documentos obrigatórios. Agora, você já se perguntou como as organizações estão fazendo para digitalizar todo o seu (gigantesco) arquivo? Pense bem, são milhares de documentos em vias de papel: contratos, documentos de funcionários, documentos legais, societários, registros, atestados e assim por diante.

Certamente não é através da digitalização em uma impressora multifuncional, dessas que temos em casa, que isso é feito. As empresas estão utilizando uma tecnologia muito rica, chamada OCR, que permite a extração de informações contidas em documentos e imagens.

Surgimento da tecnologia OCR

Como dito no início do texto, a sigla OCR é oriunda do inglês e significa Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres. Esta é uma tecnologia que foi idealizada há quase 70 anos e que vem evoluindo ao longo do anos.

A transformação digital veio para ficar e, com ela, cada vez mais os documentos já nascem digitais – conhecidos como documentos nato-digitais – não sendo necessário o uso da tecnologia para a extração das informações. No entanto, ainda existem muitos documentos em papel, como o seu RG por exemplo, ou até mesmo documentos eletrônicos e imagens que não possuem informações estruturadas e de fácil interpretação pela tecnologia. Isso faz com que ainda exista muito campo para a aplicação deste tipo de recurso.

No vídeo abaixo, nós falamos o que é digitalização. Veja só:

E por que usar OCR?

Existem uma infinidade de benefícios ao se utilizar essa tecnologia. Por meio dela, você pode digitalizar uma grande massa de documentos extraindo as informações contidas nele de forma muito mais acelerada. Além disso, você ainda:

  • Reduz o risco de falhas;
  • Ganha agilidade;
  • Melhora a produtividade;
  • Economiza tempo;
  • Deixa o seu processo mais eficiente;
  • Melhora a eficiência operacional da sua equipe ou, até mesmo, da sua organização;
  • Digitaliza uma grande quantidade de documentos em papel de forma acelerada;
  • Entre outros…

Viu, motivos não faltam. Você só tem a ganhar utilizando essa tecnologia. No vídeo abaixo, mostramos a tecnologia sendo aplicada na prática. Acompanhe:

Quais os tipos de OCR existentes e para que servem?

Pois bem, o OCR pode ser de grande ajuda no dia a dia das organizações. E para melhorar a aplicabilidade desse recurso a diferentes cenários, hoje existem 4 tipos de OCR. Conheça:

1. Full Text OCR

Este é um dos tipos mais difundidos de uso de OCR. Com ele, você consegue realizar a conversão do documento inteiro em forma de texto. Com essa tecnologia, você pode pegar uma imagem de um documento e submetê-la ao OCR escolhendo o formato de saída do documento final, como por exemplo, um arquivo em Word.

2. OCR Zonal

Ao contrário do Full Text OCR, o OCR Zonal não transforma o documento inteiramente, mas sim pequenos pedaços da informação contida nele. Vale lembrar que para que esse recurso funcione de acordo com o esperado, é preciso que o documento possua uma estrutura fixa. Ou seja, é considerado um documento estruturado aquele que possui características que permitam uma extração de informação com base na posição em que estão no documento.

3. OMR

OMR é a sigla de Optical Mark Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Marcas. É um recurso amplamente utilizado e com altíssimo índice de acerto. O que o OMR faz é basicamente reconhecer marcas em formulários pré-impressos.

Você certamente já foi usuário dessa aplicação e nem sabia. Os exemplos mais comuns são bilhetes de loteria e gabaritos de provas impressas. Em ambos os casos, o formulário pré-impresso tem uma área definida para cada informação. Dessa forma, diferente do OCR clássico no qual é necessário identificar qual é a letra, ou número que está escrito, o OMR precisa só identificar se uma opção está marcada ou não. E isso é muito mais simples e rápido de ser feito!

4. ICR

ICR é a sigla para Intelligent Character Recognition, ou Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Diferentemente dos demais tipos de OCR, ele se propõe a fazer o reconhecimento de escrita à mão. Daí, já percebemos que esse recurso possui um processo bem mais complexo que os demais. Em função disso, esse tipo de OCR possui casos de sucesso muito específicos.

Se você tem uma carta escrita à mão e pretende transformá-la em conteúdo eletrônico, reconhecido, de forma automática, eu diria que você tem um belo problema pela frente. Isso porque a tecnologia de ICR ainda não é capaz de interpretar à escrita à mão com facilidade. O principal fator é a falta de padrão, pois cada pessoa possui uma caligrafia própria.

Gostei! E onde eu devo usar OCR?

Já está claro que o OCR é um recurso que, se bem empregado, pode facilitar muito o dia a dia de quem precisa extrair informações de documentos. Você pode (e deve!) utilizar o OCR nas seguintes situações:

1. Converter um documento inteiro em texto

Nessa situação, você converterá todo seu documento em um arquivo de saída em formato de texto. Para ficar mais claro, vou te dar um exemplo. Imagine que você tem um documento (um contrato ou uma política) antigo em papel e precisa alterar apenas um único item nele. Contudo, você não tem o arquivo original. Você precisaria redigitá-lo por inteiro e depois alterar o que fosse necessário, correto?

Como OCR não! Ao submeter o documento a uma digitalização e a aplicação do OCR, você terá ao final um outro arquivo de saída no formato de texto, como um Word por exemplo. Assim, basta alterar o item necessário e pronto! Muito mais simples, não? Dessa forma você consegue economizar tempo, eliminar uma tarefa que não agrega em nada, reduzir a chance de ocorrer um erro e ser muito mais produtivo.

Processo de conversão OCR

2. Extrair informações específicas de um documento

Aqui a aplicação é um pouco diferente. Nesse caso, você tem um documento físico ou digital e precisa retirar algumas informações dele. Se esse documento possuir uma estrutura fixa, ele é forte candidato ao OCR. Dessa forma, você orienta a tecnologia de onde estará a informação naquele documento e ela extrai para você.

Então, para ficar mais claro, se você precisa cadastrar o número do RG dos seus clientes, você pode utilizar essa tecnologia, por exemplo. Afinal, todas as carteiras de identidade do Brasil têm o mesmo formato (uma estrutura fixa) e você pode dizer ao OCR exatamente onde ele encontrará a informação, após o documento ter sido digitalizado. Veja bem, o OCR está lendo uma informação escrita (nº do RG) em uma imagem (digitalização do documento). Incrível, não?

3. Processar um grande volume de formulários

Se você possui uma grande quantidade de documentos ou formulários que precisam ser “lidos”, você acabou de descobrir como facilitar o seu dia a dia! Também conhecida como Forms Processing, com o OCR você consegue fazer a leitura de diversos documentos e indicar as informações contidas nele para dar o direcionamento necessário.

Ainda tem mais: 3 dicas valiosas para você ter sucesso!

Bom, já ficou claro que a tecnologia OCR vem muito ao encontro da evolução tecnológica propriamente dita, facilitando (e muito) a extração de informações de documentos e imagens. Porém, nem tudo são flores, como já diria o ditado. Para que você tenha sucesso no emprego desse recurso, é preciso ficar atento a algumas orientações. Eu separei 3 dicas importantes:

Dica nº 1: Qualidade da imagem

Independentemente do tipo de OCR ou da aplicabilidade que você esteja usando, no final das contas, ele está extraindo uma informação de uma imagem, seja uma foto ou um arquivo digital. Por isso, para que você minimize a probabilidade de ocorrer um erro no processo de extração, é fundamental que sua imagem tenha uma boa qualidade.

Atentar-se para a resolução, nitidez e luminosidade são pontos fundamentais. Além disso, lembre-se de que o OCR foi desenvolvido para extrair informações de documentos em preto e branco. Portanto, converter a imagem para essa especificação também é muito importante.

Dica nº2: Tempo de processamento

O reconhecimento do documento e a extração da informação pela tecnologia pode levar alguns segundos. Por isso, entenda qual o impacto desse tempo de processamento no seu processo como um todo.

Um dos maiores erros que vemos pelo mercado a fora é justamente esse. Em geral, se prepara toda a estrutura tecnológica, mas se esquece de considerar o período de tempo necessário para essa fase do processo.  Assim, aquilo que havia sido pensado para melhorar a execução da atividade, acaba prejudicando todo o andamento do processo por um detalhe não calculado.

Dica nº 3: Recursos computacionais

Lembre-se, se a qualidade da imagem e o tempo de processamento são fundamentais, a sua estrutura computacional tem que estar à altura. De nada adianta ter a qualidade perfeita e o tempo super bem estimado se seus recursos computacionais não acompanharem o processo. Por isso, invista em uma estrutura elástica, tanto para processamento quanto para armazenamento. Para essa última, utilizar uma estratégia de expurgo também é uma boa solução.

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Você só tem a ganhar utilizando o OCR. Mesmo em desenvolvimento, ela já torna seus processos muito mais produtivos e eficazes. Baixe o nosso e-book e fique sabendo muito mais!

E-book OCR

Por fim, uma ferramenta que você precisa conhecer!

Você deve estar se perguntado: muito legal tudo isso, todas as vantagens que o OCR proporciona, me desfazer do arquivo morto e descartar documentos. Mas que ferramenta precisa para isso? Bom, é aqui que eu quero apresentar a você uma ferramenta que está pronta para você: o Zeev docs!

O Zeev docs é uma solução campeã, voltada à gestão do ciclo de vida de conteúdos e informações empresariais. Isso significa que com ele você pode fazer toda a gestão das informações do seu negócio de forma digital, ou seja, acabar com seu arquivo físico e trabalhar com tudo digitalmente, a poucos cliques e de forma muito mais organizada. Além de uma série de vantagens, a ferramenta já tem o recurso nativo da tecnologia OCR. nada mal, não é mesmo?! Eu vou deixar aqui um convite: que tal conhecer a ferramenta ao vivo? Para isso, é só clicar no botão abaixo:

Vamos por em prática?

A tecnologia OCR realmente chegou para ficar. Embora ainda esteja em desenvolvimento, uma vez que o campo para sua aplicação ainda pode ser muito explorado, ela permite melhorar e agilizar diversos processos. Porém, é importante salientar que o OCR pode não resolver completamente o problema de extração de informações de documentos. E o motivo é simples: a tecnologia OCR é altamente suscetível a erro. Para amenizar essa questão, uma boa opção é combinar OCR com outras tecnologias alternativas.

Espero que você tenha gostado. E se você ficar com alguma dúvida, lembre-se: nós estamos aqui para ajudá-lo.

Até mais!

Este artigo faz parte da série “Descubra o OCR” originária do e-book “Descubra o OCR: Guia completo sobre essa tecnologia”.

David de Freitas Neto

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Meu nome é David de Freitas Neto. Sou matemático, possuo MBA em Gestão de Projetos pela FIAP e especialização em estratégia avançada de negócios pela Universidade de LaVerne, na Califórnia. Desde 2001 atuo na área de tecnologia, em projetos e produtos voltados para gestão documental (GED/ECM), workflow (BPM) e câmbio. Possuo algumas certificações na área de processos, projetos e documentos, como por exemplo a CBPP pela ABPMP, a CDIA+ pela CompTIA (arquiteto de document-imaging) e a ECM Implementation Specialist pela AIIM, SixSigma Yellow Belt, além de outras na área de projetos e TI (Scrum, Devops e ITIL). Já tive a honra de liderar equipe responsável por projeto premiado em 2016 no Global Awards for Excellence in Business Process Management (escolhido entre os 12 melhores Projetos de BPM do mundo). Sou apaixonado por tecnologia e tenho como propósito ajudar as empresas a entregar mais valor em seus negócios através de soluções de gestão de processos e informação.

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