Afinal de contas, o que é processo? [com exemplos]

Processo pode ser descrito como um conjunto de atividades sequenciadas que tem como objetivo entregar valor ao cliente. Eles são iniciados por eventos externos que são claramente definidos. Também podemos dizer que os processos são formados pela combinação de todas as atividades que são necessárias para produzir e entregar um objetivo. E, essas atividades, são apresentadas sequencialmente, de acordo com a relação que tem entre si, formando um fluxo. 

Qual a definição de processo?

Um processo pode ser definido por uma atividade ou um grupo de atividades que são estruturadas de modo que após a sua finalização seja entregue um produto ou um serviço. Então, podemos dizer que todo o processo possuí uma entrada, uma transformação e uma saída. 

O conceito de processo também pode ser visto da seguinte maneira: um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido. E esse resultado é conhecido como saída. Quando temos dois ou mais processos inter-relacionados ou que interagem em série também podemos nos referir à eles como processos. 

Popularmente falando

Na prática e com um palavras que facilitem a explicação, processos são o conjunto de atividades que você faz e depois passa para o coleguinha, e depois o coleguinha faz e passa para o outro coleguinha. Até que no final tudo está pronto para que seja entregue ao cliente. Este pronto pode levar alguns minutos, mas também pode levar meses. Depende muito de qual produto ou serviço a sua empresa entrega.

Por exemplo, eu sou uma empresa que produz sacolas plásticas. O pedido do cliente entra no comercial, depois é passado para o planejamento da produção, é produzido, logo vai para embalagem, depois precisa ser emitida a nota fiscal e por fim entra na logística para ser entregue. Tudo o que eu descrevi são os processos da empresa acontecendo.

Estrategicamente falando

Quando formos visualizar a nível estratégico, os processos em uma empresa geralmente são planejados e realizados sob condições específicas e planejadas para agregar valor ao negócio. E, é através dos processos que as empresas realizam os desdobramentos da sua estratégia. 

Por exemplo, a empresa MagazineBeiju quer ser a loja de roupas com preços mais acessíveis da américa latina em 5 anos. Essa é a estratégia. Pois bem, agora precisamos descer a nível de processos e atividades para chegarmos nesse objetivo. Para você fixar melhor a definição de processos, eu deixei um vídeo explicativo aqui embaixo:

Quais os tipos de processos existem?

Os processos de negócio são aqueles que definem como a empresa conduz as suas atividades e como ela produz seu produto ou serviço. E, eles podem ser divididos em 3 tipos de processos. Que são:

• Primários: os processos primários são aqueles que realizam a entrega do produto ou do serviço da empresa. São também chamados de processos “core”. Sem eles, a sua empresa para;
• Processos de suporte: são os responsáveis por dar apoio aos processos primários ou mesmo a outros processos dentro da organização;
• Processos de gestão (gerenciamento): os processos de gestão são aqueles que levantam informações referentes às execuções dos demais processos, facilitando com isso a tomada de decisões. Eles abrangem as ações que os gestores executam para suportar os demais processos.

Processos primários

Os processos primários são os processos “core” da sua empresa. Ou seja, são os principais processos que entregam valor para o cliente. Se o processo primário deixar de funcionar a sua empresa deixa de entregar ao cliente. Dentro dos processos primários estão as atividades principais que agregam valor ao produto ou serviço. É daqui que se constrói a cadeia de valor de uma empresa. Onde uma atividade vai agregando valor a outra e por fim “nasce” o produto ou serviço a ser entregue ao cliente.

De acordo com o CBOK 4.0, 20% dos processos de uma empresa são processos primários.

Processos de suporte

Os processos de suporte também são importantes, pois eles suportam os processos primários. Ou seja, eles ajudam os processos primários a acontecerem. A principal diferença é que estes processos de suporte não entregam valor ao cliente. Mas, muitas vezes entregam valor a organização em si. Dois exemplos de processos de suporte são: Tecnologia da informação (TI) e Recursos humanos (RH). Qual empresa funciona hoje sem TI e sem RH? Entretanto, este processos não agregam valor ao cliente, mas são essenciais e extremamente importantes pois apoiam o funcionamento da organização (processos primários).

De acordo com o CBOK 4.0, 70% dos processos de uma empresa são processos de suporte.

Processos de gerenciamento

Os processos de gerenciamento são aqueles que medem a eficiência dos demais processos da empresa. São os processos de gestão que medem e monitoram as atividades. Eles existem para garantir e controlar que as metas operacionais e financeiras sejam atendidas. Estes processos não agregam valor aos clientes, mas também são necessários para que a empresa tenha uma longa saúde organizacional.

De acordo com o CBOK 4.0, 10% dos processos de uma empresa são processos de gerenciamento.

Veja aqui alguns exemplos de processos

Sabemos que existem inúmeros tipos de processos e que eles estão presentes em nosso dia a dia. A grande maioria das coisas que nos cerca são compostas por processos, até me arriscaria a dizer que praticamente todas as coisas envolvem algum tipo de processo.

Um exemplo bastante conhecido de processo é o de transformar uma matéria prima em produto final: esse é um exemplo de processo de produção. Ele é o que acontece nas indústrias. Quem não conhece o famoso processo produtivo que transforma o cacau em chocolate, não é mesmo? 

Além disso, outro exemplo de processo é o que transforma informações iniciais em decisões finais. Esse já é outro tipo de processo, totalmente diferente do primeiro exemplo que eu dei. Aqui, para ilustrar, podemos usar como exemplo o processo de compras. Onde a solicitação de compra se transforma na compra do produto solicitado.

O famoso controle de processos

O controle de processos é uma maneira de analisarmos os macroprocessos das empresas. E qual é o objetivo de controlarmos os nossos processos? Pois bem, o grande objetivo é buscar oportunidades de melhoria contínua nas organizações. Olhando as possíveis falhas, otimizando recursos e aumentando a produtividade. 

Além disso, olhar para os seus processos trás melhorias também na qualidade dos seus produtos ou serviços. Pois, como tudo está em constante monitoramento, existem oportunidades de alocar melhor seus recursos (tanto os financeiros quanto os humanos). Isso ajuda muito os gestores nas tomadas de decisão! 

Quando não controlamos os nossos processos, podemos ter uma série de problemas… 

Agora que já sabemos o que é um processo e vimos alguns exemplos, precisamos olhar para outro lado do assunto. Quero começar fazendo algumas perguntas para você! Em algum momento, você já parou para pensar o que acontece quando não controlamos os nossos processos? Qual o impacto que isso causa na empresa?

Bom, vou listar alguns pontos que eu considero muito relevantes para começarmos a pensar sobre isso. Esses pontos mostram o quanto podemos “perder” ao não controlarmos nossos processos. Vejam só:

• Retrabalho: acontece quando não temos um processo estabelecido ou quando não executamos um processo de maneira bem estruturada.
• Perda de eficiência: ela acontece por não termos os processos funcionando de forma organizada e estruturada, então não conseguimos aproveitar ao máximo o desempenho dele. 
• Baixa produtividade: a produtividade é muito afetada quando não temos o controle dos nossos processos, pois corremos o risco de gastar muita energia em coisas que não são tão relevantes; e acabamos não olhando para o que de fato é importante. 
• Funcionários sobrecarregados: os funcionários acabam sendo sobrecarregados, pois as suas funções não ficam bem determinadas e eles não tem como otimizar as tarefas. 

Já quando controlamos os nossos processos, podemos ter inúmeros benefícios!

Agora vamos analisar por outro lado, olhando quais os ganhos que temos quando temos o controle dos nossos processos! Como já vimos anteriormente, a falta de controle de processos causa muitos problemas para as empresas. Por outro lado, quando controlamos eles, temos uma série de benefícios. 

Vejam como os ganhos são relevantes:  

• Aumento de eficiência e produtividade: processos bem controlados e desenhados permitem que as empresas aumentem a sua produtividade e ganhe mais eficiência nas suas rotinas. 
• Controle de prazos e tarefas: quando sabemos como o processo está estruturado, temos um maior controle de prazos e de responsabilidade de tarefas! Na irá “se perder” no caminho. A visibilidade é fundamental para o bom andamento das organizações.
• Funcionários trabalhando de acordo com a capacidade: conseguimos controlar melhor as demandas e distribuir os funcionários para que eles não precisem trabalhar além da sua capacidade.
• Aumento de receita: quando conseguimos otimizar as tarefas, ganhar eficiência e produtividade o aumento de receita se torna uma consequência. 

Ficou curioso para ver na prática como controlar os processos pode mudar a rotina das empresas? Então, eu vou deixar aqui um webinar incrível que mostra como o Instituto Batuíra transformou os seus processos organizacionais e teve ganhos fantásticos!

Sabemos que os processos estão presentes no nosso dia a dia e que, além disso, eles são de extrema importância para o bom andamento das organizações. Também não podemos deixar de lembrar que, olhando para os processos as empresas tendem a ganhar em vários aspectos! 

Por isso, quero convidar você que chegou até aqui a olhar para a sua organização e para para refletir sobre como estão os seus processos! Existem possibilidades de melhoria? Onde você pode atuar para que os processos estejam sempre em constante evolução?

Espero que você tenha gostado! Até breve!