KPI: o que é, para que serve e como definir os melhores? [Guia completo]!

KPI é a sigla para o termo oriundo do inglês Key Performance Indicator que, traduzindo para o bom português, significa indicadores-chave de desempenho. Sendo assim, pode-se dizer que basicamente consiste em uma métrica utilizada para mensurar o desempenho de processos e atividades mais relevantes de uma organização por meio de indicadores. 

O que é KPI, afinal?

Como tomar decisões sobre o negócio sem saber como ele está performando? Como saber se deve se investir em “a”, “b” ou “c” se você não tiver uma visão clara do negócio? Ou, ainda, como traçar planos de médio e longo prazo sem ter transparência do aqui e agora da sua empresa? É nesse contexto que surgem os KPIs.

O famoso, ou melhor, os famosos KPI’s são, nada mais nada menos, do que indicadores de monitoramento de processos e atividades dentro da sua empresa. Expressos em forma de números e muitas vezes acompanhados por escalas, cores e sinalizações, são uma espécie de “ferramenta de gestão” que ajudam você a entender se os seus processos estão funcionando conforme o esperado, ou desejado. Isso porque eles ajudam a trazer uma dimensão numérica às suas atividades, com base naquilo que foi estabelecido como meta. Por isso, também auxiliam você a enxergar quando é necessário realizar alguma modificação para que seus objetivos empresariais sejam atingidos. 

Eu, tu, eles… quem define o KPI?

Os KPI’s são, na maioria das vezes, são definidos pelos gestores tendo como base as necessidades de monitoramento das áreas, mas isso não é uma regra. Em muitos lugares, os KPIs são construídos em conjunto com a equipe, para que todos possam ajudar na elaboração dessa métrica. O fato dos demais integrantes da equipe participarem da construção desses números é algo bastante rico e que pode fazer a diferença na performance geral do time. Isso porque, dessa forma, todos ficam apropriados de como ele surgiu, o porquê foi criado e de  que forma, melhorando o engajamento da equipe para como resultado final.

Por fim, vale lembrar que, independentemente de serem construídos apenas pela alta gestão, ou serem frutos de uma construção coletiva, sempre deve se levar em consideração os objetivos e o planejamento estratégico da organização na hora de formular os seus indicadores. Só assim podemos garantir maior entrelaçamento entre estratégia e resultados.

Dashboard de KPI
Dashboard de KPIs

Principais tipos de indicadores-chave

Bom, se você precisa definir algum KPI aí na sua organização, então eu te convidaria a refletir, antes de mais nada, que tipo de KPI ele é. Isso é importante, pois está diretamente relacionado com o tipo de análise que ele trará. Agora, se você pensa que os indicadores-chave são todos iguais, ou que possuem o mesmo objetivo, você está enganado.

Na verdade, podemos dividir os KPIs em três categorias: primários, secundários e práticos. Vou falar um pouco mais sobre cada um deles e sobre o que é considerado em cada uma das categorias. Veja só:

KPIs primários

É importante começar falando que a palavra primário não tem haver com básico. Nesse caso, ela quer dizer que estão na linha de frente. Esses KPIs medem diretamente os resultados. E o que isso quer dizer? Eles indicam se as metas que foram estabelecidas estão sendo alcançadas. Consequentemente, indicam se os resultados estão dentro do que se espera!

São esses os indicadores-chave que a alta gestão se preocupa. Portanto, são esses que estão diretamente relacionados com o planejamento estratégico da empresa. Eles podem estar relacionados como o aumento de vendas, aumento de receita, diminuição de custos, satisfação de clientes, etc. Sendo assim, podemos dizer que de básico eles não tem nada, não é mesmo?

KPIs secundários

De forma objetiva, os KPIs secundários são responsáveis por realizar o monitoramento dos resultados que foram coletados pelos KPI’s primários. basicamente, a linha tática, os gestores, ficam focados olhando para a performance desses números. Até porque, eles são base, indicam e justificam os resultados obtidos nos KPIs primários.

KPIs práticos

Por fim, os KPIs práticos (que podem ser chamados também de terciários) tem a finalidade de explicar os resultados apresentados pelos KPIs primários e KPIs secundários. São para esses indicadores-chaves que analistas e especialistas olham. É com base nesses números que os demais são explicados. 

Independentemente do tipo de KPI, vale destacar que  os resultados são cascateados de baixo para cima, ou seja, os reflexos de indicadores-chave práticos ruins tendem a afetar os resultados dos demais KPIs, secundários e primários.

KPI definido, qual o próximo passo?

Pois bem, agora é estruturar planos de ação e mãos na massa! Ou seja, a partir da definição dos indicadores-chave, os colaboradores poderão criar seus planos de ação, destrinchar atividades, definir prazos e responsáveis e manterão o foco para que as metas sejam atingidas, contribuindo para a boa performance do KPI. Por serem indicadores quantificáveis, ou seja, são medidos através de um índice que normalmente é trazido em forma de número, fazem com que a equipe tenha visão de como está o desempenho das atividades e, assim, se o comportamento está dentro do que foi planejado. 

Como avaliar se um KPI é bom ou ruim para o seu negócio?

Você já deve ter notado que, hoje em dia, virou moda querer mensurar tudo, não é mesmo? Pois é, a tecnologia, com suas plataformas fantásticas, também ajudou bastante nesse movimento, mas é preciso ter cuidado! Sair por aí, criando uma série de KPIs, sem nem mesmo ter certeza do que de fato se quer medir pode ser um risco. É comum as pessoas criarem dashboards coloridos maravilhosos, recheados de números e métricas que, mas que muitas vezes, não agregam valor ao seu negócio. Consequência disso: desperdícios, como perca de tempo e retrabalho!

Mas, e como eu posso ter certeza de que o meu KPI é bom para o meu negócio?

Essa é uma excelente pergunta, principalmente se você vai começar a estruturar os seus indicadores agora. Nesse sentido, a primeira coisa que você precisa ter em mente é: o que eu quero medir. Além disso, questione-se se isso está aderente ao seu negócio e aos resultados que quero e/ou preciso entregar. 

A partir daí, você terá um norte de como ter KPIs bons e que façam sentido para a sua empresa. Assim, eles trarão para você números relevantes, que caminham lado a lado com o seu planejamento estratégico e que estejam alinhados com os objetivos de crescimento da sua organização. Então a conta é simples: indicadores bons são os que medem o que você precisa saber para atingir seus objetivos e alavancar o seu negócio. 

Já os KPIs ruins…

São aqueles que não trazem números relevantes, nem para o seu objetivo, nem para o seu negócio. A grosso modo é como se você vendesse balas e quisesse medir qual a perda que sua empresa tem em chicletes. Fica “descolado” da sua realidade, concorda? E olha, pode parecer óbvio para você isso, mas se tem algo que eu aprendi na minha vivência profissional é que o óbvio não existe, ainda mais quando se fala em indicadores-chave. Por isso, reflita antes de sair implementando algo que não trará resultados relevantes, ok?

O que devemos considerar na hora de criar um KPI relevante para o meu negócio? 

O mais importante na hora de criar um KPI para a sua empresa é ter em mente que ele é um indicador-chave! Ou seja, ele deve ser relevante para o seu processo e para a sua organização. A escolha dos seus KPI’s precisa ser coerente e estar aderente aos objetivos definidos pela empresa.

Além disso, você precisa lembrar sempre que esses indicadores irão medir a sua performance. Ou seja, como está o seu desempenho em cada um dos seus objetivos desenhados. Para isso, você pode ter em mente alguns questionamentos que ajudam muito você a ter um bom norte para criar os seus KPI’s. Veja só:

  • Qual é o meu principal objetivo? 
  • O que eu quero medir com ele?
  • Existe algum objetivo específico?
  • Meus objetivos estão alinhados com o planejamento estratégico da empresa?
  • É possível mensurar (numericamente)?
  • Esses objetivos são tangíveis?
  • Quais os dados poderão ser analisados?

A partir disso, você já terá um caminho à seguir para poder criar KPI’s relevantes para os seus processos. E que, acima de tudo, trarão para você resultados satisfatórios!

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Cuidado com KPI de vaidade!

KPIs de vaidade, também conhecidos como métricas de vaidade, costumam ser indicadores que são medidos mas que, na prática, não contribuem nem com a estratégia, nem com os resultados esperados, muito menos com as tomadas de decisão da organização. Sendo assim, são números que estão ali apenas por uma questão de vaidade e que, muitas vezes, acabam iludindo empreendedores, gestores, analistas, ou quem quer que seja, sobre a saúde e o sucesso do negócio.

Por isso, quando você estiver diante de alguma KPI, o melhor nesse caso é questionar se aqueles números levantados estão, de fato, agregando valor ao seu negócio. Se aquilo que está sendo medido está relacionado com a estratégia. Ou, ainda, como aquilo se reverte em algum resultado chave da sua organização. Se você concluir que não, ignore-os. Pare de acompanhá-los e não cai nessa cilada.

O que você está esperando para ter um KPI para chamar de seu?

Agora que você já sabe a importância de se criar KPIs relevantes para a sua empresa, o que você está esperando para colocar a mão na massa e criar o seu indicador-chave?Lembre-se: eles ajudarão você a ter segurança nas suas decisões e nos próximos passos que devem ser dados. Dessa forma, você se desenvolve e a sua empresa também, sempre alinhado com os objetivos descritos no planejamento estratégico.

Não posso deixar de falar também que os KPIs trazem com eles uma infinita possibilidade de utilização. Eles permitem que você olhe para o seu objetivo por diferentes ângulos, podendo também, ajudar você a corrigir fatos que podem lhe distanciar de alcançar os objetivos. 

Espero que tenham gostado e que eu tenha, no mínimo, deixado uma pulguinha atrás da sua orelha.  

Até mais!

Thyelli Kataguire

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Meu nome é Thyelli Kataguire. Sou Engenheira de Produção, formada pela UNISINOS, com pós-graduação em Logística e Distribuição pela Fundação Instituto de Administração - FIA. Atuo na Zeev como Especialista em Projetos Estratégicos e tenho sólidas experiências profissionais na área de logística, tanto no e-commerce quanto na indústria. Já passei por empresas como Dell, Braskem, Privalia e MCassab. Similar a logística, sou apaixonada por movimentação. Tudo o que é dinâmico me motiva. E quando se trata de transformação de processos? Motiva mais ainda!

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