Esses 4 itens vão mudar sua visão sobre Kaizen [Guia completo com passo a passo]

Olá, querido leitor. Kaizen é realizado constantemente na sua empresa? Como andam os processos de melhoria contínua? Pois bem, este post era pra ser apenas algumas verdades, mas com o passar do tempo sentimos a necessidade de falar mais e mais sobre este assunto. Ou seja, ele virou um guia!

 Mas, antes de qualquer coisa quero deixar aqui as 4 verdades sobre o kaizen que nunca ninguém te contou: 

1) Você não conseguirá aplicar kaizen se não conhecer o seu processo 

Para aplicar um bom kaizen você deve conhecer a fundo os processos dentro da sua empresa. Pois, você precisará identificar os desperdícios. Ou seja, potenciais de melhorias do processo. Como você vai otimizar aquilo que você tampouco conhece? Não dá né :)

 2) Não basta você inovar e trazer grandes transformações para a sua empresa, a melhoria contínua também é fundamental

Como um bom gestor de projetos ou processos você não deveria apenas implementar grandes inovações na empresa e não olhar para os pequenos detalhes do dia a dia. Portanto, pense, será que o projeto está dando certo? Será que não existem pequenos ajustes que podem elevar muito a eficiência da operação? Lá embaixo no texto eu falo sobre projetos e start of production, vale a pena você ler!

 3) Kaizen entrega resultados imediatos

Isso significa que o kaizen vai ter início e fim bem definidos. Existe um problema e a equipe resolverá este problema naquele tempo de kaizen. Dura em média uma semana e depois dessa semana diversas melhorias visíveis e mensuráveis já foram implementadas. Concluindo, kaizen não é levar lista de tarefas para casa. 

4) Para fazer melhoria contínua você não precisa de dinheiro

A filosofia japonesa de kaizen é baseada na eliminação de desperdícios com o uso de soluções de baixo custo. Ou seja, a criatividade dos colaboradores em um time multidisciplinar é fundamental. Além disso, nunca esqueça que o real objetivo é melhorar a prática de seus processos de trabalho e não implementar projetos gigantes e caríssimos.
Vamos aprofundar um pouco?

O que é kaizen?

Kaizen é: Kai (mudar) Zen (para melhor). O que no bom e belo português traduziríamos para: melhoria contínua
De acordo com o Kaizen Institute, Kaizen é:  “Um termo japonês que significa mudar para melhor. KAIZEN™ é uma abordagem alcançar mudanças nos processos, a fim de melhorar a eficiência e a qualidade de qualquer organização. O KAIZEN™ foi popularizado por Masaaki Imai no seu livro ‘KAIZEN™: The Key To Japan’s competitive Success.‘
Ou seja, podemos dizer que kaizen é a melhoria incremental e contínua de uma atividade, sempre com foco na focada na eliminação de desperdícios, de forma a agregar mais valor ao produto/serviço com um mínimo de investimento.

Resumidamente, kaizen são pequenas melhorias incrementais

Kaizen se concentra em investimentos criativos que resolvem continuamente um grande número de pequenos problemas. Grandes projetos e grandes mudanças ainda serão necessários. Porém, o verdadeiro poder do Kaizen está no processo de fazer constantemente pequenas melhorias que melhoram os processos e reduzem o desperdício.

Como surgiu

O kaizen é um dos componentes do Sistema Toyota de Produção. Logo, originário na indústria após a segunda guerra mundial. O Sistema Toyota de produção possui vários pilares, sendo o kaizen um deles. Não vou me estender muito aqui sobre a explicação do Sistema Toyota porque isso daria um belo outro post, que tal? Mas, caso você não saiba dessa história, vale a pena dar um Google aí e se aprofundar. Eu amo <3

Como aplicar

Colocar em prática a metodologia kaizen depende do contínuo monitoramento do processo. Sabe aquele famoso ciclo PDCA? É exatamente isso. Você planeja mudanças (P – plan ), coloca a mudança em prática (D – do), checa se esta tudo ok (C – check ) e age novamente para aperfeiçoar o processo (A – action). O famoso PDCA de Deming. Ou seja, você padroniza a melhor solução, verifica se está funcionando bem e posteriormente otimiza este padrão. 
O melhor de tudo é garantir que os ganhos incrementais sejam incorporados às práticas operacionais. E reforçar, como cultura da empresa, que o Kaizen não exige grandes investimentos para sua aplicação, mas contínuo esforço, empenho e criatividade.

Kaizen e melhoria contínua, é a mesma coisa?

Sim! 

Kaizen e transformação de processos, é a mesma coisa?

Não. Aqui entra um assunto que eu adoro comentar. Kaizen não é o mesmo que transformar processos. Pois, a filosofia japonesa diz que kaizen são melhorias progressivas e não grandes saltos ou inovação.
Por exemplo, o que acontece em muitas empresas é implementar um grande projeto de otimização de processos e depois nunca mais olhar para isso para verificar se está funcionando. O ideal é que as grandes mudanças sejam analisadas depois de um tempo e entrem em ritual de melhoria contínua.

Start of production!

Quando trabalhei na indústria participei de várias implementações de linhas de montagens de peças automotivas (montagem de carros). O que acontecia lá era o seguinte: uma linha de montagem que era completamente nova entrava em operação no dia “x”. Esse dia era chamado de “Start of production”, em bom português: começou a produção! 
Desse dia “x” contavam-se 6 meses. Dentro dos 6 meses a responsabilidade era do time de engenharia (projetos). Depois dos 6 meses em diante a responsabilidade passava a ser do time de melhoria continua. 
No melhor dos mundos é que nos escritórios também funcione assim: o seu time de projetos implementa a grande inovação / transformação e depois disso você entrega o processo para o time que vai controlar os números e implementar melhorias incrementais. Portanto, tenha em mente que são responsabilidades completamente diferentes e igualmente importantes. 

Passo a passo para aplicar esta metodologia

Abaixo segue uma sugestão para que você tenha em mãos tudo para colocar as mãos na massa. Essa lista é baseada em experiências que eu tive em empresas multinacionais. Quase sempre os kaizens funcionavam assim. Lembre-se, não é uma regra, é uma sugestão. Então, adapte para a sua realidade e simbora!

Antes de colocar a mão na massa, faça um pré-trabalho

  1. Identifique o problema que queira resolver. Exemplo: Reduzir o tempo de entrega ao cliente. Elevar a satisfação do cliente na área de atendimento. 
  2. Crie a meta, ou seja, onde você deseja chegar com este kaizen. Exemplo; Queremos reduzir em 10 dias o tempo de entrega ao cliente. 
  3. Faça um pré-trabalho – levantamento de dados. Exemplo: Quais os problemas que a área enfrenta hoje? Existem reclamações de clientes formalizadas? Qual o fluxo de trabalho existente, existe algum desenho?
  4. Chame uma equipe multidisciplinar para o Evento de kaizen (pode durar até uma semana, não existe regra para isso)
  5. Reserve uma sala e crie uma programação para enviar aos convidados

Na semana do kaizen trabalhando com a equipe multidisciplinar, mãos na massa:

  1. Desenhar o processo. Desenhar o VSM atual ou “As is” do processo. Na verdade são termos diferentes mas na prática o que você precisa fazer é tirar uma fotografia do momento. Desenhar o fluxo de trabalho existente. Esse pode ser o dia 1;
  2. Listar todos os problemas apresentados no fluxo atual do processo. Dia 2;
  3. Montar um plano de ação de atividades. Dia 2;
  4. Executar o plano de ação e implementar as melhorias. Dia 3 e 4;
  5. Treinar os colaboradores. Dia 5;
  6. Padronizar a mudança por meio de algum trabalho padronizado, instrução, ou automatização do processo. Dia 5;
Programação da semana de kaizen
Programação da semana de kaizen

Após kaizen, compartilhar conhecimento:

  1. Postar as fotos ou mostrar os números do antes e do depois do kaizen (isso ajuda a fomentar a cultura dentro da empresa)
  2. Registrar o kaizen (se a sua empresa tiver algum programa que faça esse registro)
  3. Monitorar ganhos e indicadores 

Quais os objetivos do kaizen

De forma geral, o kaizen vem para eliminar os 8 desperdícios listados no Sistema Toyota de Produção. Ou seja, 
  1. Reduzir o tempo de alguma operação;
  2. Moderar os estoques presentes dentro da empresa;
  3. Reduzir o wip – Trabalho em processo;
  4. Ampliar a capacidade de operação do processo;
  5. Aumentar a produtividade da equipe;
  6. Melhorar os prazos de entrega;
  7. Otimizar a qualidade do que se entrega ao cliente;
  8. Aumentar os lucros da empresa.
Mas você não precisa fazer otimização de processos baseado somente nessa lista. Concluindo, você pode fazer um kaizen com o objetivo que quiser. A palavra é de origem japonesa e significa mudar para melhor, o que você estará mudando é puramente um detalhe :)

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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