Melhoria de processos e Diagrama SIPOC: Saiba a relação

A relação que temos aqui é muito simples. Para realizar melhorias em processos você tem “n” caminhos distintos. Você poderia fazer um mapeamento completo com análises amplas. Como também analisar números e erros, fazer reuniões extensas. Usar metodologia Lean ou pensar na disciplina de BPM. Até ferramentas da qualidade podem te ajudar a melhor um processo dentro de escritórios.

 O SIPOC é apenas mais uma forma que você tem para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para te ajudar a colocar no papel tudo o que você sabe sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando de errado.

Já aprendemos a fazer SIPOC, lembra?

No post que falamos sobre SIPOC, te mostrei um e-book cheio de exemplos. Por isso, concluo que hoje você já esteja craque neste assunto! Para te mostrar como podemos melhorar processos por meio de um desenho como o SIPOC, peguei uma página do e-book, veja abaixo:

Exemplo

Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones. Este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo, desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente.

 

melhoria de processos e diagrama SIPOC numa pizzaria
Exemplo SIPOC

Vamos colocar um zoom?

Agora, se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo na cozinha?

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “realizar pagamento do motoboy“, será que essa atividade realmente seria responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy, o Pizzaiolo perderia tempo entregando o dinheiro, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado etc.

…e consertar

Usando o exemplo acima, o processo é fabricar pizzas e calzones. Este processo deveria realizar pagamentos? É uma analogia, um exemplo simples, mas o objetivo é fazer você pensar nas seguintes questões:

  1. quais atividades no dia a dia passam por você, mas não deveriam passar?
  2. quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo ou da sua área?
  3. você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que ajudam a entregar resultados mais eficientes?

Responder a essas perguntas e definir o que de fato gera valor é o primeiro passo para deixar seus processos mais inteligentes. Sem isso, qualquer análise ou mudança pode ser em vão, arrastando consigo ineficiências e atividades desnecessárias.

Vantagens do Diagrama SIPOC

Utilizar um diagrama SIPOC apresenta muito mais vantagens que desvantagens. Aplicar essa ferramenta na análise dos processos da sua empresa ajudará a “colocar ordem na casa”, independentemente do setor em que você trabalha.

Um dos principais aspectos do SIPOC é a sua flexibilidade. Com esse diagrama, você pode analisar desde toda a operação até processos mais pontuais, aplicando-o a diferentes níveis. Por exemplo, eu posso fazer o diagrama do processo ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente (processo interfuncional), ou posso fazer um diagrama pequeno pensando somente no meu processo de compras.

Desvantagens do Diagrama SIPOC

A desvantagem surgirá quando for necessário entender cada passo, cada tarefa, cada detalhe que acontece dentro do processo. Para estes casos onde o detalhe é necessário, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Também é uma desvantagem se você pensa em automatização, pois para automatização é necessário que você faça a modelagem do processo com muitas informações.

Missão do processo

Existe uma pergunta que deve vir antes de qualquer iniciativa para a melhoria de processos: as atividades que fazem parte da rotina daquele processo estão alinhadas com a missão do processo?

Para ajudar você a entender melhor essa pergunta, imagine a seguinte situação: você possui uma responsabilidade por alguns indicadores do processo, certo? Ou, de alguma forma, presta contas sobre os resultados que o seu processo produz. Essa “prestação de contas” ocorre mensalmente? Ok, agora vamos descer um nível e pensar em atividades e tarefas.

Atividades e tarefas do processo

Todos os dias você executa um série de atividades e tarefas, certo? O quanto essas atividades rotineiras e tarefas estão te ajudando a entregar melhores resultados e conquistar as metas que você precisa conquistar e entregar no final do mês?

Em resumo, o ideal era que você tivesse uma missão para o processo, esse processo deveria realizar tarefas e atividades diretamente relacionadas com essa missão e no final do mês você deveria acompanhar o desempenho do processo com indicadores que te diriam se você está no caminho certo, ou não.

Avalie o processo

Se você executa atividades sem relação com seus objetivos maiores (missão e indicadores), você precisa pensar no motivo pelo qual a faz. Será que você poderia gastar sua energia em atividades que agreguem maior valor? Faça o diagrama do processo (SIPOC) e analise tudo o que o seu processo faz. Faça esta verificação.

Elimine tarefas desnecessárias

Pegue um papel de pão como naquele exemplo que eu coloquei no post sobre “O que é SIPOC”. Preencha as colunas com as informações do seu processo. Quais são as entradas e os fornecedores desse processo e quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes)?

Agora, pegue um marca texto verde e pinte o que você listou na coluna “P” que te ajuda a entregar resultados e que esteja completamente alinhado com a missão do processo. Faça a mesma coisa na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão e que não te ajudam a entregar resultados.

Por fim, avalie: qual delas aparece em maior quantidade? Se são as verdes, as atividades do seu processo são relevantes. Se são as vermelhas, você necessita analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente.

Comece agora mesmo!

Comece agora mesmo a fazer o seu diagrama SIPOC! Você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados, construindo uma base sólida para a melhoria dos processos da sua empresa.

Pegue um marca texto verde para as atividades que fazem parte da missão do seu processo e vermelho para atividades que não fazem. Depois, me conte: qual delas aparece em maior quantidade?

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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