Melhoria contínua: o que é e como fazer?

Melhoria contínua é a melhoria que você faz diariamente. É um incremento para ser um pouco melhor a cada dia. O pai da melhoria contínua é o ciclo PDCA (que falaremos abaixo), ou seja, a disciplina de planejar e melhorar sempre. Planejar, executar, verificar e corrigir. A melhoria contínua é um aliado fundamental para você se manter na concorrência. Neste blogpost vou te contar tudo sobre como a melhoria contínua pode te ajudar a melhorar seus resultados, nada de ficar para trás! Vem comigo. 

Toda empresa precisa de melhoria contínua

Garantir alto padrão de qualidade e eficiência na operação está na estratégia de muitas empresas, não é mesmo? Aplicar a melhoria contínua é um dos melhores caminhos para atingir este objetivo. Sendo assim, toda empresa precisa de melhoria contínua. E isso também vale para processos de escritório. Nesse contexto, é fundamental conhecer algumas metodologias clássicas, oriundas da indústria, que fazem sucesso nessa área há anos. E que podem ser adaptadas para replicar nos escritórios. Sendo assim, preparamos este artigo para você aprender, de uma vez por todas: 

  • O que é melhoria contínua?;
  • Quais são os pilares da melhoria contínua;
  • E, por fim, como aplicar a melhoria contínua? 

Quer saber mais? Então, acompanhe neste post algumas dicas de metodologias consagradas que eu separei para você!

O que é melhoria contínua

A melhoria contínua consiste na prática de buscar a melhoria diariamente, como uma rotina de sempre fazer e ser melhor. De modo que as empresas possam tornar seus processos e resultados cada vez melhores. Como já te contei ali em cima, toda empresa precisa de melhoria contínua. Pois, essa prática pode ser adotada por qualquer tipo de empresas e organizações, de todos os segmentos. O objetivo de melhorar cada vez mais os resultados, é para todos, não é mesmo? 

Então, tudo inicia com uma boa avaliação do processo. Assim, descobrimos as falhas e aplicamos as ações essenciais para que melhores resultados sejam alcançados. Ao pensarmos em processos de escritório, por exemplo. Posso citar ao menos seis argumentos para implementar a cultura da melhoria contínua, veja só:

  • identificar e eliminar problemas;
  • evitar os erros contínuos e repetidos;
  • criar canais abertos e dinâmicos para tratar de problemas;
  • fazer uma manutenção frequente de todas as atividades;
  • otimizar processos;
  • buscar melhores resultados.

O resultado é a criação de um modo de trabalho mais eficiente, que trará muitos retornos, como a redução dos desperdícios. 

Pilares da melhoria contínua

Para poder aplicar as técnicas de melhoria contínua, antes você precisa conhecer os pilares fundamentais. Por isso, vou compartilhar com você quais são eles:

Continuidade

Como próprio conceito já indica, a melhoria contínua é um processo que exige continuidade. Ou seja, é um processo cíclico. A melhoria contínua ocorre quando você realiza as melhorias, avalia, identifica novos prontos de melhoria e começa tudo de novo!

Benefícios para todos

Os benefícios da implementação devem trazer melhoria para todos as áreas da empresa. É preciso pensar na organização como um todo. De modo que todos os processos e colaboradores da organização sejam beneficiados pelas modificações realizadas.

Cultura

Implementar a melhoria contínua não será apenas realizar as melhorias nos processos da empresa. É uma mudança na cultura da organização, por este motivo a cultura da empresa é considerada como um dos pilares da melhoria contínua. Essa cultura deve ser difundida por toda a organização, por todos os níveis hierárquicos. Pois, quanto maior o conhecimento sobre a filosofia, melhor serão os resultados da sua aplicação. Logo abaixo vamos entrar novamente neste assunto.

Cultura de melhoria contínua

A cultura de melhoria contínua de processos é muito poderosa, mas infelizmente não chegou a todas as empresas da maneira como deveria. Em uma visão de melhoria contínua, quando uma oportunidade de aperfeiçoamento é identificada, são definidas as atitudes para pôr em prática as alterações necessárias.Se você tem interesse neste assunto (melhoria contínua) eu recomendo fortemente que você assista a este webinar-aula (gratuita) Cultura de Melhoria Contínua: o segredo da produtividade das empresas — eu quase não pisquei quando assisti, está incrível e com dicas valiosas!

Melhoria contínua
Webinar Cultura de Melhoria Contínua: o segredo da produtividade das empresas

Como aplicar melhoria contínua?

Se você entendeu o conceito e os benefícios da melhoria contínua mas ainda está um pouco confuso sobre como aplicar a filosofia. Não se preocupe! Mostrarei a você alguns princípios que podem ajudar.

  • Foco: Estabelecer pontos de foco é um dos princípios que vai ajudar você na aplicação da melhoria contínua. Deste modo, você poderá concentrar seus recursos nos pontos que trarão os melhores resultados. Quando você não estabelece esses pontos focais, é possível que você não consiga realizar as melhorias de forma eficaz. Pois você estará colocando seus esforços em várias atividades ao mesmo tempo. 
  • Medidas de desempenho: Medir, avaliar o desempenho e tomar decisões com base nessas informações, são atividades importantes de um sistema de gestão. Para isso, utilizam-se indicadores para cada objetivo. Assim, todo desempenho pode ser medido e avaliado. Por exemplo, se o objetivo é melhorar os resultados da avaliação de um serviço. Então um indicador poderia ser “atingir 5 pontos na avaliação do serviço X no Google”.
  • Padronização: A padronização dos processos permite que você consiga propor as melhorias nos processos da organização. Pois quando há um padrão, você consegue identificar os pontos de melhoria e medir o quanto o processo melhorou. A padronização dos processos necessita que as atividades do processo sejam estruturadas e documentadas. Deste modo, esse material pode ser disponibilizado aos colaboradores para que eles executem as atividades de modo correto. 
  • Conhecimento técnico: Para poder realizar tudo isso que já falamos, existem metodologias que podem te ajudar. Como por exemplo o PDCA, Lean Manufacturing e Lean Office, Seis Sigma, o Kaizen,  e o BPM. Então, para que você consiga aplicar a melhoria contínua, mostrarei a você cada uma delas.

PDCA

Há muitos processos precisando de melhorias ao mesmo tempo e você tem dificuldades para encontrar as soluções? Saiba que esses são impasses que afetam muitos profissionais, ou seja, não é só você que sofre com isso.

Desse modo, eu digo que um dos antídotos para esses males é o PDCA (da sigla em inglês Plan, Do, Check and Act ou Planejar, Fazer, Checar e Agir), considerado como uma das mais disseminadas ferramentas para ajudar na evolução dos processos empresariais.

Não é à toa que o PDCA é classificado como uma linha de gestão da família “melhoria contínua”. Ele está nessa categoria porque nunca termina. Quando você chegar no “Act” o “Plan” deve ser iniciado novamente. Ou seja, o PDCA é um ciclo. Isso é melhoria contínua!

Atividades de cada etapa do ciclo PDCA
Ciclo PDCA

De olho nos verbos-chave!

Os verbos-chave do PDCA são decisivos para o sucesso de uma gestão corporativa, mas poucos os conjugam no dia a dia. Nesse sentido, falarei um pouco sobre cada um deles. O planejar (Plan) envolve analisar os problemas e suas causas, bem como traçar novas diretrizes. A ação (Do) de “fazer” engloba executar as ações planejadas, coordenar as equipes e também coletar o dado.

Quando se passa para a fase de checagem (Check), é feito o monitoramento dos indicadores de desempenho e também, nessa etapa, são identificadas eventuais falhas no processo.

E finalmente você chegará na última etapa (Act). Isso inclui realizar todas as ações corretivas necessárias, correções de rota do processo, e também fazer uma boa divulgação de seus resultados positivos. Abaixo, você confere um pouco mais sobre cada um dos estágios dessa estratégia. Veja:

  • planejar — as metas são estabelecidas, bem como as ações necessárias para alcançá-las. Planejar a mudança. O que precisa melhorar?
  • fazer — ações são postas em prática. Coloque a mão na massa!
  • checar — tudo é avaliado e testado. A melhoria deu certo? O resultado foi o esperado?
  • agir — os gestores devem usar as avaliações da checagem para corrigir erros ou reforçar os acertos. E corrigir as rotas. O que podemos fazer melhor? O que deu certo e o que deu errado? Podemos padronizar o novo modelo de execução do processo?

Mas, fique atento, o ciclo PDCA pode parecer simples, mas, eu garanto que muitas e muitas empresas não aplicam o ciclo PDCA de verdade. Então uma super dica é você estudar sobre a metodologias antes de sair aplicando, ok?

Lean Manufacturing e Lean Office

Da matriz japonesa, o método Lean Manufacturing surgiu logo após a segunda guerra (1939-1945) com o objetivo de tornar os processos industriais mais enxutos. Trata-se de um conjunto de estratégias que avalia e aperfeiçoa os modos produtivos para fazer mais com menos.

Isso só é alcançado por meio de padrões de disciplina, além de um aprendizado constante e de longa duração. Derivado desse método existe também o Lean Office, que é o “Lean Manufacturing dos escritórios”.

Desse modo, com o Lean Office, é possível alinhar os objetivos de uma forma que não haja pessoas gastando energia em atividades que não estejam diretamente alinhadas com os resultados. Assim, identifica-se os desperdícios, como por exemplo operações duplicadas que não agregam valor, tempo de movimento para busca de informação, e se faz a otimização do processo.

Lean Office e Melhoria Contínua

Ter um escritório com total aplicação da filosofia Lean é algo sensacional. Todavia, é algo quase impossível. É aí que entra a melhoria contínua. O seu objetivo deve ser sempre enxugar mais e aperfeiçoar mais. Buscar melhores resultados com a agregação de valor e a redução de desperdício.

Se um dia você acordar e perceber que o seu processo está perfeito… pare! Pense de novo. Achar que está perfeito já é o primeiro problema identificado. (rsrsrs)

Seis sigma

O seis sigma (six sigma, em inglês) é uma ferramenta da qualidade muito conhecida. O seis sigma é utilizado para identificar e implementar melhorias nos processos, melhorando os resultados das organizações. Deste modo, a implementação do seis sigma são característicos da melhoria contínua. Pois é um procedimento que deve estar vivo e ser constante na empresa. 

Em resumo, para aplicação desta metodologia, inúmeras técnicas estatísticas são utilizadas para: definição de objetivos, metas e planos de ação específicos que permitam que resultados positivos sejam alcançados.  

Kaizen

Kaizen significa melhoria, em japonês. Dentre tantas outras práticas do Lean eu resolvi falar de Kaizen aqui. Sabe por quê? Porque o Kaizen é um mecanismo muito recomendado para quem sofre com áreas desarticuladas dentro da empresa. Eu sempre digo que essa falta de integração é um problema latente e que impacta fortemente os resultados.

O Kaizen também é indicado para ajudar a combater a resistência das pessoas às mudanças essenciais para a evolução. Por quê? Porque ele incentiva a interação humana como também incentiva um trabalho mais articulado entre os departamentos. A intenção é que todos se unam em torno do principal objetivo: evoluir.

Nós incentivamos muito essa prática aqui na Zeev. Você sabia que às vezes você pode já ter feito um kaizen, ou vários e nem ter se dado conta! Vou te dar um exemplo prático: na área de marketing da Zeev, solicitávamos a criação de vídeos para um fornecedor externo. Portanto, tínhamos custo e SLA do fornecedor. Hoje passamos a fazer nossos vídeos em uma plataforma! O que ganhamos? Tempo e dinheiro! Além disso, também ganhamos a liberdade de criarmos da forma que achamos melhor.

Gosto do kaizen porque ele envolve um grupo de pessoas

Isso mesmo! A ideia é mais ou menos assim: você precisa resolver algo específico. Então, você identificará um grupo de pessoas de todos os níveis hierárquicos, o grupo se reúne para entender e estudar o problema e por fim propor e implementar alguma solução.

Na indústria, por se tratar de problemas muito complexos, os grupos de kaizen chegam a dedicar uma semana inteira no estudo e resolução do problema. Entretanto, é muito gratificante! Pois, como o problema foi estudado a fundo (causa raiz), a chance de ele voltar a acontecer (reincidência) é muito pequena.

BPM

Por fim, eu jamais falaria em melhoria contínua em processos de escritório sem citar a minha paixão por BPM (Business Process Management ou Gestão por Processos de Negócio).

>> Leia também: Saiba o que é BPM e BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos

BPM é uma disciplina de gerenciamento que faz a aplicação de todas as estratégias que mencionei até agora neste artigo, ou seja, as coloca em prática. Portanto, é o ciclo do PDCA acontecendo, assim como nas demais filosofias.

Desse modo, no BPM, o primeiro passo é saber direitinho como funcionam os processos de sua empresa (mapeamento). Em seguida, você  faz a identificação das falhas durante o fluxo de atividades (aqui é hora de pensar em Lean Office, escritório enxuto).

Depois, com os erros mapeados, são apresentadas propostas de soluções e posteriormente estas soluções são implementadas.

Eu já vi um processo (de um de nossos clientes) que durava 8 dias e passou a durar 30 minutos, com a ajuda de uma ferramenta de BPM (BPMS). Entretanto o BPMS é apenas um meio, o que fez a diferença foi a eliminação total de desperdício e de atividades que não agregavam para o cliente. Mágico!

Concluindo…

Como você pôde ver, a melhoria contínua dos processos é essencial para o crescimento cada vez mais eficiente da empresa. Obter uma maturidade plena no fluxo de trabalho vai conduzir sua companhia a obter melhores resultados.

Além disso, vale ressaltar que o ciclo PDCA está por trás de quase tudo. Isso significa que você não precisa escolher o que vai aplicar. Uma metodologia está interligada com a outra. Sabe qual a maior dificuldade? Sair da inércia.

Além de mapear os desvios, você vai conseguir mais produtividade, menos desperdício e redução de custos. Então, que tal começar a engajar o time agora mesmo?

Um bom profissional é aquele que apresenta resultados e melhorias constantes. Registre seus números, seja a energia que o seu processo precisa! Seja o funcionário que você gostaria de ter.

E se precisar de ajuda, nos chame!

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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