Matriz GUT: aprenda em 3 passos

A matriz GUT também é conhecida como uma matriz de priorização. E tem como objetivo ajudar na priorização de escolha de algum problema ou processo que precisa ser resolvido. A partir de três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT). Sabemos o quanto as empresas precisam ser produtivas e estar preparadas para realizar suas entregas dentro dos prazos acordados, não é mesmo? Então, é justamente sobre isso que falaremos neste artigo: quais os impactos da utilização dessa matriz e como ela pode nos ensinar sobre a hierarquização de tarefas e projetos. Se você quiser saber mais sobre como montar e aplicar a matriz de priorização, vem comigo! 

O que é matriz GUT?

Bom, como eu já mencionei no início deste artigo, a matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização da resolução de problemas. Assim como a análise SWOT a matriz GUT também analisa o ambiente interno e externo para a tomada de decisões. 

Mas, a matriz GUT tem uma particularidade em relação a análise SWOT: ela traz a possibilidade de quantificarmos as informações e classificá-las de acordo com o seu nível de prioridade. E, é por isso que ela é dividida da seguinte maneira:

• G – Gravidade;
• U – Urgência;
• T – Tendência.

Onde a matriz GUT surgiu?

Essa técnica surgiu em 1981, a partir dos trabalhos de Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resolução de problemas. Eles colocaram a matriz em prática devido a necessidade de uma diretiva mais detalhada em relação aos problemas mais complexos.

Dessa forma, a ideia era classificar as dificuldades por ordem de prioridade, levando em conta os impactos positivos e negativos na empresa.

Quais os elementos da matriz GUT de priorização?

Como já mostrei a você, a Matriz de Priorização é composta por três elementos. Agora, vamos ver o que cada um deles significa?

Gravidade

Todos sabemos que um pequeno problema pode se tornar um problema gigantesco se não for resolvido rapidamente. Certo? Com isso, o primeiro ponto analisado na matriz GUT é a gravidade. Nela, a extensão real do problema é analisada. E o seu potencial de gerar impactos negativos.

Urgência

Esse elemento está ligado ao tempo, ou seja, à prioridade do problema. Ele leva em consideração os prazos de resolução dele. O que isso significa? Se alguma coisa é urgente, você tem menos tempo para resolvê-la!

Tendência

O último elemento da matriz GUT avalia a probabilidade de um problema piorar se nada for feito para resolvê-lo. Para isso, é necessário levar em conta um modelo de desenvolvimento (tendência). 

Como isso é feito?
Todos esses elementos (GUT) são avaliados em escalas de 1 à 5. Onde 1 representa uma situação simples e sem gravidade, enquanto o 5 indica algo mais complexo e urgente. Veja como avaliar cada tipo de problema:

Gravidade

• Extremamente grave;
• Muito grave;
• Grave;
• Pouco grave;
• Sem gravidade.

Urgência

• Precisa de ação imediata;
• É urgente;
• O mais rápido possível;
• Pouco urgente;
• Pode esperar.

Tendência

• Irá piorar rapidamente;
• Irá piorar em pouco tempo;
• Irá piorar;
• Irá piorar a longo prazo;
• Não irá mudar.

Como montar a matriz GUT de priorização?

Com todas essas informações, você provavelmente deve estar se perguntando: Como posso montar a matriz GUT de priorização, acertei? Pois bem, chegou a hora de ver na prática como separar em três etapas:

1. Listar os Problemas

Você sabe quais são os verdadeiros problemas da sua empresa? Não faz a mínima ideia? Então, é o momento de começar a escrevê-los!

Enumere todos os potenciais problemas, assim como as atividades relacionadas que você deseja analisar. Deve-se levar em conta a gravidade, a urgência e tendência. Ah, e anote as dificuldades encontradas também.

Uma dica legal de dar aqui é: você pode fazer a sua lista de problemas de duas maneiras. A primeira é por meio de uma conversa com sua equipe e a segunda é através de um estudo de mercado a partir de seus clientes.

No primeiro caso, se você não tiver funcionários, você pode pensar e analisar individualmente quais são seus desafios. E, seus clientes, por outro lado, podem ter um ponto de vista diferente, portanto, pergunte a eles o que pode ser feito para melhorar o produto ou serviço.

2. Especificar os problemas

Depois de você ter criado a lista, é necessário especificar os problemas.  Isso significa classificá-los segundo o nível de gravidade, urgência e tendência de cada um. Lembrando que a escala vai sempre de 1 a 5!

Imagine que você analisou um problema e concluiu que é muito sério. Isso mostra que ele deve ser resolvido o mais rapidamente possível. Ou a situação pode se tornar incontrolável e afetar negativamente a empresa.

Apenas lembre-se que podem existir outros problemas na mesma situação. Para isso, você deve multiplicar os scores de cada segmento, e entender o que pode ser deixado para resolver mais tarde.

3. Classificação dos problemas

Nesta etapa você deve hierarquizar os problemas, ou seja, classificá-los por ordem de prioridade. Após ter multiplicado G x U x T, você terá um valor entre 1 e 125. Onde a ordem de prioridade deve ser o valor do primeiro lugar, ou seja, o valor mais alto do resultado GxUxT. Veja o exemplo:

A partir dessa classificação, você terá uma ideia do que é preciso fazer. Faça então uma análise final e defina um plano de ação. Nesse documento, você deve deixar claro quem será responsável por cada etapa e deve definir um prazo para conclusão de cada ação.

Quais os benefícios da Matriz GUT para empresas?

A matriz GUT pode trazer inúmeros benefícios para você e para sua empresa. Veja só alguns exemplos:

• Ajuda na planificação estratégica: ao utilizar a matriz de priorização, fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos de sua empresa, e o que deve ser melhorado;
• Auxilia na priorização dos problemas: a partir da classificação, é possível ter claro o que é necessário fazer em primeiro lugar e o que pode ser feito depois, evitando assim que os problemas de acumulem, o que é bastante eficaz no gerenciamento de riscos;
• Fácil aplicação: a matriz GUT de Priorização pode ser facilmente implementada, independentemente do tamanho e segmento da empresa;
• Otimizar os esforços: quando você usa essa ferramenta, torna-se mais fácil orientar e otimizar seus esforços, sejam estratégicos ou econômicos. Por exemplo, uma área precisa de mais investimento que outra.

Além disso, é uma ferramenta que pode ser utilizada por todos, pois além de ser eficaz, possibilita uma avaliação qualitativa e quantitativa de qualquer situação. Imagine que você não tem ideia de qual estratégia de marketing digital aplicar. Graças à matriz, você poderá analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e os efeitos de não fazer nada. 

Para finalizar…

Bom, agora que você viu a importância da matriz GUT para a resolução de problemas dentro da sua empresa está na hora de colocar em prática. Não é mesmo? Vou deixar para você uma imagem que resume o conteúdo de hoje.

Mantenha em mente que a classificação por gravidade, urgência e tendência é uma das principais características da matriz GUT. E elas permitem que seja realizada uma análise aprofundada dos problemas para que você possa resolvê-los de maneira rápida e precisa.

Espero que tenham gostado. Até breve!