Gestão e manutenção de contratos: automatize agora mesmo!

Periodicamente, Paula, Analista de Contratos, consulta sua bola de cristal para descobrir quais contratos estão vencendo em um curto período de tempo. Ou, quando a bola de cristal dela não funciona tão bem, ela se direciona para seu sistema avançado de planilhas e filtra quais são as datas de vencimento mais próximas. Assim, Paula organiza a sua agenda e descobre em quais contratos ela precisa trabalhar naquele mês.

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Liga para clientes. Aciona fornecedores. Eventualmente ela lê duas ou três vezes as cláusulas do contrato. Verifica qual a atualização precisa ser feita (preço, prazo, SLA?). Solicita assinatura, envia pelo correio, armazena, digitaliza… Vida difícil e corrida essa da Paula, hein!?

A gestão dos seus contratos também é assim?

Com certeza eu não conheço a sua realidade, mas eu sei que existe muita gestão de contratos como essa que eu relatei acima: a realidade da Paula. Tem um texto aqui no blog que eu comento e falo sobre como facilitar a gestão de contratos da sua empresa.

Entretanto, neste texto em específico eu quero falar com você sobre a manutenção desses contratos. Depois de assinados e armazenados, como você sabe qual o prazo de cada um deles e quando deves acionar uma renovação? Como você garante que não haverá desequilíbrio econômico-financeiro relacionado ao contrato? Como você faz a adequação dos documentos periodicamente? Já pensou em automatizar todas essas tarefas?

Manutenção de contratos automatizada

A automatização dessas tarefas podem garantir a eficácia da sua manutenção de contratos. O sistema pode avisar você quando algum contrato estiver prestes a vencer, pode iniciar o workflow das tarefas automaticamente utilizando um BPMS (inclusive envolvendo o cliente, se você quiser). Pode também fazer a integração com um ECM e assim controlar e armazenar todas as versões dos seus contratos de forma digital. Além disso, você pode começar a usar assinatura digital via certificado digital ICP-Brasil, eliminando o trânsito e cópias em papel.

Direcionamento de atividades internas

Quando um contrato vence, mais de uma área dentro da empresa deve se envolver com a atualização dele. Não é mesmo? Como eu já comentei: preço, prazo, tempo de resposta de atendimento, qualidade, especificações, etc. É um vai e vem de informações para atualizar, vai e vem de e-mails que… socorro!

Enquanto isso o seu cliente fica olhando ou esperando toda a bagunça acontecer (ou o tempo correr e nenhuma resposta imediata chegar).

Com a manutenção de contratos automatizada o fluxo de informações entre áreas é muito mais eficiente e você garante que TODOS os envolvidos serão acionados, pelo próprio sistema. Se fulano está de férias, outra pessoa é acionada em sua ausência. Sendo assim, a sua vida como responsável pela atualização de contratos é muito facilitada.

Orquestra para gestão de contratos

As ferramentas para gestão de processos Zeev (antigo Orquestra BPMS) e gestão de documentos Zeev docs (antigo Orquestra ECM), estão preparadas para facilitar e simplificar a sua vida dentro do escritório. Elas juntas, representam um casamento perfeito entre gestão de todas as tarefas críticas, dos seus processos críticos, com todos os documentos importantes que a sua empresa gerencia.

E como se você olhasse para o seu processo de gestão e manutenção de contratos e dissesse: vamos transformar e melhorar a eficácia deste processo! Assim, garantimos que nossos clientes sempre estarão com preços e condições atualizadas!