Gestão do tempo: 8 dicas valiosas para melhorar a sua!

Gestão do tempo é como decidimos usar o tempo que temos para maximizar nossa produtividade e alcançar certos objetivos de curto e longo prazo. Ela pode ser caracterizada com um processo de organização e priorização das tarefas no nosso planejamento, para que sejamos mais produtivos e eficientes. A gestão do tempo é simples no conceito, mas pode ser complexo colocá-la em prática de forma eficiente. Este texto vai trazer 8 dicas super valiosas sobre como você pode começar a fazer uma melhor gestão do seu tempo!

O famoso eu não tenho tempo para nada 

Você já se perguntou por que algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para realizar suas tarefas e metas diárias, enquanto outras sempre pulam de uma tarefa para outra e parecem nunca fazer nada?  Você acha que a razão é que algumas pessoas têm menos coisas para fazer? 

A resposta é: não, eles não têm menos coisas para fazer (na maioria das vezes, também não podemos generalizar). O que acontece é que essas pessoas são muito mais propensas a gerenciar seu tempo de forma mais eficaz e implementar estratégias de gerenciamento de tempo.  

Tenho certeza de que na sua rotina, em algum momento você já deve ter parado para pensar:

• Não tenho tempo; 
• Não sei com o que desperdicei o dia; 
• Nossa, o dia passou voando e eu não fiz nada! 
• Minha lista de tarefas hoje não rendeu; 
• A manhã não deu certo para mim… 

Estas são frases que muitas pessoas que estão lendo vão se identificar. E todas giram em torno de: como melhorar minha produtividade e administrar melhor o tempo que dedico ao meu trabalho. 

Bem, todos nós queremos aproveitar ao máximo as 24 horas do nosso dia. No entanto, algumas pessoas alcançam maior produtividade, sucesso e qualidade de vida do que outras. 

Pensando nisso, listei 8 dicas valiosas para que você consiga fazer uma melhor gestão do seu tempo! E, com isso conseguir cumprir com seus objetivos diários e ter tempo para descansar, passear e viver uma vida feliz.

1. Descubra com o que você está desperdiçando seu tempo e tente eliminar da sua rotina!

Muitas vezes ficamos presos nos nosso dia a dia aos chamados “ladrões do tempo”, que roubam as horas que poderíamos estar usando de forma muito mais produtiva. Nesse momento é importante parar e identificar quais são eles para você.

Alguns exemplos de coisas que podem fazer você perder seu foco: redes sociais, WhatsApp e e-mail são algumas das principais causas que nos levam a gastar até três horas por dia do nosso tempo. 

Identifique e tente mudar o padrão de como você utiliza essas ferramentas durante a sua rotina! 

2. Aprenda a distinguir entre urgente e importante 

É importante diferenciar as tarefas urgentes (aquelas que devemos priorizar e executar imediatamente) das importantes (que podemos realizar mais tarde). Pense sempre: o que é de fato urgente? Aprender a priorizar é muito importante para que as atividades sejam entregues de maneira eficiente! 

Por exemplo: atender o telefone do escritório é urgente, porque se não atendermos, a ligação será perdida. Ler e-mails é importante, mas nem sempre é urgente. Já olhar para o nosso feed pessoal do Facebook ou Instagram não é urgente nem importante no trabalho, e é uma tarefa que pode ser facilmente deixada para depois. 

Essa distinção entre urgente e importante é uma das chaves para gerenciar nosso tempo, planejar tarefas com eficiência e minimizar distrações. 

3. Crie um plano diário 

Use os primeiros 30 minutos do dia para criar uma lista de tarefas diárias que se encaixam no plano semanal de suas metas. Priorize as tarefas para aquele dia definindo as prioridades de entrega. 

Por exemplo, se você tem 20 tarefas para um determinado dia, quantas delas você realmente precisa realizar no mesmo dia? E quais são cruciais para serem entregues naquele momento? Existem tarefas que impactam outras atividades ou pessoas? Tenha sempre isso em mente quando for montar seu plano diário.

4. Projete rotinas e tente cumprir

Embora imprevistos sempre possam surgir durante a jornada de trabalho, você será muito mais produtivo se se acostumar a seguir rotinas de trabalho na maior parte do tempo. Faz parte da gestão do tempo saber projetar e cumprir as atividades planejadas.

Para a maioria das pessoas, criar e seguir uma rotina permite que elas gerenciem melhor seu tempo e façam as coisas do dia. Existem algumas técnicas que auxiliam você a realizar as atividades de forma mais focada, como por exemplo e técnica Pomodoro.

5. Organize seu ambiente de trabalho 

Um ambiente bagunçado causa falta de concentração e faz você perder o foco. Isso é um fato! E quando não estamos focados, é mais provável que gastemos mais tempo do que o necessário em nossas tarefas diárias de trabalho. 

Para evitar isso, é importante manter nossa mesa e nosso ambiente de trabalho em ordem e organizados, sem pilhas de papéis ou muitos objetos que possam confundir a nossa mente.

Uma dica aqui é: comece arrumando a sua mesa, olhe para ela e veja o que realmente é importante deixar ali. Depois, em um outro dia olhe para uma das suas gavetas, para uma prateleira ou um armário! A organização vai ajudar você a ter uma melhor gestão do seu tempo e a ser muito mais produtivo. 

6. Tente não procrastinar 

Se você estiver procrastinando ou dando desculpas para não fazer algo, pergunte a si mesmo por quê. Tente entender o que está acontecendo e levando você a fazer isso. Reflita e tente mudar este padrão.

A procrastinação é um dos principais inimigos do gerenciamento adequado do tempo. E o que muitas vezes causa isso é que você se sente sobrecarregado no final do dia por todas aquelas tarefas que vem adiando e que acabaram acumulando. Acaba virando uma bola de neve! 

7. Não faça mil coisas ao mesmo tempo 

Em geral, não há muitas pessoas que consigam fazer várias coisas bem ao mesmo tempo. Isso acontece porque a mente vagueia e é difícil reorientar nossas tarefas. Além disso, começar uma tarefa e não finalizar acaba sendo improdutivo e fazendo com que não sejamos eficazes. 

E, na maioria das vezes, quando fazemos mais de um coisa ao mesmo tempo é isso que acaba acontecendo: começamos as tarefas e acabamos não conseguindo finalizar todas. É muito mais eficaz terminar uma tarefa antes de passar para outra. Se você tiver que lidar com muitas tarefas diferentes, tente agrupá-las e realizar tarefas semelhantes em sequência. E lembre-se sempre: priorização é muito importante neste momento.

A priorização das tarefas e o respeito pelos ritmos de trabalho adequados permite aumentar o volume de trabalho realizado e maximizar o desempenho obtido. 

8. Aprenda a delegar 

Delegar, algumas vezes, é uma das habilidades mais difíceis de colocar em prática. Para algumas pessoas fazer tudo sozinhas e controlar cada detalhe é sinal de que tudo será desempenhado melhor. 

O fato de não delegar acaba impedindo que você administre e gerencie o seu tempo de forma eficaz. Por isso, é necessário e benéfico compartilhar e distribuir a carga de tarefas com as pessoas de sua equipe para aproveitar ao máximo o tempo de cada um. Lembrando que você também não pode sobrecarregar o seu colega ou time. É preciso encontrar o equilíbrio. 

A gestão do tempo é importante!

Saber fazer uma boa gestão do tempo é importante e traz muitos benefícios para você. Não temos como negar que o gerenciamento adequado do tempo aumenta a produtividade e reduz o estresse. E isso tem grande impacto na nossa vida pessoal e profissional, certo?

Então, eu convido você a colocar estas 8 dicas em prática e ver o como elas podem mudar sua maneira de gerir seu tempo.

Até breve!