Contas a receber sem dor de cabeça: como é possível? [+ ferramenta fantástica]

Os processos da área financeira são muito importantes. Entre eles está o contas a receber. Por serem considerados processos críticos da organização, uma vez que estão lidando diretamente com a entrada de receita, costumam dar muita dor de cabeça para a equipe que operacionaliza e também para a gerência administrativa. Contudo, é possível otimizá-los e minimizar esse sentimento. Por isso, separei 5 dicas que envolvem desde a rotina da equipe até o uso de ferramentas e tecnologia. Vamos nessa?

Atenção: se você quer ver sobre os 6 maiores erros do contas a pagar, leia este post aqui.

Por que otimizar os processos da área de contas a receber?

Sim, antes de falar de cada uma das dicas que queremos dar, achei importante falar o por quê olhar para os processo da área de gestão do contas a receber. É um fato: trabalhar no setor financeiro é sempre um desafio. No contas a receber então, a pressão é ainda maior! Quem olha de fora, às vezes acredita que é simples e fácil fazer contas a receber, mas não é bem assim, não é mesmo?

Veja bem, do que adianta a equipe de marketing desenvolver uma boa campanha, a equipe de vendas conquistar o cliente, se, no fim do processo, não há um bom gerenciamento do recebimento (e aqui entende-se dinheiro na conta!)? Em épocas mais críticas, quando o mercado está em baixa, o problema aperta ainda mais. 

Se você é do setor financeiro…

Você vai reconhecer o que eu vou falar agora. Sabe aquela última semana do mês, em que o setor de vendas está a mil? Pois é, eles provavelmente também estão deixando a pessoa que faz o contas a receber quase louca hehehe. Mandam e-mail, mensagem corporativa e o telefone não para de tocar. Eles pedem desbloqueio de limite, cadastro de cliente, condição de pagamento nova, entre outros…. E tudo com urgência, claro, pois é final de mês e tem que bater a meta de vendas. Que sufoco!

É muito importante analisar como o trabalho está fluindo e buscar alternativas para eliminar uma série de empecilhos no caminho, eliminar essas milhares de ligações urgentes no final do mês como eu comentei acima. 

Benefícios de uma gestão de contas a receber bem organizada

Pois bem, já falamos como é importante olhar para os processos financeiros, neste caso, o processo de contas a receber. Afinal de contas, processos desestruturados nessa área podem significar perda de receita (e no caso, dinheiro!). 

Dessa forma, olhar para esse departamento da sua empresa com carinho pode trazer muitos benefícios. Veja alguns deles:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior clareza das atividades;
  • Responsabilidades mais definidas;
  • Melhor controle de prazos;
  • Mais eficiência;
  • Menor inadimplência;
  • Menos riscos inerentes à falta de pagamentos;
  • Melhora da visão do fluxo de caixa como um todo;
  • Entre outros…

Quase esqueci da paz, o sono tranquilo que o assistente ou analista de contas a receber está precisando. 🙂 

Sendo assim, essa lista de alguns benefícios mostra como vale a pena olhar para o seu processo de gestão de contas a receber e buscar entender quais os problemas enfrentados ou quais os possíveis gargalos no processo. E, a partir dos pontos identificados, propor melhorias que possam transformar esse processo crítico em um processo mais otimizado.

Dicas para melhorar os processos do seu contas a receber

No início do texto, eu falei que ia dar dicas de como melhorar os processos da sua área de contas a receber. Eu dei até um spoiler, dizendo quais eram. Por isso, aí vem elas…

Dica #1: Organize sua rotina de contas a receber

Mantenha a sua organização em dia! Ela é a base para você e sua equipe desempenharem bem suas tarefas no processo.  Vou te dar um exemplo: pense em uma equipe composta por três pessoas. Agora, imagine se cada uma delas utilizasse uma planilha própria, construída de forma individualizada e sem um único padrão, para controlar o fluxo de recebimento dos clientes. Já pensou na confusão que seria para fazer, posteriormente, a conciliação do faturamento?

Por isso, é preciso estabelecer um processo bem definido e padronizado, com responsabilidades e prazos claros. Ao atribuir responsabilidades a cada integrante da equipe e tornar essa informação transparente, você evitará uma série de retrabalhos. Lembre-se: de nada adianta pôr esforços na construção de um processo inteligente, se este não for de conhecimento dos envolvidos.

Dica #2: Mantenha o seu relatório de faturamento atualizado

Seguindo o preceito de que você já leu a dica nº 1 e já está com sua equipe organizada, agora é hora de focar em manter o relatório de faturamento em dia. Manter a planilha padrão compartilhada e ter disciplina para preenchê-la é fundamental. Para isso, crie uma rotina e faça ela entrar em prática.

Além disso, fique atento às solicitações de clientes que surgem de última hora. Se foi acordado um prazo de congelamento de pagamento, ou uma condição especial, fique atento para que sua planilha reflita esses combinados. Assim, você não terá diferença nos valores lançados com os valores recebidos, facilitando a sua conciliação.

Planilha Controle de Documentos

Dica #3: Seja precavido! Antecipe-se à inadimplência

Falando em condições especiais e pedidos extraordinários de clientes, sempre surge aquele medo: a inadimplência. Essa talvez seja a palavra mais temida de quem trabalha na gestão de contas a receber. Por isso, seja precavido e trabalhe de forma a minimizar essa dor de cabeça.

Procure formas que te auxiliem a reduzir a frequência com que ela acontece nas suas atividades. Seja através de uma ligação, ou de um e-mail. Hoje, já existem ferramentas que encaminham uma mensagem automaticamente para o cliente quando faltarem alguns dias para o vencimento do boleto . Lembre-se, o importante é tentar evitar o atraso do pagamento.

Outra dica: ter um processo de análise de limites no cadastro do cliente é uma ideia bem legal para diminuir o índice de inadimplência. Pois, atualmente, existem diversos meios de análise de clientes, tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas. Ter esse processo estabelecido com um fluxo de tarefas bem claro é uma ótima dica. 

Dica #4: Tenha uma boa relação com seu cliente

Você já adequou seus processos, definiu os responsáveis, compartilhou a informação, manteve o relatório de faturamento atualizado, enviou o e-mail automático e mesmo assim houve atraso no recebimento? Sinto informar, mas agora você vai ter que contatar diretamente seu cliente. Cuidado!! Sempre há dois lados nessa moeda.

Nem sempre onde há fumaça, há fogo…

Isso quer dizer que podem ter ocorrido diversos problemas que acarretaram no atraso do pagamento, e nenhum deles pode ser por falta de dinheiro ou por má vontade. Veja:

  • Pode ter ocorrido uma falha no sistema
  • Houve um erro de programação de datas
  • A pessoa responsável pelo contas a pagar do cliente saiu de férias e não repassou a demanda
  • O responsável pelo contas a pagar do cliente mudou de setor e não conseguiu deixar o substituto a par em tempo hábil ao seu pagamento
  • etc.

Enfim, muitas são as possibilidades. O importante, aqui, é você lembrar que, no final de tudo, você está falando com o seu cliente. A satisfação dele é o que importa, e isso é medido, inclusive, na forma como você cobra o atraso dele!

Dica #5: Use o suporte da tecnologia

Claro que eu não poderia finalizar minhas dicas sem falar do viés tecnológico! Sim, existem milhares de ferramentas capazes de ajudar você a otimizar a gestão do seu contas a receber e minimizar os problemas que podem vir a acontecer.

O uso de uma ferramenta que seja capaz de automatizar as tarefas, enviar lembretes, controlar prazos e centralizar as informações importantes, bem como suas políticas e manuais, pode ser uma saída. 

Lembre-se da dica 3, quando falei para você sobre um processo de análise de limites para o cadastro. Imagina se todo o fluxo dessas tarefas fosse automático? Todo o processo é automatizado!

E, melhor ainda, quando houvesse necessidade de limites especiais, essa solicitação corresse dentro do processo, chegando no gerente financeiro para ele aprovar ou não, apenas com um clique. Incrível, não é mesmo? 

E sabe o que é melhor? Essa ferramenta existe e se chama Zeev! Zeev automatiza os fluxos de trabalho da sua equipe, enviando tarefas automaticamente aos seus responsáveis, respeitando os prazos e emitindo alertas. eu garanto à você: com Zeev, você e o seu gestão de contas a receber, terão um jeito novo de  ser mais produtivo.

Vou deixar aqui um convite especial: que tal conhecer o Zeev na prática? Para isso, é só clicar no botão abaixo!

Sim, é possível melhorar!

Viu como é possível fazer bastante coisa antes dos problemas do seu contas a receber virarem uma bola de neve? Isto porque, ao olhar para os processos da área, identificar os gargalos e propor melhorias, você pode estar dando mais um passo em direção ao sucesso da área. Dessa forma, é possível deixar os processos da área de gestão de contas muito mais simples e eficazes, aumentar a produtividade e melhorar os processos financeiros da sua empresa de forma geral. Vamos tentar?

Antes de ir embora quero te convidar para você ler o case de sucesso da FlexSim. Você vai ver que duas pessoas, do administrativo, conseguiram automatizar vários processos sozinhas, sem precisar da TI. É incrível!

Case de sucesso: FlexSim

Espero que você tenha gostado, e que eu possa ter ajudado você!

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios e Mestra em Administração pela mesma instituição. Sou uma apaixonada por conhecimento e educação, por isso não parei por aí e já parti para o Doutorado na mesma área. Aqui na Zeev, exerço o papel de Especialista em Projetos Estratégicos, além de ser escritora assídua do blog e apresentadora dos nossos webinares, afinal de contas, conhecimento só é válido quando compartilhado! Já atuei em muitas áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. E o que me move é a paixão por conhecimento, processos e pessoas.

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