5 ferramentas de workflow que você precisa conhecer

Ferramentas de workflow são ferramentas (como o próprio nome diz) que automatizam um fluxo de atividade dentro da rotina da empresa. Ou seja, elas fazem com que os seus fluxos de trabalho fluam automaticamente, de uma pessoa a outra, com base no que você desenhou para o seu processo. Além disso, as ferramentas de workflow tanto podem ser programadas com linguagem de programação quanto não, dependendo da ferramenta que você irá contratar. 

O que é um workflow?

Workflow, em tradução livre, significa fluxo de trabalho. Então, um workflow é a sequência de atividades, tarefas e informações e o fluxo pelo qual elas percorrem dentro de um processo. Bom, eu poderia escrever aqui um super texto falando tudo sobre o que é workflow, mas a minha colega Letícia já escreveu um texto incrível sobre esse assunto! Então, essa é a minha primeira dica de ouro neste blogpost: leia esse texto sobre workflow! Eu tenho certeza que você vai amar! Sabe porquê? Lá a Letícia explica tudo (tudinho mesmo) sobre esse assunto para quem está iniciando a sua jornada de aprendizado. 

Afinal de contas, o que são ferramentas de workflow?

Uma ferramenta de workflow faz com que os seus processos fluam de maneira automatizada, passando as atividades de uma pessoa para a outra, da forma com que o seu processo foi desenhado. 

E o que isso quer dizer na prática? Bom, primeiramente que você irá automatizar os seus processos, fazendo com que sejam executados sequencialmente, de acordo com o que foi desenhado e combinado. 

Para que serve uma ferramenta de workflow?

As ferramentas de workflow podem ser aplicadas em departamentos específicos, como: compras, RH, financeiro, logística, vendas, marketing, etc. Como também, podem ser aplicadas para conectar departamentos dentro de uma empresa. Ou seja, fazer a ligação de um processo ponta a ponta. 

Isso acontece porque o movimento sequencial de informação ou materiais de um processo vai definir as tarefas, informações e documentos que são passados de uma pessoa para a outra. Isso tudo visando a próxima ação, de acordo com um conjunto de regras processuais que foram definidas previamente.

As ferramentas de workflow permitem que você tenha processos que possuam atividades dependam única e exclusivamente da sua área, mas também permitem que você modele processos que dependam das demais área da empresa.

Vamos a um exemplo?

Vou dar um exemplo: processo de solicitação de pagamentos de fornecedores. A área de logística precisa pagar seus fornecedores de transporte. Primeiramente algum profissional abre o processo de pagamento de fornecedores, a partir daí, o processo é iniciado. Então, o seu superior imediato recebe uma tarefa e aprova o pagamento. A partir daí o time de contas a pagar é acionado, recebe a sua tarefa e o processo segue o fluxo. O processo só acabará quando o fornecedor receber o pagamento. Este processo tem vários atores e vários departamentos conectados. 

Ferramentas de workflow low-code

Outro ponto importante  para destacar é que, hoje em dia, já existem algumas ferramentas que não necessitam de grandes conhecimentos em linguagem de programação. Elas são conhecidas como ferramentas low-code e no-code. Em outras palavras, isso faz com que você tenha autonomia para desenhar e montar os seus fluxos de trabalho da maneira que achar mais aderente ao seu negócio. Não tendo a necessidade de sempre contar com a área de TI da sua empresa. Ou seja, você mesmo consegue montar o seu workflow automatizado mesmo sem entender de programação. 

Automatizar seus processos internos é um passo a mais para estar conectado à toda transformação digital dos dias de hoje, não é mesmo? Ainda mais trabalhando com ferramentas de workflow, que possibilitam realizar essas automatizações e trazem inúmeros benefícios para o seu negócio. 

Alguns benefícios da ferramenta de workflow

• Maior controle sobre os processos internos
• Otimização das atividades
• Aumento de produtividade da equipe
• Visibilidade de todo o processo
• Maior visão de responsabilidade
• Redução no número de e-mails
• Mais velocidade
• Mais ganhos em escala

5 ferramentas de workflow para automatização de processos

Agora que você entendeu como as ferramentas de workflow podem melhorar e otimizar a sua rotina de trabalho, vou deixar aqui uma lista com as 5 principais ferramentas de automatização que existem hoje no mercado! Veja só: 

Ferramenta de workflow 1:  Zeev

Os produtos da Zeev possuem tecnologia low-code que dão a você o superpoder de criar softwares. Com o produto Zeev, você desenha os seus fluxos de trabalho e os automatiza, passando a ter mais autonomia e velocidade na criação das suas soluções. E tudo isso sem precisar fazer programação de códigos, ou seja, de forma independente da área de TI. 

Além disso, você pode utilizar a camada de serviços e criar um workflow em 5 minutos, via preenchimento de formulário. Os planos da Zeev são aderentes a qualquer negócio, de startups a grandes organizações! Ou seja, existem dois planos diferentes de contratação, além de um terceiro para gestão de documentos (Zeev docs).  O legal do Zeev é que existem planos para grandes empresas, mas também para pequenas e médias. 

• Tem trial? Não
• Tem fremium? Não
• Tabela de preços: Preços Zeev
• Idioma: Português
• Moeda: Real

Ferramenta 2 Pipefy

O Pipefy foi fundado em 2015 pelo ex-consultor de fusões e aquisições de empresas Alessio Alionço. É uma plataforma de gerenciamento de processos de trabalho, que permite que as equipes tenham mais controle de suas operações, conectando departamentos e contribuindo para a melhor visualização dos processos. 

• Tem trial? Sim
• Tem fremium? Não
• Tabela de preços: Preços Pipefy
• Idioma: Português
• Moeda: Dólar 

Ferramenta 3 Tallyfy

A Tallyfy é uma empresa americana, fundada em 2015 e o seu lema é livrar você do trabalho pesado, eliminando o caos das suas tarefas diárias, aprovações e processos de negócio. Os workflows automatizados deles prometem ao usuário que os seus processos podem ser entendidos em 60 segundos. 

• Tem trial? Sim
• Tem fremium? Não
• Tabela de preços: Preços Tallyfy
• Idioma: Inglês
• Moeda: Dólar

Ferramenta 4 Kissflow

A Kissflow é uma empresa indiana fundada em 2012. Ela entrega plataformas de workflows automatizados e tem como lema tornar a sua jornada de transformação digital inteligente e de forma simples. 

• Tem trial? Sim
• Tem fremium? Não
• Tabela de preços: Preços Kissflow
• Idioma: Inglês
• Moeda: Dólar

Ferramenta 5 Protarefa

A Protarefa é uma empresa brasileira, fundada em 2017. A solução promete organizar e favorecer a otimização de processos por meio de criações e automatizações de fluxos de trabalho. Além disso, esta plataforma ajuda a resolver problemas de gestão, através de padronização de processos e relatórios de acompanhamento. 

• Tem trial? Sim
• Tem fremium? Não
• Tabela de preços: Preços Protarefa
• Idioma: Português
• Moeda: Real

O que você deve considerar na hora de contratar uma ferramentade workflow?

Um dos pontos mais importantes para se considerar na hora de escolher uma ferramenta de workflow é se ela é aderente as necessidades da sua empresa. Porque não adianta nada ter um super software que não atenda minimamente a sua realidade. Por isso, listei aqui alguns itens que eu considero fundamentais na análise.

1. Integração e APIs disponíveis

Analise se o software que você vai contratar para workflow faz integração e possui APIs que se comuniquem com os sistemas que você já utiliza. É importante, pois o próximo passo depois da implementação serão as conexões, integrações. 

2. Autossuficiência no uso da ferramenta

É importante você ter certeza que ficará apto a utilizar a ferramenta. Ou seja, você mesmo fará a criação dos fluxos de trabalho. Nada mais chato do que ficar dependendo de outras pessoas para criar e ficar preso a fornecedores. Tenha em mente que a liberdade de criação é muito importante para a melhoria continua dos processos que você ira desenvolver. 

3. Necessidade de codificação

Se você não for da área da TI, analise se a ferramenta que você irá contratar é low-code ou no-code. Ou seja, sem necessidade de códigos. Pois, já existem no mercado ferramentas de workflow que não precisam de codificação ou um nível elevado de conhecimento em tecnologia da informação para desenvolvimento. Obviamente, se você for da área da TI e for um expert também se beneficiará do low-code. Pois, a criação em low-code é muito mais rápida que a criação de dezenas de linhas de código. 

4. O budget é fundamental para você?

Existe uma outra coisa que é importante ressaltar: em qual moeda vou pagar? Com a alta das moedas estrangeiras é sempre bom optar por ferramentas que cobrem na nossa moeda local. Pois com isso, não teremos surpresas ao final do mês. Não é mesmo? Se o seu budget for limitado, fique atento aos valores do dólar e da conversão de dólar em reais. 

Agora você já está pronto para automatizar seus fluxos de trabalho com ferramentas de workflow!

Então, depois de todos esses pontos que eu trouxe nesse blogpost acredito que você ficou encantando com o quanto uma ferramenta de workflow pode melhorar a sua rotina de trabalho, não é mesmo?  

Afinal de contas, com a correria do nosso dia a dia, tudo que nos traz velocidade e resultados é bem-vindo!  Bom, dito isso, convido você a fazer um exercício refletindo sobre os seus processos atuais. E como eles ficariam caso você automatizasse eles.  

Espero que tenham gostado! Até breve!