Projetos e Processos: qual é a diferença? [Com vídeo]

A diferença entre processo e projeto é a repetitividade das atividades. Um projeto é realizado uma vez só, as entregas serão realizadas para atingir um objetivo. Em um processo existe recorrência das atividades, onde as entradas são transformadas em saídas. Tanto projeto quanto processos são fundamentais para o sucesso das organizações, e são constantemente confundidos. Por isso, queremos que você entenda de vez a diferença entre os conceitos, suas características e como ocorre a transformação de um projeto em processo.

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O que é processo?

Os processos são as atividades ou conjunto de atividades que está estruturado para entregar um produto ou um serviço. Essas atividades têm um ciclo, acontecem sempre. Como por exemplo os processos internos de uma empresa que são contínuos e repetitivos. Então, para você me acompanhar, nada melhor que alguns exemplos!

Tente lembrar das solicitações de compra que você faz ao setor de compras da sua empresa. Você solicita ao responsável a compra de um notebook, ele faz os orçamentos, o gestor/diretor aprova a compra e ele realiza o pedido. Conseguiu visualizar? Isso é um processo, um processo de compra.

Vamos entender na prática?

Vamos a outro exemplo, um processo de lançamento de nota fiscal de entrada, este processo é realizado sempre que é recebida uma nota fiscal, certo? Então, na maioria dos casos, a nota fiscal é recebida e enviada para o setor fiscal para o lançamento. A partir daí o lançamento é realizado e por fim, a nota está lançada no sistema. Isso é rotina de um departamento fiscal.

E esse mesmo processo deve ocorrer todas as vezes que é necessária a realização de um lançamento de nota fiscal dentro de uma empresa. Por quê? Porque quanto mais alinhado, organizado e padronizado estiver este processo, mais eficiência o processo terá.

Se fosse um processo de fabricação de bolsas, quanto mais padronizado o processo for mais bolsas serão fabricadas com menos desperdício.

Existem três principais tipos de processos:

Bom, você já deve ter visto que existem diferentes tipos de processos, não é mesmo? Eu vou explicar um pouco para sobre os três principais para você, ok?

Os processos de negócio (ou de cliente) estão ligados a atuação da organização, são suportados por processos internos e resultam no produto ou serviço final. Como por exemplo: processo de desenvolvimento de produto, vendas, faturamento, contas a receber.

Já os processos organizacionais são centralizados na organização e viabilizam seu funcionamento coordenado. Eles garantem o suporte adequado aos processos de negócio. Veja alguns exemplos: planejamento estratégico, recrutamento e treinamento, planejamento orçamentário.

E por fim, mas não menos importante, os processos gerenciais. Eles estão centralizados na gerência e nas ações de medição e melhoria do desempenho da organização. Podemos exemplificar com processos de: definição de metas, avaliação de resultados, alocação de recursos.

É sempre bom reforçar

Entender sobre processo é fundamental uma gestão eficiente, pois você precisa reconhecer quais são os processos do seu negócio. Então, não esqueça:

É recorrente e contínuo
É replicável;
Envolve coordenação de esforços para sua realização;
Agrega valor as entregas realizadas para o cliente.

Para você entender melhor ainda o que é um processo, separei um vídeo de aproximadamente 3 minutos, veja só:

Então, o que é um projeto?

Projeto é um esforço temporário para atingir um resultado exclusivo, um serviço ou criar um produto. Ele tem um início, um meio e um fim. É uma atividade com o escopo definido para atingir um determinada entrega. Essa é a grande diferença entre processo e projeto.

Por exemplo: o projeto de desenvolvimento de um novo modelo de bolsa de uma marca. Esse projeto iniciará com o objetivo de criar um modelo de bolsa e passará pelas fases do projeto até a entrega do produto, a nova bolsa. Ah, é importante lembrar que um projeto pode ser criado para melhorar um processo ou conjunto de processos!

Como o projeto tem um início meio e fim, ele tem o seu ciclo de vida. Podemos dizer que o ciclo de vida são as fases que o projeto passa para chegar à entrega final e que permitem o seu gerenciamento. O ciclo de vida do projeto é determinado pela equipe que gerencia o projeto, mas há uma estrutura básica que deve ser seguida em todos os projetos, que são:

Início do projeto
Planejamento do projeto
Execução
Encerramento do projeto

Para nunca mais esquecer:

Vou reforçar pontos importantes, do conceito de projeto, para você nunca mais fazer confusão entre processo e projeto ok?

Um esforço temporário para atingir um objetivo
O resultado é exclusivo
Tem início e fim bem definidos
Tem um escopo definido

Vou aproveitar para compartilhar com você um super vídeo, feito pela Bruna Castro, sobre o que são projetos! Veja só:

Fica melhor ainda com um exemplo, não é mesmo?

Quando empresa quer implementar um software para melhoria de processos, existe um projeto de implementação para isso. Então, os envolvidos iniciarão o projeto, será criado todo o escopo de implementação do software, a realização e ao final, o software estará implementado. O objetivo é a implementação do software e ao final do ciclo de vida deste projeto, ele está implementado, viram só?

De projeto para processo

Agora que você entendeu qual a diferença entre processo e projeto e os conceitos de cada um deles, o que você acha de vermos um exemplo de como um projeto se transforma em um processo?

Quando marca vai lançar um novo portfólio de produtos, temos um clássico projeto de criação de novos produtos. Pense no novo modelo de bolsa que falamos anteriormente, por exemplo. Quando os produtos forem criados, o projeto está finalizado pois atingiu seu objetivo exclusivo: os novos modelos de bolsa da marca.

Agora acontece uma transição, de projeto para processos, os novos modelos de bolsa vão entrar em processo de fabricação. Alguns processos principais serão o processo para liberação de matéria-prima, o processo de corte, o processo de costura e de montagem.

Vocês perceberam a importância de entender qual é a diferença entre processo e projeto?

Bom, primeiramente porque precisamos entender quando estamos olhando para os processos da empresa. Toda a empresa tem processos, entradas que sofrem transformações e viram saídas, e isso se repete. É fundamental termos os processos estruturados, organizados e bem difundidos na empresa, pois isso ajuda você e sua organização a entregar valor para o cliente!

Às vezes, por confundir os processos com projetos e por não conhecer o fluxo dos processos as pessoas têm uma sensação de desorganização, de falta de padronização. Entendendo esse conteúdo você já deu um passo para mudar esse sentimento!

Então agora você sabe que precisa ter uma visão melhor sobre os processos da empresa, trabalhe nisso! Busque o controle dos seus processos para melhorar sua eficiência, produtividade, retenção de conhecimento e muito mais! Tudo em uma empresa é processo, reflita, você só tem a ganhar!

Até o próximo conteúdo!