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8 passos para a criação do Diagrama Tartaruga! Guia completo

O diagrama tartaruga auxilia você a entender melhor como funcionam os processos dentro da empresa em que você trabalha. Ele serve para você ter uma visão ampla do processo. Uma visão macro. Sem muitos detalhes. Aqui nós não faremos fluxograma ou desenhos complexos. O diagrama tartaruga é uma oportunidade mais simples e rica para acelerar o estudo sobre certo processo que acontece dentro da organização. Vamos lá



Para começar, quero te contar porque o diagrama de tartaruga tem esse nome. Ele tem este nome porque os blocos de preenchimento formam o desenho de uma tartaruga. Mas abaixo faremos, juntos, o passo a passo de preenchimento.

Diagrama tartaruga
Diagrama tartaruga

O diagrama tartaruga na gestão de processos

Conhecer melhor os processos da sua empresa é a chave para o sucesso e busca contínua de produtividade e resultados. A gestão de processos é claramente uma abordagem que ajuda e contribui de forma sólida e sustentável ao longo do tempo, para a melhoria de um sistema de gestão. Por sua vez, para controlar e melhorar cada um dos processos, é necessário ter certas ferramentas e meios.

A Norma ISO 9001 sugere a necessidade da aplicação e adaptação de certas ferramentas como aqueles meios que permitem precisamente medir, controlar e atuar sobre os processos em tempo hábil. O diagrama de tartaruga, como é comumente conhecido, é uma ferramenta poderosa nesse sentido. Ou seja, atende o requisito da norma. Mas, se você não tem a norma ISO na sua empresa e nem sabe o que é isso, não tem problema. Esse parágrafo apenas mostra que o diagrama tartaruga é tão bem aceito que atende uma norma internacional.

Qual o objetivo do diagrama tartaruga?

O diagrama de tartaruga é uma ferramenta muito eficaz para representar processos e é um excelente auxílio para auditorias que a sua empresa enfrenta. É por isso que preparei este post onde explicou o que é um diagrama de tartaruga e como você pode construir um de maneira simples.

Um diagrama de tartaruga é uma representação gráfica de um processo, com suas principais informações que nos permitirão estudar e entender esse processo. Esta ferramenta é muito útil porque se alguém não estiver muito familiarizado com um processo, pode melhorar sua compreensão usando o diagrama de tartaruga. Respondendo objetivamente à pergunta, o objetivo do diagrama é te ajudar a simplificar a forma de desenhar e conhecer um processo. Se você acha que é muito complexo, o diagrama de tartaruga facilitará a sua vida.

O preenchimento dos campos é um exercício de reflexão e organização

Ao fazer o preenchimento dos campos do diagrama você entenderá o que sabe e o que não sabe sobre o processo em questão. Quais as entradas? Quais saídas? Quais procedimentos de apoio? Quais indicadores? É um exercício bem completo.

A aplicação e a elaboração final de um diagrama deste tipo nos obriga a fazer perguntas e entender quais são exatamente todos os ingredientes ou elementos que precisamos para realizar uma determinada ação dentro da empresa.

Conexão dos diferentes processos

Uma característica muito boa é que o diagrama tartaruga ajuda a determinar as interações dos diferentes processos, uma identificação clara dos donos desses processos e quais são os requisitos para que eles ocorram. Quais processos fazem conexões com o processo estudado? Qual a saída e qual o processo que está conectado na saída do processo estudado? Fazendo o diagrama você consegue enxergar essas conexões.

>> Eu recomendo este artigo caso você não saiba a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos.

Como construir um bom diagrama de tartaruga?

Como eu já mencionei lá em cima, o diagrama tartaruga é um diagrama que assume precisamente a forma deste animal. Tem um corpo, quatro patas, uma cabeça e uma cauda.

Os processos e suas transformações são representados no corpo. As pernas são compostas por questões-chave sobre o que devemos fazer: com o que, quais são os requisitos, como usar os recursos, ou seja, o método. Com quem vou fazer o que precisamos, e finalmente como vou mensurar essas ações, ou seja, quais são os indicadores que vou usar. A cabeça refere-se aos elementos de entrada desse processo em questão. Por fim, a fila é o fim, ou seja, quais são os resultados que surgem desses elementos de entrada, uma vez processados.

Hora de iniciar nosso passo a passo: simbora?!

Escolha o seu processo e siga o nosso passo a passo abaixo

Antes de inciar o passo a passo, escolha o processo pelo qual você deseja começar a criar o diagrama. Vamos ver uma maneira simples, mas completa, de construir um diagrama de
tartaruga. Identifique exatamente o processo. Vamos começar com um certo processo que você irá escolher. Se, por exemplo, escolhermos o processo de vendas, vamos estudar e entender as informações referentes a este processo especificamente. Seria ótimo se você completasse o diagrama com mais pessoas junto. Um trabalho em equipe. Vou te deixar aqui alguns exemplos de processos que você pode escolher:

  1. SQG – SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
  2. CONTROLAR SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO
  3. GERENCIAR RECURSOS HUMANOS
  4. REALIZAR COMPRAS
  5. FABRICAR PRODUTO X. PROCESSOS PRODUTIVOS COMO: USINAR, MONTAR, TRATAR,
  6. GERENCIAR PROJETOS
  7. CONTROLAR FORNECEDORES
  8. FAZER MARKETING
  9. PLANEJAR E INTEGRAR VENDAS E OPERAÇÕES
  10. DESENVOLVER VENDAS
  11. GERENCIAR PÓS-VENDA
  12. CONTROLAR FINANÇAS
  13. etc (existem muitos outros)

Passo número 1: Listar recursos

Aqui você pode listar os cargos das pessoas que fazem parte do processo. Exemplo: Gerente, Supervisor, Analista, Técnico, etc.

Passo número 2: Listar os sub-processos.

Aqui você deve preencher com as atividades de fato que este processo executa. Vou colocar abaixo um exemplo relacionado a recursos humanos que todo mundo conhece. O processo se chamaria “Gerir Recursos humanos” e o que vai no passo 2, como sub-processo, seria:

  • Administrar os recursos humanos
  • Recrutamento e seleção;
  • Cargos e salários;
  • Treinamento e desenvolvimento;
  • Folha de pagamento,
  • Benefícios

Passo número 3: Identificar as entradas e os fornecedores do processo

Para eu conseguir realizar os subprocessos acima, quais entradas eu preciso e quem são meus fornecedores? É isso que responderemos no passo número 3. Insira detalhes da entrada real para o processo, como informações chave, relatórios, componentes, materiais, cronogramas, requisitos ou outras informações. As entradas vêm de fornecedores. Alguns fornecedores externos, mas mais frequentemente fornecedores internos.

Se seguirmos o exemplo de recursos humanos poderíamos listar como Entradas os seguintes itens:

  • Entrada de currículos
  • Informações de ponto e folha de pagamento
  • Informações: convênios, ponto, prêmio produção
  • Vale-transporte
  • Serviços de treinamento
  • Reclamatórias cíveis e trabalhistas
  • Progressões de cargos e salários
  • Legislação.

E para a parte de fornecedores, listamos os possíveis fornecedores deste processo, ou seja, quais áreas demandam “serviços” da área de recursos humanos?

  • Todas as áreas da empresa.

A minha resposta para fornecedores seria “Todas” pois a área de RH é uma área demandada por todos os outros departamentos. Logo, as entradas surgem dos mais variados lugares.

Passo número 4: Identificar as saídas e os clientes do processo

Aqui você vai colocar todas as saídas do processo. Ou seja, quando as tarefas são realizadas o que “sai”. Exemplo: Compras efetuadas, contratos assinados, contratações efetivadas, auditoria realizada, etc.

Passo número 5: Listar as máquinas e equipamentos que fazem parte do processo

Nesta etapa iremos listar quais máquinas e equipamentos são utilizados neste processo. Podem ser de escritório como equipamentos fabris, vai depender do processo em questão. Insira os detalhes das máquinas chave, materiais, equipamentos de teste, sistemas de computador, software etc. usado no processo. Exemplo:

  • Computadores
  • Impressoras
  • Telefones
  • Relógio ponto
  • Furadeira (em caso de processo Fabril)
  • Fresadora (em caso de processo Fabril)
  • Lixadeira (em caso de processo Fabril)

Passo número 6: Listar os procedimentos que ensinam / instruem como realizar o processo

Essa é a melhor parte: o “como”. Você precisará colocar aqui o “como se faz esse processo”. Mas, calma, não precisará criar textos imensos, até porque o espaço é pequeno. A sua empresa deve possuir instruções de trabalho, processos automatizados, procedimentos, manuais. E é exatamente isso que você mencionará neste campo. Vamos aos exemplos?

  • Manual do Sistema da Qualidade ( MSQ ) 
  • Procedimento de compras Código: P008
  • Processo automatizado na ferramenta Zeev Código: A256
  • Instrução de trabalho. Código: I980

Nesta parte devemos incluir os documentos, ou seja, quais são todos os procedimentos, instruções, formulários etc. que preciso para garantir certas condições que preciso controlar.

Passo número 7: Listar os processos de apoio a este processo

Dentro da empresa existem processos de negócio e processos de apoio. Aqui você deve listar quais processos apoiam este processo em questão. Por exemplo: Tecnologia da informação sempre estará na lista, uma vez que a TI apoia quase todos os outros processos. Veja neste artigo a diferença entre processos primários, de suporte e de gestão.

Passo número 8: Registrar quais indicadores de desempenho este processo possui

Pronto, chegamos ao fim. Agora ficou mais fácil. Você precisa elencar aqui quais indicadores existem que controlam este processo. Exemplos:

  • Tempo de atendimento das requisições de pessoal
  • Horas de treinamento
  • Acidentes
  • Custo de aquisição de clientes
  • Receita
  • Vendas

Para realizar este processo eu preciso me certificar que estamos no caminho certo. Ou seja, como vou medir e monitorar as ações que defini para realizar o processo. Definir os indicadores certos é uma das tarefas mais importantes e estratégicas.

Benefícios para a organização:

Existem inúmeros benefícios. Vou listar alguns:

  1. Conhecimento rápido do processo. O Diagrama Tartaruga é uma ferramenta para você conhecer o processo (representação visual esquemática). Você conhecerá os elementos-chave que compõem um único processo.
  2. One page report: em uma única página tudo o que você precisa conhecer em abrangência macro. Ou seja, leitura rápida;
  3. Possíveis otimizações serão encontradas;
  4. Será possível enxergar como os departamentos criam conexões;
  5. Ficará nítido para o gestor qual processo não possui indicador;
  6. Diagrama de tartaruga é um ponto de partida para a automatização do processo.

Concluindo…

Um diagrama de tartaruga é usado para ilustrar um único processo e seus sub-processos, incluindo os recursos necessários para atingir a finalidade do processo. Dentro da anatomia de um diagrama de tartaruga está a visualização das principais características do processo, como entradas, saídas (expectativas), critérios (métricas) e outras informações de alto nível.

Espero que você tenha gostado do texto de hoje!

Um grande abraço e até mais!

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