Como desdobrar a estratégia organizacional através da gestão por processos?

Gestão por processos, pode ser descrita como a interação entre as áreas e os processos de uma empresa, onde os todos os seus setores precisam funcionar em conjunto para o atingimento dos objetivos da organização. 

Entre as áreas estratégicas e operacionais de um negócio, existe uma distância muitas vezes difícil de vencer. Objetivos empresariais nem sempre conseguem ser bem traduzidos em metas, ao passo que os resultados obtidos podem não se alinhar com as intenções da organização.

Para vencer esses desafios, é necessário desdobrar corretamente a estratégia da empresa. E a gestão por processos pode ser sua grande aliada nessa missão. Quer saber mais sobre como desdobrar a estratégia de uma organização por meio da gestão por processos? Então, vem comigo!

Você sabe que é a famosa gestão por processos?

Em primeiro lugar, acho importante deixarmos todos na mesma página sobre o que é a gestão por processos, conceitualmente falando. Podemos então dizer que ela é o funcionamento conjunto de todos os setores da empresa, buscando o atingimento dos objetivos da corporação. Tudo isso a partir da interação entre as áreas e os processos dessa determinada empresa.  

Dentro das empresas é possível perceber, principalmente através dos organogramas, as variações de gestão por processos. Os tipos mais comuns são quatro, que estão destacados na figura abaixo.

Você já deve ter se se deparado com essas duas expressões algumas vezes, não é mesmo? E já parou para pensar sobre a diferença entre elas? 

Conceitualmente elas são diferentes, veja só:

• A gestão de processos é o conjunto de práticas que desenvolve, monitora e aperfeiçoa os processos de uma empresa;
• A gestão por processos pode ser considerada como uma filosofia organizacional, que quer dizer que aquela empresa tem seu funcionamento pautado a partir da interação entre todos os seus processos. 

O que é o planejamento estratégico?

O planejamento estratégico nada mais é do que uma visão macro dos objetivos que uma empresa pretende alcançar a médio e longo prazo. Imagine, por exemplo, que uma companhia tem como objetivo ampliar a atuação no mercado nacional no próximo ano. Para alcançar essa situação, será necessário crescer progressivamente, estabelecendo metas para períodos de tempo menores.

São esses objetivos que definem o planejamento estratégico. Para ampliar sua atuação no mercado nacional, uma das definições da empresa pode ser conseguir pelo menos mais oito grandes clientes em outros Estados dentro do período de um ano. Quebrando em metas menores ainda, ela poderia definir que para ter sucesso, ela precisa fechar dois novos contratos do tipo a cada trimestre.

Agora, olhando para baixo, esses objetivos precisam ser traduzidos para o nível operacional. O que é preciso fazer para conseguir os novos contratos? Tendo como base que processos são a base de qualquer organização, quais deles precisam ser modificados ou criados? Existe alguma norma à qual os processos precisam se adequar? É nesse ponto que entra o desdobramento da estratégia por meio da gestão por processos.

Como desdobrar a estratégia por meio da gestão por processos?

Com a gestão por processos, é possível traduzir objetivos estratégicos em metas monitoráveis. Além disso, você consegue identificar oportunidades de melhoria e a necessidade de novos projetos.

Realizar o trabalho de desdobramento é muito importante. Sem metas operacionais bem definidas, os colaboradores enfrentam dificuldades ao direcionar seus esforços. O trabalho diário se dilui em atividades que geram baixo valor para a empresa, contribuindo pouco para seu objetivo final.

Mas e como fazer isso? Como desdobrar a estratégia em processos de nível operacional? Calma, eu conto à você. Me acompanhe:

1. Traduza o plano estratégico em processos

O primeiro passo é entender quais processos da organização estão ligados aos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico. Para isso, leve em conta aqueles que:

• são mais relevantes para o negócio;
• suportam as operações;
• se relacionam com as atuais metas estratégicas.

Essa análise é muito importante, pois vai permitir uma avaliação crítica da relação entre processos e estratégia. Aproveite para observar ​​se há algum processo que precise ser elaborado ou se há algum fluxograma de trabalho desatualizado.

2. Priorize e mapeie os processos

Agora que você já sabe quais processos estão relacionados com os objetivos instituídos pela empresa e como eles impactam no seu desenvolvimento estratégico, é hora de priorizá-los. Veja quais são os mais relevantes para o negócio, ou que precisam ser analisados com urgência. Dificilmente será possível mapeá-los todos de uma única vez, por isso é necessário identificar aqueles que exigem ações imediatas, pois terão reflexo direto nas metas e resultados.

3. Dê espaço a novas ideias

Nada melhor do que melhorar os processos baseando-se na experiência de quem os executa. Por isso, antes de seguir instituindo cada um deles no “melhor” estilo top-down, abra um canal para que os colaboradores apresentem novas ideias.

Essas sugestões podem resultar na criação de novos processos e na otimização dos antigos. Além disso, será possível criar um ambiente que auxilie no desdobramento dos objetivos e no alcance das metas. E se você identificou a necessidade de novos projetos, aproveite para priorizá-los e definir seus requisitos básicos. Assim, ficará mais fácil na hora de negociar a aprovação pela gerência da empresa.

4. Defina indicadores de desempenho para seus processos

Você já sabe quais dos processos estão ligados à estratégia da empresa, certo? Agora, é o momento de definir como eles se relacionam. Se a intenção é ​​ampliar a atuação no mercado nacional no próximo ano, que indicadores você deve acompanhar para garantir que os resultados estejam de acordo com as metas instituídas?

Ter essa questão em mente vai contribuir para que seus processos sejam executados de maneira estratégica, mantendo-se alinhados com as expectativas da empresa. Assim, não haverá desperdícios de esforços em atividades que não geram valor. Por outro lado, será possível identificar a necessidade de eliminar determinadas atividades e implementar melhorias para potencializar resultados.

5. Atente à necessidade de melhorias

Durante essa análise, existem dois momentos em que você pode identificar a necessidade de melhorias. O primeiro é a fase de priorização e mapeamento de processos — quando não conformidades ou oportunidades de otimização podem aparecer. Já o segundo momento é referente à execução do processo em si. Nessa etapa, pode acontecer de os resultados não atingirem as metas estabelecidas, necessitando de ações para ajustar o trabalho.

Lembre-se que os objetivos foram traçados de maneira macroscópica, olhando o todo. Na hora de reduzi-los em metas, ajustes serão necessários justamente para guiar os processos em direção e elas, fugindo das não conformidades que estarão pelo caminho.

Como potencializar a gestão por processos?

Para fortificar seus resultados, todo esse trabalho de desdobramento da estratégia empresarial por meio da gestão por processos pode ser potencializado se as ferramentas adequadas forem utilizadas. Para tanto, você pode contar com a ajuda de um software BPMS, adequado para mapear, modelar e monitorar processos.

Além disso, ele permite que você automatize muitas tarefas do processo. Assim, ao automatizar essa fase, é possível conseguir um maior nível de precisão no planejamento e no controle, uma vez que traduzir o planejamento estratégico de uma empresa de forma a ver sua execução nas operações do dia a dia é um grande desafio.

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Nem tudo são flores, o trabalho é árduo

Não é porque é possível, que é fácil de ser feito ou implementado. A gestão por processos facilita a visualização do planejamento estratégico em nível operacional, mas fazer esse desdobramento é um grande desafio.

Além disso, é necessário alinhar as diversas equipes, entender o que se busca e saber responder a isso da melhor maneira possível. Também é preciso definir os indicadores adequados, controlando-os de forma a garantir que os resultados a curto prazo contribuam para alcançar os objetivos futuros.

Mas uma coisa é fato: uma boa gestão por processos pode facilitar (e muito!) o atingimento dos objetivos empresariais. Ao realizá-la de modo estratégico, você tem a chance de focar os esforços nas áreas que realmente causem impacto, reduzindo desperdícios de um modo geral.

Espero que você tenha gostado. Que tal deixar seu comentário aqui no chat? Será um prazer respondê-lo!

Até mais!