Como utilizar BPM na área de compras?

A adoção do BPM na área de compras é uma estratégia cada vez mais comum para otimizar o fluxo de trabalho e garantir uma gestão eficiente dos processos. Como muitas empresas enfrentam dificuldades em manter o controle das atividades desse setor, a modelagem de processos surge como uma alternativa para auxiliar gestores. 

Portanto, aprender a aplicar as práticas do BPM na área de compras faz toda a diferença nas operações. Pensando nisso, trouxemos esse artigo para mostrar os benefícios dessa disciplina e como implementá-la ao seu negócio. Boa leitura!

O que é BPM?

A sigla BPM significa Business Process Management e refere-se a uma disciplina empresarial que tem como foco melhorar a eficiência dos processos de negócio de uma organização. Esse objetivo é alcançado por meio da identificação, modelagem, análise, implementação, monitoramento e controle dos processos.

Essa abordagem abrange uma série de atividades, ferramentas e metodologias até chegar a implementação de melhorias. O objetivo principal é garantir que os processos de negócio sejam executados de forma mais rápida e econômica, mas sem abrir mão da qualidade. Como resultado, a organização atinge altos níveis de eficiência operacional.

O que são processos de negócio?

Um processo de negócio pode ser definido como uma série de atividades interconectadas que visam atingir um objetivo pré-determinado. Um processo dita como, quando e por quem e em qual ordem serão feitas as tarefas, visando a otimização dos recursos e mão de obra.

Por exemplo, na área de compras, um dos processos que podemos destacar é a compra de produtos. É um procedimento feito geralmente em diversas etapas, como:

• Verificação de necessidade do produto;
• Pesquisa de mercado e identificação do melhor preço e qualidade;
• Contratação do fornecedor;
• Recebimento e conferência do produto. 

Qual o impacto do BPM na área de compras?

O BPM pode ser utilizado para melhorar a eficiência dos processos de compras, desde a solicitação inicial até a entrega do produto ou serviço para o cliente. Entre os principais benefícios da implementação dessa disciplina podemos citar:

1- Melhoria do processo de compras

Esse é o objetivo central do BPM, que permite mapear e analisar os processos de compras já existentes e identificar gargalos e pontos de melhoria. A partir dessa análise, é possível redefinir os processos para torná-los mais eficazes e produtivos. 

2- Redução de custos

Ao melhorar o processo de compras, é possível reduzir os custos. Isso porque é possível reduzir o tempo de realização das atividades, bem como eliminar retrabalhos. 

Pode-se também automatizar operações e com isso reduzir a necessidade de mão de obra. 

3- Aumento da transparência dos processos

O BPM fornece uma visão completa e transparente de todo o processo de compras, desde o momento da solicitação até a entrega do produto. 

Quando implementado com o apoio de tecnologias como o BPMS, permite que gerentes e fornecedores, por exemplo, possam acompanhar o status das compras em tempo real, tomando decisões mais bem informadas e assertivas. Além de garantir as alçadas e aprovação do processo e a centralização das informações em um único local.

4- Otimização da gestão de fornecedores

Com a implementação do BPM, a empresa consegue gerenciar melhor os fornecedores, desde a seleção inicial até a avaliação do desempenho.

A disciplina facilita o estabelecimento de critérios para a seleção, monitoramento de prazos de entrega e a avaliação de desempenho dos fornecedores.

5- Redução de erros

A padronização do processo de compras reduz erros. Com isso, atrasos nas entregas, compras incorretas de produtos ou falhas de comunicação ocorrem com menos frequência. Assim sendo, a empresa reduz custos. 

Como aplicar o BPM na área de compras?

Veja, abaixo, como implementar o BPM na área de compras de sua empresa:

1- Definir os objetivos do BPM 

O primeiro passo é estabelecer os objetivos do BPM na área de compras para uma implementação de sucesso. Por exemplo, reduzir custos, aumentar a eficiência, padronizar processos e melhorar a qualidade do serviço prestado.

2- Identificar os processos de compras existentes

Em seguida, é essencial mapear e identificar todos os processos de compras que existem na organização. Isso permite identificar gargalos e agilizar a elaboração de ações visando resolvê-los. 

3- Analisar e redesenhar os processos

A partir da identificação dos processos existentes, é necessário analisá-los e identificar os pontos de melhoria. O objetivo é reorganizá-los para que  sejam mais eficazes.

4- Implementar a mudança

Após redesenhar os processos, é hora de implementar as mudanças. Nessa etapa, é importante envolver todos os colaboradores da área de compras para que conheçam as novas diretrizes e práticas.

5- Monitorar e avaliar o desempenho

Os novos processos de compras devem ser avaliados constantemente, por exemplo, verificar se as metas estabelecidas foram alcançadas. Por isso, possibilita assegurar a melhoria contínua das operações. 

Dica extra: utilizar ferramentas de suporte para gestão do processo de compras

Usar ferramentas como software de gerenciamento de processos pode ajudar seu negócio a implementar o BPM na área de compras de sua empresa de forma eficiente e produtiva. 

Trata-se de uma tecnologia que pode auxiliar seu negócio a:

• Organizar o fluxo de trabalho do setor de compras;
• Padronizar os processos;
• Respeitar os prazos das operações;
• Ter um controle efetivo dos procedimentos;
• Automatizar os processos.  

Sendo assim, como podemos constatar, a utilização do BPM na área de compras pode trazer benefícios para o departamento, como otimizar a realização dos seus processos, reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Por fim, quer saber um pouco mais sobre a implementação do BPM na área de compras com o apoio da tecnologia de BPMS? Veja esse vídeo de aproximadamente 2 minutos.