Modelagem de processos: o que é, como fazer, dicas e boas práticas!

A modelagem de processos é a representação de um processo de negócio, onde é possível entender, medir, comunicar e gerenciar os componentes de um processo de negócio. Permitindo a automatização e otimização dos processos de uma empresa.

Caro leitor, se você chegou até aqui é por que você já andou algumas casinhas no seu conhecimento sobre o assunto de automatização de processos, não é mesmo? Creio que já tenhas mapeado ou queiras mapear o seu processo para uma futura automatização. Então, para que você não perca tempo e comece sua jornada de automatização, neste blogpost, vamos te deixar o guia completo de modelagem de processos!

O que você vai encontrar neste artigo:

1. O que é modelagem de processos?
2. O que é o modelo do processo?
3. Quais os benefícios da modelagem de processos?
4. Qual notação utilizar?
5. Escolhendo a ferramenta para modelagem
6. Como fazer a modelagem de processos
7. Dicas e boas práticas para modelagem de processos
8. Regras fundamentais para desenhar o processo
9. Nível de detalhamento ideal para o desenho de um processo
10. 6 boas práticas de modelagem de processos
11. Conclusão

Antes de começarmos…

Se você ainda não sabe o que é um processo, tudo bem! Temos um blogpost para te ensinar tudo sobre processos. Então, não deixe de dar uma passadinha por lá.

Afinal de contas, o que é processo?

Agora, vamos lá!

O que é modelagem de processos?

De acordo com o CBOK 4.0, a modelagem de processos contempla o conjunto de processos e habilidades que permitem que as pessoas compreendam, comuniquem, meçam, e gerenciem os componentes do processo de negócios.

Além disso, a modelagem de processos permite uma análise específica e profunda do processo. Ou seja, você cria um modelo do funcionamento do processo com foco em atingir algum objetivo, como automatização ou acompanhamento de longo prazo, por exemplo. A modelagem de processos é uma prática fundamental para a gestão de processos e também a melhoria de processos nas organizações.

Existem três tipos de abordagem para você modelar um processo. Elas são a top-down – de cima pra baixo-; a middle-out – do meio para fora-; e a bottom-up – de baixo para cima.

A primeira, top-down, é a construção de uma visão mais macro do processo. A middle-out é uma abordagem focada no problema do processo, partindo disso para as extremidades. E, por fim, a bottom-up é a abordagem onde primeiro o fluxo do processo é analisado e todos os detalhes do processo são entendidos, após isso, parte-se para a visão do macro processo.

Então, o que é o modelo do processo?

O modelo é a representação completa com todas as informações encontradas no processo. No modelo você identifica cada atividade, o tempo de execução, responsável, etc. O modelo é uma representação completa do processo, que inclui recursos, fluxo de informações, características das instalações e questões financeiras.

Se formos falar sobre a analogia com o Google Maps, no caso do modelo a comparação é como se conseguíssemos ver a cidade, o nome das ruas e até o número das casas. Ou seja, são informações muito mais detalhadas.

Diagrama, mapa ou modelo?

Diferentemente do modelo, o diagrama de um processo retrata os principais elementos do fluxo, simboliza as macro atividades, mas omite os pequenos detalhes.

Já o mapa de um processo pode se classificados como a evolução do chamado diagrama, pois demonstram com detalhes os fluxos de atividades (fluxos de trabalho) adicionando eventos, regras, resultados, ou seja, existe uma precisão maior no desenho.

O modelo é o mais completo dos três! É a versão final com um alto nível de detalhamento que envolve recursos, fluxo de informações, instalações, finanças, etc. e frequentemente é feito mediante ferramentas de simulação.

Eu devo fazer um modelo do processo para:

1. Saber cada detalhe do fluxo do meu processo;
2. Procedimentar o processo a nível de detalhe;
3. Automatizar o processo com alguma ferramenta de BPMS

Quando não é indicado o modelo? Se você não deseja automatizar, não faça um modelo do processo. Faça um mapa ou um diagrama. Pois, como trata-se de um nível muito detalhado de informações, quando você terminar de fazer os modelos de três processos, o primeiro já estará desatualizado.

Quais os benefícios da modelagem de processos?

A modelagem de processos traz vários benefícios para quem aplica. Listei aqui os principais, veja só:

• Melhora a comunicação;
• Evita atrasos e desperdícios;
• Promove a visão compartilhada do processo;
• Facilita a automação de processos;
• Ajuda no desenvolvimento das pessoas.

Vamos nos aprofundar um pouco mais sobre modelagem….

Bom, já mostrei a você que um modelo de processo é indicado para quando você quer automatizar um processo. Sendo assim, ele é construído – ou desenhado – com uma notação específica e padronizada. Ou seja, um modelo:

• Segue uma notação específica e padronizada;
• Representa formalmente um processo de negócio;
• Fornece os detalhes necessários do processo;
• Relaciona os ícones do processo;
• Pode ser alterado;
• Pode ser importado ou já criado em ferramenta apropriada. Um BPMS, por exemplo;
• Oferece uma simulação do processo de forma manual ou automatizada;
• É apropriado para qualquer nível de captura, análise e design de processo.

Qual notação utilizar?

Bom, existem diversas notações para você representar um processo. Vou citar alguns exemplos:

• BPMN (Business Process Modelling Notation);
• EPC (Event-driven process chain);
• VCD (Value-Added Chain Diagram);
• Diagrama SIPOC;
• Fluxogramas;

A dica dos especialistas Zeev, que possuem mais de 25 anos de experiência com modelagem de processos, é utilizarmos como notação o BPMN. O BPMN é uma representação gráfica para especificar processos de negócios conhecida e utilizada universalmente.

Guia completo: Notação BPMN

Como escolher uma ferramenta para modelagem de processos?

A escolha da ferramenta, muitas vezes, é uma decisão difícil. Como saber que estamos contratando a ferramenta certa, não é mesmo?! Bom, existem três tipos de plataformas que podem atender a modelagem de processos:

• Ferramentas de BPM;
• Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPMS);
• Solução de Gerenciamento de Processos de Negócios Inteligentes (iBPMS).

Cada tipo de ferramenta oferece pontos fracos e pontos fortes, deste modo, você deve analisar se o que a ferramenta oferece vai de encontro ao seu objetivo.

Quais são os recursos da ferramenta? Como você irá implementar? Atende todos os requisitos que você precisa? Entre outros pontos.

De acordo com o CBOK 4.0. Existem 3 fatores que você deve levar em consideração no momento em que for escolher a ferramenta. Sendo eles:

1. Analise se os recursos da ferramenta suportam os cenários de uso que a organização objetiva implementar prioritariamente;
2. Veja se a ferramenta possui capacidade para suportar a escalada da sua empresa. O que você planeja desenvolver no futuro?
3. Verifique a notação utilizada pela ferramenta. Isso será muito importante caso você queira migrar para outra ferramenta.

Reforçando o 3º fator da lista acima. Imagine que você não se adequou a ferramenta comprada e que decida mudar, isso depois de ter modelado diversos processos dentro da ferramenta. Se a ferramenta não utilizar uma notação padrão, como por exemplo o BPMN, você irá perder tudo! Pois não conseguirá importar o desenho em outras ferramentas. Já pensou?!

Como fazer a modelagem de processos

Então, para colocar a mão na massa você deve seguir alguns passos principais, que são:

1. Escolher o processo
2. Selecionar a equipe de trabalho
3. Escolher a ferramenta
4. Escolher a notação que será utilizada
5. Coletar informações sobre o processo
6. Desenhar os processos

A dica de ouro no passo mais importante para sua modelagem, o passo 5, é: Faça perguntas! Existem seis perguntas que podem ajudar você a traçar um modelo de processo bem definido. Elas são:

1. O quê?
2. Quem?
3. Quando?
4. Como?
5. Onde?
6. Por quê?

Você precisa entender o processo que está desenhando, lembre-se sempre disso. Se não é um processo da sua área, tenha ao seu lado alguém que lida com o processo diariamente. Quem lida com o processo sente as dores e problemas dentro do fluxo. Na construção do modelo para automatização, essas pessoas são as mais importantes. 🙂

Agora, algumas dicas e boas práticas para modelagem de processos

Você sabia que profissionais especialistas em desenho de processos, antes de perguntar se um determinado desenho está correto, se perguntam qual a finalidade desse desenho? Desenhos de processos são um meio, e não um fim.

Veja só, a modelagem é o melhor caminho para quem quer chegar na automatização. Em um modelo está a representação completa de um processo. Um modelo só não é indicado quando você não quer automatizar, pois você teria um trabalho maior do que o necessário.

Vou deixar aqui algumas dicas muito boas para modelar processos e não ter dor de cabeça. Anota aí:

• Ter sempre em mente um objetivo claro;
• Tome cuidado para não detalhar demais o seu processo;
• Por outro lado, cuide para não detalhar seu processo de menos;
• Revise seu modelo várias vezes, para não deixar nada passar;
• Convide um colega para revisar, dar uma segunda opinião.

Saiba mais em: A diferença entre mapa, diagrama e modelo de processos

Sendo assim, é importante que você conheça as boas práticas para construir seu modelo de processo. Veja só, isso te ajudará a:

• Representar corretamente cada detalhe do fluxo do seu processo;
• Identificar as atividades;
• Construir um modelo que possa ser automatizado em uma ferramenta de BPMS.

E agora, quais são as regras fundamentais para desenhar o processo na modelagem?

Bom, como já mencionei antes, se o seu objetivo é automatizar o processo, você deve representá-lo em um modelo. Sendo assim, com este ponto esclarecido, vamos lá.

1. Utilize a notação correta

Veja só, este ponto é muito importante e precisa ser reforçado. Quando você está desenhando um processo com o objetivo de automatizá-lo, a ferramenta de automatização de processos tem que entender o seu desenho para poder executá-lo. Por isso, não caia na tentação de reaproveitar desenhos que você já tem prontos e que foram construídos para outra finalidade. Infelizmente, isso não vai dar certo.

Então, é importante que você siga algumas regras e orientações de modelagem universalmente utilizadas para fins de automação. Além disso, sabia que para automatização em ferramentas BPMS, a notação BPMN é a mais utilizada e conhecida para a modelagem dos processos.

2. Faça um desenho de processo executável

Você deve estar pensando: “como assim desenho executável?” rsrsrs. Mas sim, você tem que construir seu desenho de uma forma semanticamente correta. Ou seja, deve fazer sentido e seguir as especificações do BPMN.

Para começar, qual é o nível de detalhamento ideal para o desenho de um processo?

Para você entender melhor, vamos começar observando o desenho abaixo.

Neste desenho há três atividades que serão executadas pela equipe de compras, uma após a outra. Observe que, neste caso, a pessoa faria o orçamento com “n” fornecedores e finalizaria a tarefa.

Imediatamente, chegaria outra tarefa para ela analisar os orçamentos, escolhendo o fornecedor ela finaliza a tarefa. Novamente, imediatamente já chega outra tarefa para ela emitir a ordem de compra.

Pense comigo, isso faz sentido? Não, não faz pois o nível de detalhamento está muito alto, sem necessidade. Será que essa colaboradora está feliz com essa automatização? Ela deve estar pensando “que saco!” e não é isso que você quer, não é mesmo?

Então, a dica é: quando duas ou mais tarefas forem executadas em sequência pela mesma pessoa, ou equipe, busque agrupá-la em uma tarefa só. Deste modo, as três tarefas do desenho acima virariam uma única tarefa de “Orçar, escolher fornecedor e emitir a ordem de compra”.

Exceção

Sim, essa regra possui uma exceção. Quando as atividades, individualmente, podem levar muito tempo (meses, por exemplo), você deve analisar se não faz mais sentido dividi-las em mais tarefas.

Trâmites automatizados

Você sabia que em um processo automatizado, o trâmite também deve ser automatizado? Então, encaminhamento, atividades que não agregam valor ao processo e que fazem apenas o roteamento das informações, geralmente, devem ser desconsideradas no desenho. Vou te dar alguns exemplos:

• Despachar;
• Encaminhar
• Avisar;
• Enviar;
• Comunicar.

Se no seu desenho você colocou essas atividades em tarefas humanas, pense bem! Elas são fortes candidatas a serem eliminadas e assim melhorar o seu processo. Elimine-as e substitua por recursos automatizados. Como o evento de mensagem (notação BPMN), por exemplo. Desta forma o seu processo ficará muito mais simples, veja só:

6 boas práticas de modelagem de processos

Sendo assim, vou compartilhar algumas boas práticas de modelagem de processos para os desenhos que você pretende automatizar, ok? Tudo isso foi aprendido ao longo dos mais de 25 anos de experiência de mercado que os profissionais da Zeev possuem. Eu aprendi com eles e você também pode aprender e aproveitar!

1. Mantenha um espaço adequado

Em síntese: você precisa de espaço! Ao desenhar o seu processo no modelador de uma ferramenta de automatização de processos, não tente fazê-lo de modo que caiba em uma folha ou no monitor sem precisar rolar para os lados. Não vale a pena!

A longo prazo, você irá mexer nos processos, você vai precisar alterá-lo, melhorá-lo. E como vais fazer isso se não tem espaço? Inclua os elementos de forma espaçada, assim, o desenho ficará muito mais claro, de fácil leitura e você poderá incluir novos elementos sem precisar mexer em todo o desenho. OK?!

Não há limites para a melhoria, então, abuse e use dos espaços! rsrsrs.

2. Utilize eventos de link para retornos

Veja só, existe uma boa prática para eliminar conexões de retorno no desenho. Imagine que você tem um processo enorme, com várias conexões de retorno. Socorro, quem conseguiria interpretar um desenho cheio de linhas para lá e pra cá?!

Saiba que essas conexões podem ser substituídas por eventos de link. Veja só:

3. Dê o nome correto para as tarefas

Veja só, as tarefas e ventos devem ser nomeadas no infinitivo. Esta é uma boa prática conhecida universalmente. Então, utilize “aprovar” ao invés de aprovação, “solicitar” ao invés de solicitação, por exemplo.

4. Utilize as raias

Anteriormente, falamos do nome correto das tarefas. Então, pense comigo. Se você tem a tarefa ” aprovar compra” no seu desenho, olhando de primeira, sem entrar nas configurações da atividade, você não sabe quem é o responsável, não é mesmo?

Essa informação está na raia. No título da tarefa não utilizamos o sujeito, mas precisamos conseguir identificá-lo para interpretar o desenho de maneira correta. Então, a maneira correta para você indicar o sujeito responsável pela tarefa ou evento é utilizando as raias. Veja na imagem:

5. Numere as atividades no modelo do processo

Essa dica é uma das que mais gosto! Não tem nenhum problema técnico em você não enumerar atividades. Mas, na prática, isso pode evitar dificuldades no dia a dia.

Por exemplo, se você é o dono do processo, você quem criou e automatizou ele, e alguém chama você informando que está ocorrendo um erro ou problema “na atividade de aprovação” do processo X (confie, é assim que você receberá a informação). Hmmm e agora? Qual atividade de aprovação? Tem cinco aprovações neste processo!

Para evitar essa dificuldade de comunicação, enumere as atividades. Podemos utilizar, por exemplo “T01 – Solicitar compra”, T02 – Aprovar compra”. Veja no exemplo:

Então, faça isso para todos os elementos do seu processo. Crie um padrão para cada tipo de elemento, como o “T” que utilizei no exemplo acima, T de tarefa.

6. Utilize fins diferentes para situações diferentes

Finalmente, última boa prática que quero compartilhar com você hoje. É considerado uma boa prática você utilizar fins diferentes para situações que são diferentes.

Veja só, identifique no nome ou na configuração (quando possível na ferramenta) o tipo de fim que está acontecendo. Por exemplo, “concluído”, “atendido”, “aprovado”. Desta forma fica mais fácil para quem está interpretando o desenho e também em possíveis relatórios que você emitir.

Por fim,

Sair desenhando sem conhecer a melhor forma de fazer isso, pode ser um tiro no pé. Por isso, eu trouxe para você este guia completo sobre modelagem. Para você começar a automatização do seu processo da forma correta!

Até o próximo conteúdo.