Como eliminar tarefas manuais no processo de contas a pagar?

Tarefas manuais fazem parte da rotina do departamento de contas a pagar de muitas empresas. Porém, esse fluxo pode gerar uma série de falhas. Por exemplo, o responsável pode esquecer um pagamento ou fazê-lo de forma errada. Quem lembra do blogpost sobre a multa de 21 mil reais?! Isso pode gerar dores de cabeça, além de retrabalho para a equipe.

Assim, fica claro que as tarefas manuais não são a melhor opção para o setor de contas a pagar e devem ser eliminadas do seu dia a dia. No entanto, muitos gestores não sabem como fazer isso e acabam se apegando a um modelo de trabalho ultrapassado. 

Pensando nisso, reunimos neste post dicas de como eliminar as tarefas manuais do processo de contas a pagar e otimizar o trabalho dos seus colaboradores. Acompanhe!

O que são tarefas manuais e como elas impactam a área de contas a pagar?

Tarefas manuais são definidas como todas as ações executadas por uma pessoa sem a ajuda de um sistema automatizado. Esse tipo de fluxo de trabalho é comum em vários setores e operações, especialmente em contas a pagar.

O problema desse processo é que ele está sujeito a uma série de falhas humanas, o que o torna pouco confiável. Nesse sentido, cada vez mais empresas optam por softwares de gestão para otimizar suas atividades. 

A seguir estão os principais impactos das tarefas manuais nos processos da área de contas a pagar:

• Pagamentos duplicados, errados ou atrasados, podendo acarretar prejuízo financeiro para uma organização;
• Ausência de um processo de contas a pagar bem alinhado, o que pode levar os colaboradores a trabalhar de forma individual e sem senso de unidade; 
• Dificuldade de comunicação entre os colaboradores, já que as informações não ficam centralizadas e arquivadas;
• Os processos feitos manualmente costumam ser lentos, o que pode tornar uma empresa improdutiva;
• Complicação na hora monitorar as tarefas do departamento de contas a pagar, o que pode afetar seu crescimento e o processo de tomada de decisão;
• O empreendimento pode ter problemas para cumprir os prazos devido ao controle ineficaz das operações.

5 dicas para você eliminar tarefas manuais no processo de contas a pagar

A melhor opção para eliminar as tarefas manuais é a automatização das tarefas de contas a pagar, que é uma forma ideal de garantir que sejam realizadas de forma padronizada, com rapidez, economia e segurança. 

No entanto, há mais de uma maneira de simplificar esse processo. Descubra quais são com essas cinco dicas:

1 – Acompanhe os processos de contas a pagar

Os processos do setor de contas a pagar precisam ser acompanhados de perto, pois essa atividade faz parte das boas práticas para a gestão eficiente da rotina. Assim, todas as saídas, por menores que sejam, devem ser registradas.

Essa ação permite que o gestor veja se a empresa está lucrando ou se sustentando. Com base nisso, é possível entender a saúde financeira do negócio e pensar em ações voltadas para seu adequado funcionamento.

Apesar de demorada, essa é uma operação essencial para quem ainda não possui um sistema de gestão financeira.

2 – Utilize as funcionalidades que o banco oferece, a seu favor

O atraso nos pagamentos é um dos problemas mais comuns enfrentados pelas empresas, pois acumulam juros, geram multas e reduzem a capacidade de negociação com fornecedores.

Além disso, pode prejudicar a imagem do negócio no mercado, colocando em risco sua reputação.

A melhor maneira de corrigir ou evitar isso, além de um controle impecável, é utilizar as funcionalidades que os bancos oferecem, a seu favor. Como, por exemplo, fazer os agendamentos do que você tem em aberto, ou, até mesmo realizar os pagamentos de forma adiantada, caso seja benéfico para você.

Afinal, outros problemas podem surgir, por exemplo, o sistema bancário apresentar falhas no dia da liquidação de boletos ou de outros documentos.

3 – Defina centros de custos

A organização por centros de custos é uma forma de dividir cada um dos setores de uma empresa de acordo com suas responsabilidades financeiras. 

Usando esse modelo de trabalho, é possível agrupar as despesas de cada departamento e, com base nisso, se organizar para supri-las da melhor forma. É uma solução simples, mas muito eficaz. 

Isso porque permite conhecer as áreas da empresa que mais geram custos. Dessa forma, pode-se verificar se um departamento está consumindo mais recursos do que deveria e fazer cortes e ajustes orçamentários necessários.

4 – Livre-se das planilhas e controles paralelos

As planilhas são as queridinhas de muitos gestores financeiros, mas não são tão boas quanto parecem. Na verdade, elas são mais um obstáculo do que uma ajuda, especialmente quando várias pessoas estão usando o mesmo documento.

Basta um colaborador cometer um único erro ao preencher uma planilha que pode levar a uma bola de neve de falhas. 

Centralize as informações nas suas principais ferramentas e elimine essas planilhas. Além do retrabalho que o preenchimento de planilhas causa, você pode estar trabalhando com dados incorretos, já que eles ficam rodando de planilha em planilha.

5 – Dica de ouro: realize o mapeamento e automatização dos processos de contas a pagar

O mapeamento é o primeiro passo para eliminar tarefas manuais nas operações de contas a pagar. Esta etapa consiste basicamente em identificar as atividades que podem ser automatizadas. Ele permite compreender como funcionam as operações e identificar oportunidades de melhoria.

O próximo passo é automatizar os processos identificados. Isso pode ser feito com a ajuda de tecnologias ou sistemas específicos, como uma ferramenta de BPMS.

De modo geral, são soluções que oferecem vários benefícios a uma empresa, além da automatização dos processos de contas a pagar. Por exemplo, redução de custos e aumento da produtividade.

Como você pode ver, a automatização é uma ótima solução para empresas que buscam agilizar e padronizar seus processos de contas a pagar, reduzir erros humanos e elevar sua produtividade e competitividade. 

Inclusive, conheço um case de sucesso que pode provar isso. A JHSF automatizou os processos da área financeira e reduziu o tempo de processamento de documentos de 5 dias para 1 dia! Veja o case:

Não me limito a esse exemplo. O Rodrigo, Coordenador de tecnologia da Carapreta, se orgulha ao dizer que conseguiu eliminar atrasos nos pagamentos de faturas, com a automatização de processos. Veja o vídeo no nosso Youtube.

Sua empresa ainda não conta com uma tecnologia para automatizar seus processos? Então, leia o blogpost que vou te indicar: Solução para automatização de processos da área financeira.