Ciclo PDCA: O que é e quais são as etapas para você aplicar na sua empresa

PDCA é uma metodologia de gerenciamento. O ciclo PDCA tem o objetivo de promover a melhoria contínua de algo, seja um processo, produto ou serviço. O ciclo PDCA já é muito conhecido. Sendo assim, este blogpost não é apenas mais um artigo sobre o ciclo PDCA com coisas que você já ouviu falar. Este é um artigo para você aprender a aplicar o PDCA de forma correta. Então, vamos lá, pois você vai sair daqui um Ninja sobre esse assunto!

O que você vai encontrar neste blogpost?

1. O que é ciclo PDCA
2. Quais são as etapas do ciclo PDCA
3. O que você precisa saber para aplicar o ciclo PDCA?
4. Etapa 1: Planejar (Plan)
5. Etapa 2: Fazer (Do)
6. Etapa 3: Checar (Check)
7. Etapa 4: Agir (Act)
8. Receita do bolo: como aplicar o Ciclo PDCA
9. Por que o ciclo PDCA é importante?

O que é ciclo PDCA?

PDCA é uma sigla para Plan-Do-Check-Act, em inglês. Traduzindo, significam Planejar-Fazer-Checar-Agir. Como já mencionei, o ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento aplicada para a melhoria contínua.

O PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming e ainda é muito utilizado nas organizações para a otimização de processos. A metodologia consiste na aplicação de 4 etapas, que são executadas subsequentemente umas às outras. Mas até aí pode ser um modelo linear, e não cíclico, não é mesmo?

Por que o PDCA é conhecido como um ciclo?

Pois bem, é preciso lembrar, então, qual o objetivo que você tem ao aplicar a metodologia: buscar a melhoria contínua, seja de produtos, serviços, processos, etc. Se pensarmos dessa forma, vamos concordar que para ser algo contínuo, não posso ter necessariamente um fim, pois é recorrente.

Sendo assim, surge a ideia de ciclo: quando estamos na última etapa é o momento de ver o que deu certo, o que deu errado e replanejarmos, iniciando um novo ciclo de melhoria. Agora, para que você consiga entender melhor o chamado ciclo PDCA, vamos falar sobre as etapas, ok?

Quais são as etapas do Ciclo PDCA

Veja só, já sabemos que ciclo é composto por 4 etapas:

1. Plan: que nada mais significa do que Planejar;
2. Do: que traduzindo significa fazer;
3. Check: que significa checar ou monitorar, medir;
4. Act: que é traduzido por agir, é uma das principais etapas do ciclo.

Para ficar mais fácil, eu criei uma imagem para você entender como se relacionam as etapas do ciclo PDCA.

No entanto, você conhecer as palavras e o ciclo desta metodologia e acreditar que entendeu, pode ser até um pouco imprudente. Então, se você achou que aplicar o PDCA é “só” planejar, executar, analisar os resultados e voltar para o planejamento. Sinto informar, mas não é tão simples assim. Se fosse, eu não estaria aqui para te mostrar como aplicar o ciclo PDCA de verdade. E estou muito feliz que você esteja lendo esse texto. 

O que você precisa saber para aplicar o ciclo PDCA?

Primeiramente, vamos rever o desenho que usei para te mostrar o ciclo PDCA. Neste, incluí as atividades que compõem cada uma das etapas do ciclo. Agora, você pode começar a entender o que cada etapa deste ciclo representa. Veja só:

Você percebeu como a primeira etapa, de planejamento, é a mais crítica? Isso porque ela envolve uma série de reflexões que precisam ser avaliadas para a criação do plano de ação. Só daí é que você está apto a partir para a próxima etapa, e assim em diante.

Entendento melhor as etapas do ciclo PDCA

Agora chegou a hora de olharmos com mais atenção para cada uma das etapas. Vou mostrar a você tudo que você precisa entender para aplicar o ciclo PDCA de verdade.

Eu já apliquei inúmeras vezes o ciclo PDCA visando otimizar processos e aplicar melhoria contínua. Além disso, adquirindo esse conhecimento eu descobri onde, normalmente, as pessoas erram com a metodologia. Por isso, resolvi trazer para você um pouco daquilo que percebi com a minha experiência, com exemplos e uma série de boas práticas que podem ser interessantes para você.

Etapa 1: Planejar (Plan)

Agora que eu já te contei que esta é a etapa mais crítica de todo o ciclo, podemos nos aprofundar. Nesta etapa você deve:

• Entender o que precisa ser melhorado (Quais são os problemas que você precisa resolver? Em que prioridade?
• Analisar o fenômeno
• Levantar os dados 
• Criar um plano de ação (Onde você quer chegar e como você vai fazer isso?)

Contudo, pense bem: você faz o planejamento de forma correta? Pode parecer bobo, mas muita gente não sabe fazer um planejamento efetivo. Ao traçarmos objetivos, precisamos estabelecer como vamos atingi-los. Não é mesmo?

Pois então, é aí que entra o planejamento. É quando você define como, o que fará para que determinado resultado seja alcançado.

Exemplo

Precisamos melhorar o desempenho do processo de compras. Para isso, precisamos analisar e coletar os dados do processo sobre o qual vamos dedicar os nossos esforços para realizar a melhoria.

Tendo essas informações, podemos definir o que precisa ser alterado neste processo. Então, podemos planejar as ações que faremos para melhorar o desempenho deste processo.

Para isso, podemos estipular um plano de ação. Esse plano de ação é um planejamento. Planejamento sobre o que fazer para melhorar tal processo. Veja o plano de ação do nosso exemplo:

Planilha de Plano de Ação com Gestão Visual

 Dicas da etapa de planejamento:

Antes de seguirmos nosso ciclo PDCA. Quero compartilhar com você algumas dicas que podem te ajudar a desenvolver melhor o planejamento. Então, veja só o que é legal fazer nesta etapa:

• Faça o plano e acompanhe a implementação dele. Lembre-se que planos guardados na gaveta não modificam situações atuais, nem trazem resultados diferentes daqueles já obtidos anteriormente;
• O Plano de ação só é verdadeiro quando possui prazo e responsável. Um único responsável, pessoa física com CPF hehehe. Colocar responsável “área X” é a mesma coisa que deixar sem responsável. É aquele velho ditado popular: “cão com dois donos morre de fome”, ou seja, não funciona;
• Prazo. Defina o prazo. Não tem nem ideia de prazo? Estime o prazo, mas o coloque. Tarefa sem prazo nunca se torna uma prioridade, como consequência, nunca sai do papel;
• Sobre cada ação proposta, reflita se ela realmente resolverá o problema ou contribuirá para o atingimento daquilo que se deseja. Há casos em que a ação não agrega em nada mas acaba sendo implementada por falta de análise crítica. Portanto, não faça esforço em vão. Seja crítico;
• Ter uma gestão visual do plano pode ajudar a dar a devida visibilidade que ele merece. Sem contar que fica mais fácil acompanhar a evolução dele.

Etapa 2:  Fazer (Do)

Veja só, “do” significa colocar o plano de ação em ação! Pode parecer redundante, mas é isso mesmo. Essa é a hora de colocar a mão na massa, ou seja, executar o que você planejou. Eu diria que essa é a parte mais fácil das quatro etapas. 

Veja bem, eu disse que o planejamento (etapa anterior – P) costuma ser a mais crítica, pois requer estudo e análise e, se estes pontos falharem, seu plano não será construído de forma eficaz. Aqui vale ressaltar a importância do planejamento correto. Se você fez um bom planejamento, bem elaborado e detalhado, você vai arrasar! Pois você estará evitando erros e o desperdício de tempo nas etapas seguintes. 

Exemplo

Sendo assim, nesta etapa vamos aplicar as ações que definimos para melhorar o desempenho do processo de compras. Ou seja, vamos:

• Mapear o processo de compras.
• Definir os responsáveis pelas tarefas.
• Automatizar o processo de compras.
• Implementar o controle do lead time do processo.

Dicas da etapa fazer

Também tenho dicas para esta etapa. Mesmo sendo a etapa mais “fácil”, quero que você tenha todas as dicas para implementá-la da melhor maneira. Sendo assim, veja as dicas do que é legal fazer nesta etapa:

• Ficar de olho nos prazos e não deixar para agir em última hora;
• Se a ação envolver processos e pessoas de outras áreas, elas devem estar cientes e, melhor ainda, se tiverem participado do planejamento. Isso ajuda no engajamento e na quebra de barreiras internas;
• Se as pessoas não participaram do planejamento, tenha ciência de que elas podem levar um pouco mais de tempo para entender o objetivo e conseguir ajudar. Por isso, faça uma reunião breve para que todos fiquem na mesma página e possam atuar de forma eficaz;
• Se conseguir, faça uma fotografia do momento. Como estava o processo? Colete dados, números, fotos, qualquer coisa que possamos comparar após a ação de melhoria for implementada. Isso ajuda, inclusive, a mensurar a melhoria feita e a valorizar os resultados obtidos.

Etapa 3: Checar (Check)

É aqui que mora o perigo. Será que você mede o que você executa? Podemos dizer que esse é o pecado capital do ciclo PDCA. Na maioria das vezes, as pessoas executam e executam e melhoram e fazem e planejam e fazem… mas pouco, ou nada é mensurado.

Frente a isso, reflita: faz sentido mudar, agir, criar, transformar e não medir? A sua equipe comete este erro? Ou ainda: você é um profissional super dedicado e possui várias ideias inovadoras, mas quando implementa suas ideias você não verifica se de fato ela gerou bons resultados?

Se você se identificou com alguma das opções, fique ligado. Você vai começar, de uma vez por todas, a verificar as ações implementadas nos projetos de melhoria que você participa. 

Antes de tudo, vou te contar uma coisa. Você sabia que é por causa desse comportamento comum que na norma ISO existe uma etapa chamada “verificação de eficácia”. Para obrigar que você de fato visite o que você fez e avalie se deu certo ou não. Por isso, lembre-se: verificar a eficácia é checar! Checar se deu certo, se o objetivo foi atingido ou não.

Ainda não é uma prática que ouvimos falar, o monitoramento e controle por indicadores de desempenho nos processos. Quantas organizações mensuram o que de fato fazem? Medir requer um processo maduro, ou seja, com um nível mais alto de maturidade. Entretanto, não necessariamente você precisa ter um indicador de desempenho do processo. 

O que é fundamental para a aplicação do ciclo PDCA, é medir o resultado da ação que você planejou (na etapa Plan) e que você executou (na etapa Do).

Vamos ao exemplo

Se pensarmos em exemplo de melhoria no desempenho de um processo de compras. Poderíamos mensurar qual foi a redução de perdas do processo, não é mesmo? Poderíamos também medir o tempo de formalização de ordem de compra, após a solicitação. Quantas solicitações ficam paradas com o comprador após a implementação da melhoria. Enfim, devemos medir, ok?

E, se o resultado não for positivo? Então, sempre existe a chance de não alcançarmos o êxito com o nosso plano. Sendo assim, o que fazer? Nessa hora, vale pensar em algumas formas de avaliar o que não deu certo. Veja algumas opções do que pode ocasionar um resultado não satisfatório:

• Falta de entendimento do problema;
• Pouco estudo e análise do fenômeno abordado;
• Ruídos de comunicação entre a equipe executora e a equipe planejadora;
• Problemas de medição. Nem sempre estamos olhando a métrica correta, o que nos leva a criar planos que não trarão o resultado esperado;
• Não trabalhar na causa raiz do problema;
• Entre outros…

Além disso, vale lembrar que existem algumas ferramentas que podem ajudar você e a sua equipe a encontrarem o gap do plano de ação, como 5 porquês, diagrama de Ishikawa, 5W2H, entre outras.

[Ferramenta] Planilha 5W2H para usar agora mesmo!

 Dicas da etapa de checagem:

Separei algumas dicas aqui também. Visto que, dessa vez também vou compartilhar com você o que eu aprendi que não devemos fazer, ok? Primeiramente, veja o que é legal fazer nesta etapa:

• Estipular um prazo para o processo rodar e após este prazo medir qual foi o resultado da ação implementada;
• Se o PDCA foi para corrigir algum erro, verifique, após um tempo, se de fato o erro foi eliminado;
• Se você tinha um objetivo numérico (Ótimo!!!) verifique se você conseguiu atingir o número. Exemplo: Melhoramos em 50% a satisfação do cliente. Reduzimos em 60% o tempo de execução do processo;
• Se o processo não possui indicadores de desempenho, encontre uma maneira de medir esta ação específica.

Agora, atente-se ao que NÃO é legal fazer nesta etapa: 

• Ignorar o resultado. Colocar o plano em execução e não verificar se deu certo. Se você não mede os resultados das ações você não está aplicando melhoria contínua. Por este motivo, só é melhoria se você verificar por A+B que a ação trouxe resultado.
• Utilizar parâmetros subjetivos (bom, ruim, melhor, pior). Cuidado, o que é bom para mim pode não ser bom para você.

Etapa 4: Agir (Act)

Mas o que isso significa na prática? Muita gente se perde nessa etapa por falta de entendimento. Infelizmente essa é a ação mais esquecida do ciclo. A maioria das equipes planejam, executam, às vezes medem e param por aí. É comum muitas vezes os envolvidos não voltarem para a etapa P (planejamento) para planejar novamente e corrigir o que deu errado. Isso sem contar que quando você não mede o resultado da sua ação, fica muito difícil saber se o caminho que você trilhou é o melhor. Sendo assim, acabam não aplicando a melhoria contínua. 

Além disso, não seria legal entender e ter certeza sobre o que fizemos para dar certo? Ao sabermos exatamente no que decorreram nossas ações, podemos replicar. Ou seja, aplicamos a mesma ideia de sucesso para melhorar outros processos. O aprendizado adquirido em um ciclo serve de espelho para outras iniciativas, como benchmark.

Vamos ao exemplo

1. (Plan) – Fizemos 4 ações no plano para melhorar o desempenho do processo de compras.
2. (Do) – Implementamos. Ou seja, colocamos as ações em prática.
3. (Check) – Melhorou o desempenho do processo? Ou achamos que melhorou porque o processo parece melhor? Você mensurou suas ações? “Sim, fizemos pesquisa e as solicitações de compra não ficam mais de 1 dia paradas com o comprador. Estamos rastreando 100% de aprovações de compra pelo processo automatizado”.
4. (Action) – Ok! Deu certo! Mas, das 4 ações qual foi a de maior impacto? Ou qual foi, de fato, a ação percebida pelas pessoas envolvidas no processo? Se foi a automatização do processo, por exemplo, podemos replicar em outros processos que estão precisando de melhoria.  

Agora ficou claro que além de planejar, colocar em ação, e medir é preciso entender o que de fato deu certo e pode ser replicado. Deste modo, você percebeu a importância de se medir e avaliar as ações do plano, não é mesmo?

Receita do bolo: como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa!

Veja só que legal, adquirimos um passo a passo para aplicarmos o ciclo PDCA de verdade, não é mesmo?

1. Defina o que você gostaria de melhorar: processo de atendimento, processo de fabricação, entrega de serviço, etc.
2. Reúna a equipe que irá trabalhar nessa melhoria;
3. Criem um plano de ações que serão executadas, com responsáveis e prazos;
4. Coloquem as ações em prática;
5. Analisem os resultados obtidos. Fuja de medidas subjetivas, elas não vão dar resposta alguma a você;
6. O resultado final obtido foi o planejado? Se sim, ótimo! Mas o que deu certo e pode ser replicado para outros processos, ou cenários, que você deseja melhorar? Ter essa resposta é fundamental para a continuidade do ciclo PDCA. Agora, o resultado obtido não foi o que desejava? Por quê? O que deu errado? Sendo assim, pensem nessas perguntas e façam um novo planejamento;
7. Hora de fazer um novo planejamento. Com o que deu certo, ou errado, e seguir melhorando continuamente.

Por que o ciclo PDCA é tão importante?

Reflita comigo. Melhorar seus processos continuamente é uma prática que te leva à excelência. Que tal? Além disso, aplicar o ciclo PDCA te fornece vários inputs para identificar se o que você está fazendo está te trazendo resultados. Realmente melhorando seus processos, pois você obtém dados para poder mensurar isto. Ou seja, é uma metodologia essencial para a boa gestão. 

Sendo assim, você deve aplicar o ciclo PDCA sempre. Todos os dias! Esse é um dos segredos da melhoria contínua: cadência de otimização. 

Para finalizar, eu espero que vocês tenham gostado do post de hoje. 🙂

Que sigamos melhorando processos, sempre! E não esqueça que você pode nos contatar sempre que quiser ou precisar, pois na Zeev nós acreditamos que compartilhar conhecimento é sim uma forma de trazer mais melhorias para o dia a dia das pessoas.

Um abraço e até mais!