Checklist: Como fazer uma boa lista de verificação? [Com exemplos]
Olá, pessoal! Bruna por aqui. Sabe quando você sente necessidade de contar uma coisa? Eu estou sentindo isso. A necessidade de expressar para vocês o que eu penso sobre o poder de um checklist bem feito! Tenho falado isso em todas as demonstrações semanais das ferramentas da Zeev, quando eu apresento. E, hoje, venho compartilhar com você como fazer um bom checklist.
O que você vai aprender neste blogpost:
- O que é checklist?;
- Qual é a função de um checklist?;
- Quais as características de um checklist?;
- Como fazer um bom checklist em 4 passos;
- E se a lista ficar enorme?;
- Entendendo diferentes listas de tarefas;
- Fazer listas de checagem impacta a produtividade da equipe;
- Dica de ferramenta para checklist profissional.
O que é checklist?
Um checklist é uma lista de verificação ou uma lista de checagem. A palavra checklist é de origem inglesa, obviamente. Mas, sem tradução específica, porque a gente já usa este termo assim mesmo, em inglês, sem necessidade de uma tradução.
O importante aqui é dizer que um bom checklist salva vidas! rsrsrs. Brincadeiras à parte, é verdade sim! Pois listas de checagem são usadas em diversos processos, manutenção de aeronaves, linhas de fabricação automotivas, manutenção, etc.
- Além disso, as pessoas da equipe são responsáveis por utilizar o checklist a cada execução da tarefa. Isso é essencial para que o checklist alcance todo o poder que estamos contando à você.
Mais organização e menos estresse
Quero compartilhar com você o quanto eu acredito que a falta de organização gera estresse na nossa vida. É o shampoo que você esqueceu de comprar e só lembra na hora do banho. Um trabalho do colégio do seu filho que você lembrou tarde demais que deveria ter ajudado. Ou ainda, um item importante no trabalho que seu gestor teve que chamar a sua atenção.
Tudo isso porque você confiou na sua memória, deixou no ar, acabou esquecendo e te trouxe sentimentos ruins de tristeza e insatisfação. A sua vida não precisa ser assim. Por acreditar nisso, hoje compartilharei minhas técnicas pessoais de trabalho com o poder de um checklist bem feito!
Um checklist poderoso diminui a sua dor de cabeça
Eu li um livro chamado “A arte de fazer acontecer” (Getting Things Done). Livro antigo, mas ainda ótimo. Este livro enfatiza fortemente que você deve tirar todas as suas tarefas da cabeça e listá-las em um papel. Você nunca vai conseguir fazer todas as atividades que deseja em um único dia. Porém, estas atividades consomem seu cérebro e te deixam cansado, desanimado e frustrado por não conseguir finalizá-las.
A forma que eu achei para limpar minha mente, foi criando listas. E pode apostar que um checklist traz paz. Além disso, traz uma sensação de tranquilidade. Pois, você não precisa mais ficar pensando no que deve ser feito. Para as pessoas que se consideram desorganizadas, ele pode ser ainda mais útil.
Como fazer um bom checklist em 4 passos
Vou compartilhar com você um passo a passo com exemplo de como criar um checklist para evitar falhas em processos (a falha ainda não aconteceu). Com base nisso tudo que eu falei até aqui (portanto se você não leu desde o início do artigo eu incentivo fortemente que você o faça rsrsrs), vou te mostrar como eu faço para um checklist ser poderoso na execução dos processos dentro de uma empresa.
Passo 1: Defina em que processo você irá trabalhar
Você não precisa sair fazendo mil listas de verificação só por que eu estou te contando o poder delas. Um passo de cada vez! Até porque se você fizer isso vai arrumar mais bagunça e não organização, que entendo que seja o seu objetivo. Então, escolha um processo para conseguir fazer uma lista de cada vez. Foco.
Passo 2: Deste processo, que tarefas precisam de checklist?
Pense nas tarefas que você precisará realizar para que o processo “ande”, essas são as tarefas que você irá destrinchar em checklists. Cada tarefa, se necessário, terá um checklist. Lembre-se bem das tarefas que na sua execução envolvem mais de um ponto importante, ou algo que você possa vir a esquecer na execução. O checklist vai ser valioso neste momento.
Passo 3: Defina, para cada tarefa, quais os itens devem ser verificados
Bem, aqui você já está dando vida e sentido ao seu checklist. Agora, você coloca no papel, ou em algum software, todas as tarefas que você listou acima, e para cada uma delas, liste itens de verificação que são importantes e que vão evitar erros e esquecimentos durante a execução da tarefa. Feito isso, lista de verificação (checklist) montada. 😉
Passo 4: Compartilhe a lista de verificação
Só você realiza essas tarefas? Se sim, tudo bem, sua lista. Mas, se mais pessoas irão executar as tarefas, talvez nas suas férias, é importante que elas tenham acesso ao checklist que você montou. Assim, elas terão um bom “norte” para executar aquela tarefa e possivelmente vão executá-la de forma correta, pois elas terão o seu checklist para apoiá-las, não é mesmo?!
Uma pessoa não executa uma atividade da mesma forma que a outra
Há poucas semanas atrás eu conversei com uma pessoa que me disse: “eu quero uma ferramenta que diminua as falhas internas na minha empresa. Porque daqui duas semanas a gente encontra um erro dentro do processo e perdemos muito tempo consertando esse tipo de falha”.
Uma pessoa não executa uma atividade da mesma forma que a outra. Ou ainda, um dia eu posso estar super disposta com a mente tranquila e lembrar de todas as tarefas que eu devo fazer. Entretanto, no outro dia eu posso estar desmotivada e esquecer de tudo. Aí, um checklist pode me salvar e evitar que eu cometa erros que aparecerão no futuro.
E se a lista ficar enorme?
Na imagem acima eu mostrei para você um exemplo muito simples. Com um checklist de 2 ou 3 linhas. Sabe este texto que você está lendo? Só para a escrita e postagem dele existe um checklist de 52 linhas.
Ou seja, cada único post que vem aqui para o blog passa por estes 52 itens. Isso garante que, independente de quem escrever e postar, o conteúdo sairá como deve ser feito e nunca escutamos a frase “porque fulano esqueceu, porque fulano não fez”.
Fulano esqueceu, fulano não fez
O que mais a gente vê no dia a dia das empresas são coisas acontecendo de maneira “torta” porque fulano esqueceu, porque fulano não fez, porque fulano nunca sabe o que precisa ser feito. A culpa, meu povo, não é do fulano. A culpa é do processo. O processo permitiu.
Analise a imagem acima. Veja que eu separei os exemplos em times / departamentos e listei algumas das tarefas ou rotinas que esses departamentos têm. Como por exemplo, receber um novo colaborador. Dentro do processo de “Recebimento de um novo colaborador” existem dezenas de tarefas que precisam ser executadas. E estas tarefas estão listadas no checklist.
Dica: mantenha o foco
Minha característica como pessoa sempre foi: direta e reta, direto ao ponto, foco total. Eu sempre fui assim. Às vezes isso me ajuda e às vezes isso me atrapalha. Como tudo na vida existe um lado bom e outro lado ruim.
Mas qual a relação disso com os checklists? A relação é que, para não perder o foco na minha atual atividade, eu comecei a criar listas para eu consultar no momento certo, na hora certa. É como se você tirasse aquele pensamento atravessado que surgiu na sua cabeça no momento errado. Anota ele em algum lugar e ele some.
Entendendo as diferentes listas de tarefas:
Checklist pessoal
Quando comecei a minha neura por criação de checklists, eu jamais achei que chegaria nesse ponto. Eu uso o aplicativo que veio no iPhone (chamado Lembrete) para listar tudo que eu preciso fazer antes de: sair de casa com minhas filhas, levá-las para a escola sem esquecer nadinha, ir ao supermercado sem um papel na mão, melhor ainda, ter a lista do mercado sempre pronta, lista de livros que eu gostaria de ler, listas de aniversários com lembretes automáticos anuais, etc.
As minhas listas pessoais são como “TO DO” lists e quando eu inicio alguma tarefa eu sei que tenho um checklist pronto para me ajudar a não esquecer de nada. Veja, eu fiz um print para você ver:
Checklist profissional
Da mesma forma que a criação de listas pessoais facilita a minha vida, a criação de listas dentro dos processos da empresa me permitiram reduzir uma série de não conformidades nos processos, quando eu trabalhei com ISO 9001. Desde então percebi que, um checklist bem feito pode te trazer paz e um pouco menos de não conformidade, erros e retrabalhos em processos empresariais (rsrsrs). Bingo! Que grande descoberta eu fiz.
Checklist de viagem
Você não vai acreditar! Mas, eu tenho sim uma lista de “O que levar na viagem” depois desta lista eu diminui e muito o tempo que eu levo para fazer a bagagem da praia, por exemplo. Ainda mais com duas crianças em casa, não é mesmo? Eu criei esta lista e quando vou preparar as malas é só acessá-la. Está ativa há anos, gente! Juro! Não vou mostrar aqui porque é muito pessoal (rsrsr).
Checklist para verificação de falhas (a falha já aconteceu)
É muito comum na indústria terem checklist de inspeção. E, inclusive, é tido como requisito normativo em alguns casos. Ou seja, quando um item é produzido ele passa por pontos de inspeção dentro do processo. A fim de garantir que a qualidade do produto final esteja dentro do esperado.
Neste caso, quando um checklist detecta uma falha é ruim, porque a falha já aconteceu. Mas, o que eu estou propondo é que você use o checklist de uma forma diferente, ou seja, para evitar que as falhas aconteçam dentro da sua empresa.
Fazer listas de checagem impacta a produtividade da equipe
Imagine que você recebe um novo colaborador e ele não sabe como executar tal tarefa. Se ele tiver um checklist saberá o passo a passo para executá-la e não ficará fazendo perguntas e afetando a produtividade dos demais.
Imagine agora que você consiga, com o uso de listas, diminuir os erros e esquecimentos do processo. Assim, você não precisará mais parar a sua equipe para ficar corrigindo problemas do passado, a produtividade aumenta. Eu poderia ficar aqui listando infinitos pontos positivos para você começar agora mesmo a fazer seus checklists e inserir nos seus processos.
Dica de ferramenta para checklist profissional
Como dica para criação de checklist dentro dos processo da sua empresa eu fiz um vídeo te mostrando como isso funciona dentro do Zeev, que é um sistema de gestão de processos. O vídeo possui 2 minutos.
Para finalizar, eu deixo aqui uma frase que eu gosto muito:
“Uma tarefa deixada por fazer fica pendente em dois lugares: no local em questão e dentro da sua cabeça. As tarefas incompletas na sua mente consomem a energia da sua atenção à medida que corroem a sua consciência. ” Brahma Kumaris
Um abraço, pessoal!
