Como o Instituto Batuíra transformou os seus processos?

No mês de junho, tivemos a honra de receber o Sérgio Haas, Presidente do Instituto Espírita Batuíra de Saúde Mental, para uma conversa sobre o sucesso da transformação de processos no instituto. Para nossa feliz surpresa, ele fez muito mais! Além de compartilhar conosco os resultados incríveis obtidos com a nossa ferramenta, o Sérgio deu uma verdadeira aula sobre gestão! Se você perdeu, eu lhe convido a ler sobre os melhores momentos! Vamos lá?

Você já conhece o Instituto Batuíra?

Se você não conhece, tudo bem. Antes de mais nada, vamos contar um pouco sobre essa organização. O Instituto Espírita Batuíra de Saúde Mental é um hospital de porte médio, que atende pessoas com transtornos mentais. Além disso, esse hospital destina 100% de seus serviços de saúde exclusivamente ao Sistema Único de Saúde (SUS). Legal, não é mesmo?

Contudo, apesar de terem 70 anos de história, a entidade já passou por diversos problemas de gestão. Por isso, um dos seus principais objetivos é se manter em funcionamento, com qualidade e menor custo possível, pois possui poucos recursos financeiros.

Então, foi neste cenário, cheio de desafios, que o Sérgio conseguiu obter tanto sucesso com a parceria do instituto com a Zeev. Como já contei à você no início do texto, além dos resultados incríveis obtidos nessa transformação com a nossa ferramenta Orquestra BPMS, que agora se chama Zeev, ele nos deu uma verdadeira aula de como gerenciar um negócio de forma inteligente. 

Por fim, antes de seguirmos, vale lembrar: se você ainda não sabia que o Orquestra BPMS tinha mudado de nome, deixei esse vídeo de 15 segundos sobre a novidade!

O que o Instituto Batuíra procurava? 

Diante do cenário adverso, o Instituto Batuíra buscava uma ferramenta que pudesse facilitar o dia a dia da equipe, bem como o desenvolvimento das tarefas dos colaboradores e a redução do tempo dos treinamentos. Além disso, também desejavam ter o maior controle das atividades executadas e mais velocidade na resolução de questões burocráticas. 

E isso não é tudo! Olhando para todas essas questões, ficava claro que tudo isso precisava estar disponível de forma online. Sem falar na necessidade de ser integrado com outros sistemas legados que o hospital já utilizava. Dessa forma, pergunto: você acha que eles encontraram tudo isso em uma solução só? Vamos ver!

A solução foi contratar um BPMS. Mas por quê?

Primeiramente, vou relembrar o que é um BPMS. Veja só, BPMS (Business Process Management System) são softwares que permitem o mapeamento, execução e monitoramento de processos. Portanto, podemos dizer que o principal objetivo de um BPMS é gerenciar fluxos de trabalho. Além disso, eles também permitem que você automatize seus processos. 

Pois bem, dito isso, fica claro o porquê a instituição foi atrás de uma ferramenta dessas, não é verdade? O Sérgio ainda destacou alguns outros pontos importantes nessa decisão: 

  • Facilidade de uso;
  • Velocidade nas entregas dentro da organização;
  • Custo baixo;
  • Não depender de infraestrutura própria;
  • Escalabilidade e independência;
  • Ser uma solução única e completa;
  • Entre outros!

E sabe algo muito legal? É que com base nesse motivos, o Instituto veio conversar com a Zeev. Por fim, o Batuíra viu que a nossa ferramenta oferecia o que eles precisavam, mas perceberam, também, que o Zeev poderia entregar muito mais! 

Eles escolheram o Zeev, e você sabe por quê?

Depois de toda pesquisa no mercado, muitos motivos levaram o Instituto a escolher trabalhar com a ferramenta Zeev, nossa solução de BPMS. 

 

Nós não queríamos mais do mesmo
Frase Sérgio Haas – Instituto Batuíra

 

Então, com o Zeev foi diferente, a ferramenta proporcionava o que eles precisavam e oferecia muito mais, para que eles pudessem ir além.

Vamos ver quais diferenciais o Sérgio encontrou no Zeev que o fizeram decidir como o melhor para o Instituto Batuíra:

  • A ferramenta está disponível em Cloud e App
  • Na ferramenta é possível utilizar acesso anônimo
  • A ferramenta possui escalabilidade 
  • É de fácil integração com outras ferramentas
  • É uma ferramenta de fácil aprendizado

Além da ferramenta, a Zeev, como empresa, também fez o Sérgio reforçar sua escolha. Como ele nos contou: a Zeev é clara e transparente, tem bons serviço de suporte e Hands-on, promove facilidade nas documentações, entre outros. Por fim, ele ainda destacou: a parceria, somos parceiros do Instituto Batuíra. 

E o orgulho da gente de ver nosso cliente crescer, fica como?

Temos orgulho de contar para vocês que o Instituto Batuíra “voou” na nossa solução de BPMS.  Isso foi possível pela agregação de valor que o Zeev, proporcionou à gestão do hospital. Em outras palavras, o Zeev colocou a gestão do hospital na mão do gestor. 

Hoje, eles estão com aproximadamente 140 mil processos na nossa ferramenta, vocês conseguem imaginar? Além disso, o Zeev foi além, permitindo diversas integrações. Imaginem um prontuário eletrônico baseado 100% em processos.

Quais foram os resultados alcançados com a ferramenta?

Independência. É o que todos nós queremos a vida inteira, não é mesmo? Pois então, a independência da empresa para o aprimoramento de processos e alterações, foi um dos resultados. Hoje é tudo feito pelo Instituto, sem espera e com total autonomia! Mas você não acha que foi só isso, né? Veja alguns dos outros resultados incríveis que foram obtidos:

  • Velocidade
  • Entendimento de tarefas
  • Gestão dos processos
  • Gestão das áreas, das tarefas e de tempo
  • Rápida adaptação dos colaboradores

Tudo isso foi possível para o Instituto Batuíra a partir da parceria conosco. No webinar, conseguimos entender, com detalhes, como isso foi realizado e como impactou a gestão do hospital. É possível perceber, também, que os processos habilitaram ainda mais a alta gestão.

Vamos falar sobre Macroprocessos?

Tivemos a oportunidade de ver um mapeamento do macroprocesso de treinamento do hospital, com seis processos, antes e depois da implementação do Zeev. E afirmo à você que a diferença é incrível!

Um ponto muito legal é que a gestão do Instituto conseguiu visualizar de modo muito claro a ideia de processos, percebendo que faltava a automatização. A automatização do processo transformou o hospital. E o Sérgio conseguiu mostrar isso a todos que estavam assistindo o webinar.

Com esse sucesso todo, será que o Instituto Batuíra tem planos para o futuro?

Claro que sim! Os resultados já te contaram isso, não é mesmo? Eles continuarão desenvolvendo 100% de suas soluções no Zeev. Agendamento e cancelamento para consultas é um exemplo do que está sendo desenvolvido na ferramenta. Existem projetos de utilização do acesso anônimo para o desenvolvimento de aplicativos externos. 

Além disso, eu já contei a você sobre o prontuário eletrônico dos pacientes? Pois então, esse prontuário terá assinatura eletrônica. Legal, não é mesmo? Imaginem o peso legal disso!

Todo time da Zeev está muito orgulhoso com os resultados alcançados com o Instituto Batuíra e estamos prontos (e ansiosos) para saber o que mais tem por vir. O Instituto Batuíra cresceu e nós crescemos juntos, pois é a isso que nos dedicamos todos os dias. 

O case do Instituto Batuíra é um sucesso!

Neste artigo, trouxemos para você apenas uma ideia do que foi o webinar sobre o case de sucesso do Instituto Batuíra. O Sérgio nos mostrou como conseguiu o sucesso na gestão sem ter nenhum custo fixo com infraestrutura. Incrível, não é mesmo?

Definitivamente, eu tenho certeza que você ficou curioso e quer ver a gravação do webinar, não é mesmo? Então, o que você acha de assistir e se encantar pelo sucesso do Instituto Batuíra? Aproveite essa verdadeira aula de gestão!

Enfim, espero que tenham gostado! Logo compartilharemos com você mais cases de sucesso. Fiquem ligados!

Até a próxima!

Kymberli de Souza

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Meu nome é Kymberli Borba de Souza. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Sou pós-graduanda em Controladoria e Finanças, na UNISINOS. Tenho experiência área da controladoria, atuei em uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta.

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