BPMS ou ECM: qual a ferramenta ideal para sua empresa?

BPMS ou ECM, qual o melhor para a minha organização? A melhor resposta para essa pergunta é: depende! Seguidamente, nós da Zeev encontramos pessoas que, muitas vezes, nos fazem esse questionamento. Isso não é, necessariamente, um problema. Muito pelo contrário, não há problema nenhum em ter dúvidas quanto este ponto.

Foi pensando em ajudar você a não ter mais dúvidas quanto a isso que resolvi escrever esse artigo. Vamos lá?

Gestão por Processos x Gestão de Documentos

O primeiro ponto que precisamos ter em mente é que cada uma dessas ferramentas tem um intuito, ou melhor, um objetivo diferente. Enquanto de um lado você tem uma ferramenta que é voltada a gerenciar processos organizacionais, do outro você tem uma ferramenta destinada a fazer a gestão do ciclo de vida dos documentos.

O objetivo do BPMS

É sempre bom lembrar que o BPMS é o suporte tecnológico da disciplina de BPM. Dessa forma, o principal objetivo de uma ferramenta de BPMS é gerenciar fluxos de trabalho. Ou seja, ter uma visão mais clara e transparente sobre os fluxos de tarefas, os processos da organização, deixando-os mais padronizados, eliminando silos, determinando responsabilidades e prazos claros, melhorando a comunicação e proporcionando a redução de desperdícios.

Sendo assim, com uma ferramenta de BPMS você pode desenhar seus fluxogramas e ir além, dando vida a eles por meio da automatização e coletando uma série de indicadores que podem ajudar você a tomar decisões importantes.

O objetivo do ECM

ECM é a sigla em inglês para Enterprise Contente Management, ou seja, gestão de conteúdos empresariais. Ele é, na verdade, uma evolução dos sistemas GED, que muita gente conhece por aí. Deste modo, pode-se dizer que o principal objetivo desta ferramenta está em fazer a gestão dos documentos e informações gerados na sua organização. Mas mais do que isso, fazer uma gestão que garanta a segurança, integridade e durabilidade desses conteúdos, tendo como consequência uma melhora eficiência operacional.

Em outras palavras…

Podemos dizer que o BPMS está relacionado com a gestão do fluxo de trabalho, do fluxo de atividades e tarefas, conectando os departamentos de uma organização através de processos digitais. Já uma ferramenta de ECM proporciona gestão dos documentos e conteúdos da sua empresa, por meio de uma série de controles, relacionados ao seu ciclo de vida. Para sintetizar,  eu criei a imagem abaixo:

Quando usar uma ferramenta de BPMS ou ECM?

Está costuma ser a segunda grande dúvida: quando utilizar uma e quando utilizar a outra? Para isso, não basta apenas entender o objetivo de cada uma dela, mas também é preciso ter clareza de qual o objetivo que você tem ao adotar uma delas no seu dia a dia. Por isso, algumas reflexões podem ajudar você a saber se o BPMS ou ECM:

• Preciso de uma ferramenta que distribua atividades entre os colaboradores automaticamente.
• Quero de uma ferramenta que controle prazos e tarefas
• Desejo padronizar a forma como o trabalho é feito
• Quero ter mais clareza de responsabilidades
• Gostaria de reduzir o retrabalho e aumentar a produtividade
• Desejo melhorar a comunicação, eliminando o excesso de e-mails e o vai e vem de mensagens

Se você se identificou com alguma (ou todas) as frases acima, então você precisa de uma ferramenta de BPMS. Por outro lado:

• Preciso controlar de forma eficaz o acesso às informações
• Quero que todos os documentos sejam armazenados no meio digital
• Preciso centralizar os documentos da empresa em um local único
• Não quero mais ter pilhas de papel no meu dia a dia
• Quero eliminar os problemas relacionados às diferentes versões de um mesmo documento

Neste caso, se você se viu em alguma dessas situações, você precisa de uma ferramenta de ECM.

Os benefícios de um BPMS ou ECM

Independentemente da ferramenta que você venha a adotar, um BPMS ou ECM, você certamente encontrará muito benefícios. Alguns benefícios são específicos aos objetivos de cada uma das ferramentas. Todavia, alguns benefícios são comuns a ambas a soluções. Resolvi falar de 4 deles:

Mais controle e organização

Tanto o BPMS quanto o ECM proporcionam mais controle e organização. Isso porque quando falamos dos fluxos de tarefas, o BPMS permite que você crie um fluxo padronizado, com responsabilidades e prazos claros, permitindo que você tenha mais transparência do que acontece nos processos da sua empresa.

Já o ECM proporciona mais controle no que tange acesso às informações, sendo possível definir o que pode ser visto e por quem pode ser visto, dando, também, mais segurança a elas. No que diz respeito à organização, os documentos podem ser agrupados com base em suas utilidades, e armazenados seguindo uma série de dados estruturados, ou indexadores, que facilitam o encontro destes conteúdos quando necessário.

Mais transparência

Outro grande benefício das duas ferramentas é o aumento da transparência e a visibilidade em tempo real. Mas como? Pois bem, com o seu fluxo de trabalho desenhado e automatizado no BPMS, é possível você acompanhar o status das suas solicitações e das tarefas em tempo real. Ou seja, saber com quem está, em que etapa está, se já está sendo executado, se está aguardando alguma informação, entre outras informações importantes para você.

Da mesma forma, com o ECM você também ganha mais transparência e visibilidade em tempo real. Diferentemente do BPMS que mostra o status de tarefas de um fluxo de trabalho, o ECM permite que você acompanhe os acessos às informações e documentos que você tem nos repositórios. Por meio de trilhas de auditoria, você pode ver quem acessou, o que fez com o documento, quando, etc. Isso dá mais controle e segurança para suas informações.

Mais centralização

Para tornar seu dia a dia e de todos da sua empresa mais fácil, nada melhor do que ter de forma centralizada os seus processos e os seus documentos, não é verdade? Tanto o BPMS quanto o ECM permitem isso. Eles acabam se transformando em um grande canal, ou hub, de processos e de documentos, facilitando a sua rotina. Isso porque você passa a saber exatamente onde encontrar aquilo que você precisa. Além disso, por serem plataformas digitais, permitem que você faça buscas no sistema e encontro tudo que deseja em poucos cliques.

Mais eficiência

Ao se ter uma ferramenta que gerencia fluxos de trabalho e de tarefas automaticamente, com definição de responsável e prazo para execução e que, além disso, carrega consigo as informações necessárias para que este responsável possa executar sua atividade corretamente, melhoramos toda a execução das atividades. A consequência disso é o impacto positivo nos processos, que acabam sendo transformados em processos mais inteligentes, melhorando a eficiência da organização.

Quando temos maior facilidade em encontrar as informações que precisamos, mais rápidos seremos. Isso é proporcionado pela ferramenta de ECM. Uma vez que temos como encontrar mais facilmente os documentos, com base nos indexadores e na versão mais atual, mais eficientes seremos, melhorando o processo como um todo.

Aumento da produtividade

Sim, tudo isso em conjunto afeta positivamente a produtividade, seja ela individual, da equipe ou da organização como um todo. Tendo mais controle e organização, estabelecendo um padrão, facilitando a busca das informações e a execução das tarefas e promovendo mais eficiência, estamos melhorando a nossa produtividade, pois conseguimos fazer mais em menos tempo. Nada mal, não é mesmo?! 🙂

O que há de recurso em um BPMS ou ECM?

Pois bem, quando o quesito é recursos, ou funcionalidades, é preciso estar atento que cada uma das ferramentas terá um conjunto daquelas que fazem mais sentido para o objetivo da solução. Nesse sentido, o BPMS terá um conjunto de funcionalidades relacionado à automatização de um processo, criação de um workflow, utilização de um formulário de solicitação eletrônico, etc. Enquanto isso, o ECM contará com recursos relacionados à digitalização de documentos, captura de informações, estruturação de metadados, segurança jurídica de informações, entre outros.

Todas ferramentas, sejam elas BPMS ou ECM, apresentam as mesmas funcionalidades? A resposta aqui é não. Cada solução apresenta um conjunto de recursos relacionados com o que a ferramenta se propõem a fazer, mas não existe uma regra. Nós podemos falar especificamente sobre as ferramentas da Zeev, mas não podemos generalizar.

Um pouco do que existe no Zeev (antigo Orquestra BPMS)

Sim, a Zeev possui um BPMS. E não é qualquer BPMS, é o Zeev, hexacampeão no prêmio WfMC, maior premiação internacional da categoria! U-A-U! Por isso, vou falar alguns dos recursos disponíveis nele, para matar a sua curiosidade:

• Criação de formulários eletrônicos;
• Assinatura digital e eletrônica;
• Desenhador de fluxograma em BPMN amigável;
• Painel de indicadores, com a criação dos seus próprios, ou com o uso de indicadores nativos;
• Criação de diferentes perfis de usuários, limitando o acesso aos processos, conforme a necessidade da sua empresa;
• Integração com power BI, se você desejar;
• Integração com inúmeras soluções via APIs;
• E muito mais!

Um pouco do que existe no Zeev docs (antigo Orquestra ECM)

Da mesma forma que o BPMS, a Zeev também tem uma solução de ECM fantástica, com mais de 25 anos de experiência no mercado e em compliance com as principais legislações que regulam a gestão de documentos. Veja alguns dos recursos disponíveis no nosso querido ECM:

• Assinatura digital com certificados padrão ICP-Brasil;
• Assinatura digital com carimbo do tempo;
• Controle de acessos;
• Auditoria de documentos;
• Integração com MS Office;
• Digitalização em massa;
• Tecnologia OCR nativa;
• Captura descentralizada;
• Mobilidade para consulta e captura de documentos;
• E muito mais!

Se, assim como no BPMS, você deseja ver tudo sobre o ECM, vou deixar aqui embaixo o e-book  mais completo que existe! 😉

BPMS ou ECM: tecnologias apartadas ou complementares?

Se você está acompanhando comigo esse artigo e chegou até aqui, você pode estar se perguntando se é preciso escolher uma ou outra tecnologia. A resposta que eu tenho aqui é: não, você não precisa optar por uma ou por outra. Na verdade, as duas tecnologias são complementares. Isso porque não existem processos que não gerem informações, ou documentos. Veja só um exemplo:

Você pode ter um processo de assinatura de contrato que tenha tarefas para serem executadas por diferentes pessoas, gerando um workflow de atividades. Contudo, ao final dele, você tem um documento formal, que precisa ter seu ciclo de vida preservado, sendo armazenado em um local seguro, que preserve sua integridade, garanta sua durabilidade e segurança das informações, bem como tenha o controle de versões do mesmo. Neste caso, você poderia ter uma solução de BPMS para fazer a automatização das tarefas e, ao final, com o contrato assinado, indexá-lo, ou guardá-lo, automaticamente na solução de ECM.

Agora, isso não é uma regra. Ninguém melhor do que você para saber quais as necessidades do seu negócio, o que mais faz sentido para a sua estratégia e, assim, agrega valor para sua empresa. Por isso, reflita, questione, entenda o cenário e escolha uma, ou as duas. 😉

BPMS ou ECM? Por fim, convite especial!

Descobriu se você precisa do BPMS ou do ECM? Se ainda não, vou deixar aqui a minha última cartada: um contive especial para você participar das demonstrações das nossas ferramentas! Para isso, basta acessar o link e escolher qual delas você deseja conhecer! Aaah, e uma dica: você pode participar das duas demonstrações! 😉

Independentemente de qual delas você precise, o importante é dar o passo além e transformar a realidade atual do seu negócio, seja da sua gestão de processos, seja da sua gestão de documentos. Uma vez dado, você vai se questionar o porquê não havia feito isso antes!

Espero ter ajudado você. Se precisar, pode contar com o time de especialistas da Zeev. Estamos sempre prontos para ajudar!

Até mais!