Produzir mais, em menos tempo, reduzindo custos e com maior qualidade. Essa é uma combinação de sucesso que faz os olhos dos gestores de empresas brilharem. Mas para uma organização chegar ao alto nível de competitividade exigido pelo mercado atual, é fundamental usar a tecnologia a favor. 

Seu negócio já possui os processos rotineiros automatizados? Ou você ainda recorre ao método manual para executar as tarefas diárias da sua empresa? Nesse artigo você entenderá como a automatização de processos pode turbinar seu negócio.

Saiba como funciona essa estratégia e conheça também 10 benefícios da automatização de processos nas empresas.

Ótima leitura!

O que é automatização de processos?

Os tempos em que colaboradores anexavam post its em paredes e murais ou em que ocorriam longas reuniões de mapeamento de processos estão se encerrando. Quando é constatado um cenário em que setores ainda realizam suas tarefas manualmente e elas não se conectam com outros departamentos, ou, ainda, se a rotina é anotada em documentos ou guardada na memória das pessoas, sua organização precisa entrar em alerta. É necessário automatizar seus processos. 

Resumidamente: automatização é uma solução estratégica que integra recursos tecnológicos com as tarefas cotidianas de uma organização. A automatização de processos é uma estratégia que visa otimizar determinadas atividades de uma organização. 

Pode ser utilizada em diversos setores, eliminando gargalos e garantindo maior fluidez aos métodos de trabalho. Da mesma forma, torna as tarefas manuais automáticas, reduzindo e até eliminando sua necessidade. 

A transformação digital das empresas, que, de acordo com o relatório do MGI, potencializa em até 1% o crescimento anual das instituições, facilita a automatização de tarefas e pode ser aplicada em organizações dos mais variados portes e independente da complexidade do negócio. 

Ainda de acordo com a Mckinsey, antes da COVID-19, 18% dos executivos tinham intenção de aumentar os investimentos em digitalização e automação em mais de 20%. Atualmente, os investimentos são de pelo menos 34%.

Essa tendência ganha força à medida que se compreende que tarefas rotineiras executadas manualmente gastam mais tempo e estão mais suscetíveis a falhas humanas e custos maiores. 

10 benefícios da automatização de processos

Entre os benefícios da automatização dos processos, que proporciona a modernização de diferentes setores da empresa, destaca-se, principalmente, a otimização das atividades que geram os resultados para uma organização. O objetivo de transformar as tarefas manuais em aplicações de softwares é deixar a produção mais enxuta, reduzindo o trabalho e seu tempo de execução.

A automatização das atividades mais frequentes oferece grande avanço na gestão de processos. Ela será um fator relevante para gerar maior eficiência e competitividade para um negócio. 

Veja agora 10 benefícios da automatização de processos:

1. Redução de custo

No geral, tarefas que são executadas manualmente são realizadas com maior lentidão em comparação às  automatizadas. Por isso, podem custar mais. A automatização possibilita que seu empreendimento produza mais, em menos tempo e utilizando menos recursos.

Um detalhe importante é que a automatização centraliza os dados, permitindo que eles sejam acessados de forma automática por diversos setores, evitando que as equipes percam mais tempo com consultas e atividades repetitivas, bem como descentralizando o conhecimento de um processo de apenas uma pessoa ou setor.

Dessa forma, seu time pode focar na atividades mais produtivas e estratégicas

2. Maior consistência

Quando os processos de uma empresa funcionam de maneira automatizada, eles seguem um padrão preestabelecido por gestores e equipes de TI, por exemplo. Isso significa que você pode confiar na dinâmica de negócios e operações. 

Dessa maneira é possível oferecer maior credibilidade aos seus clientes, mantendo competitividade em relação à concorrência.

3. A governança

Um dos benefícios da automatização de processos é em relação ao fluxo de trabalho. Este vai garantir que as rotinas essenciais para a governança corporativa sejam executadas em tempo integral de acordo com os procedimentos e normas, internas e externas, determinados previamente. 

4. Eficiência e competitividade

Processos não automatizados, além de ineficientes, geram diversos problemas para uma organização, entre eles, um menor poder de competição com a concorrência. O uso da tecnologia como estratégia vai garantir que todos os sistemas funcionem com maior eficiência, evitando a incidência de erros. 

Seus serviços e produtos terão maior valor agregado dentro do mercado. Ou seja, maior competitividade.

5. Redução de tempo

Por que ter colaboradores envolvidos em tarefas burocráticas e manuais, que poderiam ser realizadas por softwares? Com processos atuando no “modo automático”, sua equipe pode focar sua energia e esforços em suas reais funções, o que garante o melhor aproveitamento dos recursos humanos.

A automação de processos diminui o tempo necessário para chegar ao resultado de uma tarefa. Além de reduzir os esforços para realizá-la  corretamente. Ou seja, você ganha em tempo de processo (lead time).

6. Ganho de qualidade

O trabalho manual dificilmente vai trazer sempre os mesmos resultados. Por meio da automatização, cada processo ou tarefa será executada de maneira padronizada. Isso significa que você saberá qual o resultado de cada processo, sem surpresas desagradáveis.

7. As medições e estatísticas

Além de produtos confiáveis e de alta qualidade, todos os processos podem ser mensurados por meio de indicadores que vão detalhar todo o fluxo de trabalho. 

Quando automatizados, os processos podem ser controlados por fluxos de trabalho definidos, que agem com consistência e precisão, sempre dentro das regras predefinidas. 

Um dos maiores benefícios da automatização dos processos é a possibilidade de receber dados para mensurar o andamento das tarefas. Para empresas terem sucesso, elas precisarão dispor de métricas registradas e extraídas por meio de relatórios. 8

8. Interferência mínima

Menos é mais. Ter operações padronizadas reduz interferências ou interrupções manuais. 

9. Novos investimentos em prospecção

Menos gastos, maior organização e melhora na qualidade permitem, de forma facilitada, investir na conquista de novos clientes. Lembre-se que com os processos automatizados, seu negócio vai produzir de maneira otimizada, oferecendo produtos de melhor qualidade, preço mais acessível e prazos de entrega mais curtos. 

Pensar em ações de marketing, por exemplo, pode ser interessante para fortalecer a marca. 

10. Integração

A automatização deixa as funções comerciais interligadas, assegurando que o sistema de automação de processos esteja espalhado pelos limites específicos de toda a empresa. A automatização de processos permite integrar as áreas de uma organização, já que em um software você pode centralizar todos os dados da empresa. Dessa forma, o RH pode usar métricas contábeis, por exemplo.

Como saber se a minha empresa precisa de automatização?

De maneira objetiva, a resposta para essa pergunta seria: sempre precisa! Afinal, que negócio não se beneficiaria com acelerar seus processos, eliminar erros ou ganhar em qualidade?

Mas é possível destacar alguns pontos fundamentais que vão demonstrar a urgência em automatizar seus processos. Veja:

• Ruídos de comunicação: quando um setor envia uma solicitação e não obtém retorno, alguma coisa saiu do seu curso normal. Por exemplo: o setor de compras solicita a aprovação de um orçamento, mas não obteve resposta. Com a automatização de processos isso não acontece.

• Ações em conflito com a estratégia geral do negócio: a função do BPM é realizar a gestão dos processos, garantindo que os objetivos estratégicos do negócio estejam realmente alinhados. Modelando as tarefas sempre com foco nessa diretriz.

• Processos sem padrão: a falta de padronização nos processos abre portas para falhas, desperdícios. Por isso é fundamental estabelecer diretrizes a serem seguidas e automatizá-las por meio do BPMS. Quando as tarefas são executadas fora do padrão, o sistema pode impedir sua continuidade.

• Dificuldade para localizar problemas: se algo está errado, como a baixa produtividade, por exemplo, mas você entende o motivo, saiba que automatizar os processos vai ajudar a localizar exatamente em que ponto do fluxo da rotina houve erro.

Bom, se você chegou até o final deste blogpost é por que você deve estar pensando em seguir o caminho da automatização de processos (espero que sim, isso vai mudar sua vida). Para te ajudar, vou te deixar um blogpost com um guia completo sobre automatização de processos.

E para aumentar seu conhecimento, vou te deixar um material sobre automatização de processos com low-code. Essa é aposta da área de tecnologia para automatização de processos, vale a pena você ficar sabendo.

Até a próxima!