Do zero à automatização de processos [Com ferramentas e vídeo]

Automatização de processos, como o próprio nome já diz, é quando você deixa de fazer alguma coisa e torna essa “coisa” automática. Ou seja, algo é executado sem a sua ajuda, sem você precisar executar. Existem diversas formas de automatizar e hoje vamos mostrar como ir do zero à automatização de processos.

O correto é automação ou automatização de processos?

A gestão dos processos é uma prática fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Com a transformação digital, a busca por tecnologias que otimizem as práticas do dia a dia é cada vez maior. Entretanto, é natural que surja uma dúvida ao lidar com o assunto. Afinal, o correto é automação ou automatização de processos?

Para esclarecer essa questão, eu mostrarei, aqui, as diferenças entre ambos os conceitos e quais são seus benefícios, além de dar algumas dicas para implementá-los. Confira!

Automação de processos

Automação é um termo que se refere a mecanismos autorreguláveis. Em outras palavras, são ferramentas que introduzem correções em seu funcionamento sem a necessidade de uma interferência humana. Na indústria, por exemplo, essa é uma prática extremamente comum.

Sistemas de automação executam ajustes finos que reduzem a ocorrência de falhas nos processos. Um sistema de Big Data Analytics, por exemplo, coleta dados de sensores nas máquinas para gerar relatórios que indiquem desvios na performance que possam representar um risco de quebra.

Automatização de processos

Na automatização, os sistemas precisam da interferência humana para realizarem as correções. Um bom exemplo da diferença para a automação pode ser dado pela análise de um ar-condicionado e de um ventilador.

Enquanto o primeiro (ar-condicionado) é um sistema de automação, que autorregula a temperatura de acordo com as medições que faz, o outro (ventilador) depende do homem para inserir parâmetros que guiem seu funcionamento. Na indústria, o CLP (controlador lógico programável) é um exemplo clássico de ferramenta que automatiza os processos de produção de acordo com os critérios definidos pelo programador.

Quando a gente fala em escritórios podemos usar como exemplo o uso de um BPMS (Business Process Management). Uma vez que o BPMS faz a automatização de processos com a ajuda de um ser humano para modelar o processo e na criar as regras daquele processo.

É possível automatizar processos também em escritórios em escritórios?

É muito mais simples falar de automatização de processos industriais, pois é muito mais visível. Quando falamos em automatizar uma linha de produção, você logo deve pensar nas linhas de produção de carros, cheio de máquinas e robôs executando as tarefas.

Agora, falar de automatização de processos em escritórios parece algo tão abstrato, não é verdade? Então, de forma simples e resumida, a automatização de processos em escritórios ocorre quando utilizamos uma ferramenta tecnológica para gerenciar nossas tarefas e facilitar nosso dia a dia. Através de integrações com sistemas, ela toma frente dos processos, enviando tarefas automáticas quando for necessário executar por algum funcionário, emitindo alertas de prazos, avisos de entregas à gerencia e muito mais.

Por que eu devo automatizar as atividades do meu escritório?

Também de forma simples e resumida, o principal objetivo da automatização de processos em escritórios é diminuir a execução humana de tarefas operacionais. Assim você e sua equipe podem se dedicar a questões mais estratégicas, além de melhorar a eficiência do processo. Com a automatização você consegue:

  • Reduzir erros e falhas
  • Reduzir custos
  • Melhorar a produtividade
  • Ganhar agilidade
  • Melhorar a comunicação entre as diferentes áreas
  • Centralizar informações
  • Identificar gargalos
  • Etc…

Dessa forma, as suas atividades na empresa ficam muito mais organizadas. Você elimina o risco de atrasar um projeto por estar perdido em meio a um processo confuso, no qual você não identifica bem quem são os responsáveis por cada etapa, ou com pouca informação, por exemplo.

Agora que você já sabe tudo isso, que tal ir do zero à automatização de processos? 

Recentemente, aqui na Zeev, fizemos uma trilogia de webinares que ensinou o passo a passo para irmos do zero à automatização de processos. Convido você a acompanhar aqui!

Passo número 1:

O primeiro passo para irmos do zero à automatização de processos é escolher por qual caminho você vai seguir! Você deve estar se perguntando: como assim? Não se preocupe, vou explicar o passo a passo. Vamos lá?

Passo número 1: Escolher por qual visão você pretende começar

Aqui vocês vão precisar escolher um caminho a seguir. Você quer fazer uma visão horizontal ou uma visão vertical, nós temos esses dois caminhos. O que isso significa? 

Significa que eu posso olhar para a visão horizontal, que são os processos, as atividades passando de área por área, isso é horizontal. Exemplo: Onboarding de colaboradores, onde o processo passa por diversas áreas da empresa! Nesse caso, são processos que permeiam a organização como um todo. Essa é a visão horizontal.

Ou seja, se eu quero melhorar a atividades horizontalmente, fazer as coisas acontecerem de forma fluida, conectando departamentos. É isso aí, visão horizontal! Nesse caso serve quando é preciso me comunicar melhor com as áreas e eu preciso também conectar a estratégia da organização como um todo para eu olhar para os processos. 

E o que acontece na visão vertical? Na visão vertical eu tenho o meu departamento e eu preciso organizar a minha rotina! Por exemplo: eu recebo muitos e-mails, eu não quero mais receber tarefas pelo WhatsApp, eu não quero mais receber informações por e-mail, nem ter controles por planilhas em e-mail e nem notas fiscais por e-mail! 

Eu quero organizar o meu departamento. Essa é a visão vertical! O meu time precisa de mais organização. Então, eu quero trabalhar melhor e parar de gerenciar coisas por e-mail! Eu quero ter autonomia. Preciso urgentemente otimizar a forma como o meu departamento atua! Então nós temos essa visão vertical. 
A decisão de qual das duas escolher cabe à você! Você só tem que escolher por qual começar!

Eu escolhi a versão horizontal e agora, o que eu faço?

Bom, eu resolvi escolher o horizontal. O que eu tenho que fazer? Nesse momento eu tenho que olhar para os objetivos estratégicos, porque afinal o horizontal mexe com todas as equipes dentro da empresa! 
Eu vou permear departamentos, entrar em cada departamento, eu vou melhorar as atividades das equipes como um todo! Então eu preciso conectar com a estratégia da empresa.

Vou dar um exemplo para vocês. Aqui na Zeev nós temos uma cultura humanizada, voltada para o ser humano. Estrategicamente, está no nosso pilar de Culture Code: nós somos humanos por natureza e por isso nós respeitamos as pessoas. Então, é estratégico o colaborador entrar e ter uma excelente experiência! Nesse exemplo, eu conectei com a cultura, a cultura está dizendo isso e eu vou descer e vou melhorar esse processo. 

É importante deixar uma coisa clara aqui: se você não tiver ajuda da alta administração não vai dar certo porque você vai mexer em todos os apartamentos! Os gestores precisam estar juntos nessa ideia. Eles precisam deixar você entrar na área deles e otimizar! Se não, não vai funcionar! E eu tenho que ter carta branca para olhar, otimizar e implementar. 

A escolha da versão vertical

Como eu já falei anteriormente, a visão vertical é focada apenas para o meu departamento, ou seja, vou realizar mudanças dentro do meu time, da minha área. Se você optar por essa visão, temos 4 caminhos que podem ser seguidos. Vamos conhecer cada um deles?

  • “O chefe mandou”: aqui o gestor tem a visão estratégica do time, onde o time precisa chegar e como isso tem que ser realizado! A escolha dos processos que vão começar a ser automatizados é determinada por ele, porque ele que vai decidir e dizer estrategicamente aonde o time precisa chegar e como isso será feito.
  • “O que te tira o sono?”: nesse caminho você vai começar as mudanças por aqueles processos que, quando você vai para casa no final do dia, fica pensando e preocupado. Ou ainda, aqueles que fazem você ir trabalhar com aquela angústia, aquele sentimento ruim de estresse constante, a panela de pressão que daqui a pouco explode! Nessa opção nós começamos escolhendo o processo que tira o sono, que te faz ficar preocupado.
  • A matriz de prioridade de processo: essa matriz tem três passos e ela irá ajudar você a escolher o processo de acordo com sua classificação de complexidade e maturidade. Nesse caso, vou deixar um material bastante completo que temos aqui mesmo no blog sobre matriz de prioridade de processos.
  • MVP de processo: essa aqui é a opção mais moderna e chique, digamos assim. Nela a pessoa já entendeu bem como funciona a questão de automatização e ela entendeu que também tem que diminuir esforços e atacar naquilo que, de fato, é importante! Então eu vou fazer o MVP

Passo número 2:

O segundo passo para irmos do zero à automatização de processo é decidir qual o nível de detalhe você quer representar para o funcionamento do seu workflow. Pois, primeiro eu preciso saber quais são as atividades do meu processo.  Quem passa de uma pessoa para outra? Como funciona esse fluxo, esse workflow de tarefas! 

Eu preciso saber disso tudo antes de ir para a automatização. Então a gente tem aqui três níveis de detalhe que a gente pode representar dentro de um processo. A gente tem o diagrama, mapa, nós temos o modelo. São três tipos diferentes de modos como eu represento o meu processo. Eu vou falar um pouquinho de cada um deles.

O diagrama:

O diagrama é uma forma bem superficial. Com ele a gente tem uma visão muito rápida de como o processo funciona. Muitas vezes ele é o primeiro passo para a gente começar a entender o processo!

O exemplo que eu trouxe é o do SIPOC: onde a gente faz uma planilha Excel de uma forma muito simples. Com os fornecedores, as entradas do processo, o que é o processo, qual é a saída e qual é o cliente. Vamos fazendo isso do início até chegar ao final do processo! A partir daí começamos a ter cada etapa do processo! Sabemos por quais departamentos passa, quais os clientes e fornecedores envolvidos e a gente consegue ter uma visão bem macro do processo. 
As vantagens dos SIPOC são:

  • Ele é muito fácil de entender e é muito fácil de fazer;
  • Não precisa treinamento, em uma planilha do Excel você consegue fazer;
  • Ele é muito bem aceito nas indústrias;

E as desvantagens são: 

  • O SIPOC não é muito visual! Isso porque a gente escreve muito nele para fazer ele andar e construiu o diagrama. 
  • E não é também muito comum nos processos de negócio, nos processos dentro dos serviços, comércio e serviço. Para este tipo de processos a gente vai muito mais pela linha do fluxograma.

O mapa:

O mapa já é uma representação mais detalhada que o diagrama. Enquanto no diagrama tínhamos uma tabela no mapa teremos um desenho. Ou seja, vocês vão conseguir demonstrar o fluxo de tarefas desse processo. Com o mapa vocês conseguem, dependendo do exemplo que vocês utilizarem, ter uma visão mais clara do caminho que esse processo percorre. No desenho existe uma precisão muito maior! 
Então para fazermos o mapa eu vou trazer aqui três exemplos:

  • O papel de pão: talvez você nunca tenha escutado falar dele. Ele é muito simples. É só pegar um papel e uma caneta e fazer “num papel de pão” o desenho de um processo. Nessa caso, você rascunha em um papel o seu processo. 
  • Post-it: todo mundo já passou em alguma sala e viu uma parede cheia de post-it colado, acertei? Ou já participou de uma reunião onde foi usado essa ferramenta? O post-it é ótimo para colaboração! Com ele, você coloca todo mundo em uma sala e todo mundo começa a dar ideia, a dizer de que forma participa do processo. Ou seja ele ajuda a gente a descobrir o processo de forma colaborativa, porque ele tem uma fácil operação. Dica de ouro aqui: já existem ferramentas de post-it online! 
  • O fluxograma: esse aqui é muito famoso e todo mundo já deve ter escutado falar. Ele está disponível em uma grande variedade de ferramentas! Pode ser feito no PowerPoint, no Excel ou em qualquer ferramenta que tenha desenho com a notação de fluxograma. Além disso ele é muito popular. A desvantagem dele é que não tem grande utilidade em desenvolvimento de sistemas e os ícones podem ser facilmente confundidos. Então o legal para usar o fluxograma é quando você quer desenhar um processo para todo mundo conhecer e todo mundo conseguir ler esse processo.

O modelo:

É a representação exata do processo. Como assim? Bom, ele é uma representação mais rica e cheia de detalhes. Com níveis a seguir. Dividindo quais são os papéis, as responsabilidades, as aprovações. Além disso, com ele é possível entrar no detalhe do que eu preciso desenhar. E, para automatizar lá na ferramenta low-code, eu preciso desses detalhes! Eu preciso saber quem é o responsável. Preciso de bastante informações. 
O modelo é uma representação bem completa, com bastante informações. Nele a gente identifica:

  • Atividades;
  • Tempo de execução;
  • Responsável;
  • Fluxo de tarefa;
  • Aprovação;
  • Desvios; 
  • Mapeio tudo o que é possível dentro do meu processo! 

Resumindo: ele é modelo do seu processo! O modelo que será automatizado no Zeev!

Passo número 3:

O terceiro passo é a cereja do bolo! É a automatização do seu processo em uma ferramenta low-code! Depois de definir qual o caminho que você irá seguir, saber qual o processo escolhido para começar e ter o seu desenho desse processo representando de forma visual é hora de partir para automatização. 

Neste vídeo você pode ver na prática um processo sendo automatizado no Zeev!

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Ele está repleto de informação riquíssima sobre automatização de processos em escritórios. Tem exemplos de problemas e como a automatização pode ajudar, além de exemplos reais de processos em que nós da Zeev ajudamos a automatizar e a melhorar o dia a dia da organização.

Benefícios para a empresa

O primeiro ponto a ser destacado por ambas as estratégias é a otimização dos processos. Mesmo com a automatização, que exige interferência humana, os processos são executados em ciclos que permitem uma melhoria contínua no desempenho. As falhas humanas tendem a diminuir e a qualidade, por sua vez, é crescente. Além disso, um ponto que chama a atenção é que automatizar traz uma redução de custos significativa.

Não é à toa que robôs e softwares estão cada vez mais presentes em diversos setores do mercado. Mesmo empresas que atuam no ambiente digital têm buscado implementar sistemas de atendimento automático (chatbots, por exemplo). Porém, os benefícios vão ainda mais longe. A implementação de sistemas de automação é fundamental para qualquer empresa que visa a adotar uma cultura inovadora. Com ferramentas mais eficientes, sua marca tende a se melhor posicionar no mercado, à frente dos concorrentes que pararam no tempo.

Para complementar, os processos se tornam mais integrados entre si. A transformação digital e a Indústria 4.0 são bons exemplos disso. A tendência é que, cada vez mais, atividades passem por um processo de automação que unifique os sistemas da empresa.

Não sei como mapear, nem automatizar. E agora?

Não tem problema. Isso não precisa ser uma barreira para que você e a sua empresa se beneficiem da automatização de processos. Como mostrei para você, o Zeev é um poderoso software low-code que vai transformar os seus fluxogramas em workflows automatizados.

Zeev é o melhor software

O fato é que a automação ou automatização são escolhas que dependerão das características de cada processo de sua empresa. Mas, que estas inovações trazem um caminhão de benefícios isso ninguém mais pode duvidar. E se duvidar, basta ler nossas histórias de sucesso! Eu adoro aquelas histórias de sucesso! Em uma delas, transformamos um processo que era executado em 8 dias para execução em 30 minutos! It’s magic! 

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na Zeev sou Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.