5S: o que é 5S e como criar o programa na sua empresa (com checklist para auditoria)

5S é um programa de gestão. A sigla 5S é a abreviação de 5 palavras oriundas do idioma japonês que, juntas, formam o que as empresas chamam de “Programa 5S”. É um programa que, se implementado e mantido, faz uma grande diferença para o dia a dia dos profissionais. Para promover mudanças se faz necessário estruturar, sistematizar e planejar todos os seus passos, de tal forma que elas sejam espontâneas e se perpetuem. E este artigo vai te ajudar a começar agora mesmo.

Vem comigo? Esse é o texto sobre 5S mais completo da internet. Aqui você verá:

• O que é 5S?
• 5S e o Sistema Toyota de Produção
• Benefícios do 5S
• Origem do 5S
• Como funciona o 5S
• Como criar um programa de 5S dentro da sua empresa
• Como fazer uma auditoria de 5S poderosa

O que é 5S?

O 5S é normalmente chamado nas empresas de programa 5s. É um programa que objetiva a melhoria contínua do ambiente de trabalho. Chama-se 5S, pois é originado da cultura Japonesa, e faz parte do famoso sistema Toyota de Produção (também conhecido como Lean Manufacturing) . Veja abaixo o significado de cada palavra que inicia com a letra S e contempla os cinco sensos.

1. Seiri – Utilização
2. Seiton – Organização
3. Seiso – Limpeza
4. Seiketsu – Padronização
5. Shitsuke – Disciplina

5S faz parte do famoso sistema Toyota de Produção

Eu já vi pessoas dizerem que 5S é besteira, simples demais. Entretanto, se a filosofia 5S não trouxesse resultado, não estaria implementada na fábrica da Toyota (e em tantas outras fábricas por aí) e não faria parte do Lean manufacturing e do Lean Office. Eu sempre acreditei na força que o 5S pode ter.

Filosofia? Ou metodologia 5S? 5S não é apenas uma série de passos que te levam a uma implementação, é uma sementinha Lean sendo plantada em cada profissional para mostrar o quanto a redução de desperdício traz de benefício para o negócio.

Benefícios do 5S

Exatamente na linha dos desperdícios, podemos afirmar que um dos benefícios do programa é reduzir o estoque de material, diminuir o tempo gasto na procura de informações, eliminar o tempo perdido no transporte ou manuseio de materiais/documentos, pra lá e pra cá, como também evitar o uso descontrolado de recursos e aumentar o nível de organização dentro das empresas.

Além disso, tem mais um ponto importante de se destacar a respeito dos benefícios do 5S: ele ajuda na segurança do trabalho e na organização dos ambientes. Por ser um conceito que coloca em prática padronização e organização, ele traz para as empresas ambientes mais seguros. 

Tudo isso acontece porque os ambientes de trabalho ficam limpos e organizados e minimizando os riscos para os colaboradores. Podemos então dizer que a aplicação do 5S se torna essencial para trazer padronização, qualidade total e conforto para todos os colaboradores. Ou seja, os 5 sensos se tornam bons hábitos para sua empresa.

Então, se você deseja saber um pouco mais sobre essas cinco palavrinhas mágicas, vem comigo!

Origem do 5S

Assim como as demais ferramentas e metodologias do Sistema Toyota, o 5S é uma metodologia que surgiu em meados dos anos 50, momento em que o Japão se reerguia depois da derrota sofrida na Segunda Guerra. Para competir com as demais indústrias, como Estados Unidos e Europa, o Japão precisou se reinventar. Afinal, é da necessidade que surgem as grandes ideais, não é mesmo?

Como funciona o 5S?

Para você entender plenamente o que é um programa 5S, mostrarei a você mais detalhes sobre cada etapa, ou cada palavra das 5. Veja só:

1º S – Seiri – O Senso de Utilização

Para implementar este senso é necessário que você avalie o que você usa e o que você não usa no seu local de trabalho. Não confunda este senso com organização. Ou seja, a regra aqui é muito clara:

• uso com frequência: mantenho por perto (na mesa ou na gaveta);
• não uso com frequência: mantenho longe (armário);
• não uso: jogo no lixo ou, se for útil, entrego a quem deseja usar;

Em uma das empresas em que eu coordenava o programa 5S nós criamos uma espécie de “almoxarifado de materiais usados”. Este almoxarifado era alimentado pelos profissionais que limpavam seus ambientes e se desfaziam de certas coisas úteis.

Antes de efetuar a compra (pedido de compra) de qualquer material de escritório era obrigatório verificar se aquele material não estava disponível no “almoxarifado de usados”. Pois, eu posso afirmar para você que existem muitos materiais que estão pelas gavetas e armários dentro da empresa e, ao mesmo tempo, na lista de compra para serem adquiridos.

Multipliquem esta pequena ação por centenas de funcionários e verás uma grande redução de despesas.

5 desperdícios no fluxo de trabalho em escritórios

Senso de utilização aplicado digitalmente

Na era em que as pessoas andam conectadas eu me obrigo a falar de 5S aplicado também nas nossas máquinas, sejam notebooks, desktops ou celulares. Dentro destes aparelhos existem uma série de programas e apps que a gente instala e não usa. O senso de utilização serve para isso também. Descarte-os!

Minha máquina está lenta, preciso de uma nova! Antes de comprar faça um 5S nela e elimine todo e qualquer programa que você instalou e nunca mais usou. Da mesma forma, aqueles programas e apps que você usa e adora podem ser úteis para outras pessoas, divulgue-os!

Dica importante

Quanto à utilização, não pense apenas nos materiais que estão no local e não deveriam estar. Pense também naqueles que deveriam estar e não estão. Por exemplo: você precisa se deslocar para executar alguma atividade?

Um dos desperdícios listados no sistema Toyota é a movimentação. Se você perde tempo se deslocando, “algo de errado não está certo”.  O tempo gasto com o movimento também deve ser considerado. Seja para ir até a impressora ou para buscar alguma assinatura. Hoje em dia a tecnologia ajuda muito a superar este obstáculo chamado distância.

Da mesma forma vale a dica para o mundo digital. Ou seja, se existe alguma pasta ou programa que você usa com frequência, coloque ele nos seus favoritos. Faça uma lista de atalhos. Isso te traz, com certeza, um ganho de tempo!

Benefícios na aplicação do senso de utilização

1. Ganho de espaço;
2. Redução dos desperdícios;
3. Aumento da produtividade;
4. Reaproveitamento de recursos;
5. Economia de energia e insumos;
6. Liberação de espaços;
7. Facilidade para a realização das tarefas;
8. Melhoraria no aspecto visual do ambiente;

2º S – Seiton – O Senso de Organização

Este é o senso mais fácil de explicar! Você já eliminou tudo o que não é útil para você (no senso anterior) e alguns objetos ainda estão na sua mesa. Então, organize-os de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil.

Para a aplicação do senso de organização você deve definir locais apropriados e alguns critérios para guardar os materiais que você utiliza. Cada coisa deve ter o seu devido lugar, assim quando você precisar buscar alguma informação saberá exatamente onde ela se encontra.

Quando você precisa encontrar um documento pessoal seu, em sua casa, sabe exatamente onde ele está? Como é o seu senso de organização pessoal? Eu já fui barrada para embarcar em um voo, pois não estava com a certidão original da minha filha e sim uma cópia. Imaginem a correria para voltar em casa e buscar o documento original. Sorte que eu sabia exatamente onde o documento estava e não demorei 5 minutos para entrar em casa e sair correndo. Mesmo assim eu tive muito desperdício de tempo e dinheiro (gasolina, estacionamento, etc).

Na nossa empresa não é diferente. Constantemente a gente perde tempo devido a falta de organização. Seja procurando um e-mail, procurando um pdf, procurando um papel; e muitas vezes solicitando ajuda do colega para conseguir encontrá-lo. Esse desperdício de tempo não é contabilizado e quase não é enxergado, mas ele afeta diretamente a nossa produtividade.

4 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho

Senso de organização aplicado digitalmente

Para saber como é o seu senso de organização basta eu perguntar como está a sua área de trabalho (computador) e como está a sua galeria de fotos (celular) (rsrsrs). Brincadeiras a parte, o senso de organização digital é tão importante quanto o não digital. Pois, hoje em dia a quantidade de informações que a gente gera digitalmente é incontrolável.

Eu tenho certeza que você já procurou por algum material e não o encontrou. Talvez porque você tenha 3 contas em Cloud (nuvem) diferente, mais (no mínimo) 2 e-mails, algumas pastas no computador e talvez um HD externo ou pendrive. Logo, sem organização é bem provável que você gaste o dobro de tempo quando for procurar por alguma coisa.

Benefícios na aplicação do senso de organização

• Ganho de tempo;
• Redução do retrabalho;
• Aumento da produtividade;
• Agilidade na transmissão das informações;
• Diminui o cansaço;
• Facilidade e rapidez para encontrar objetos e informações;

Dica

Mais importante do que organizar, é manter organizado.

3º S – Seiso – O Senso de Limpeza

A limpeza é algo naturalmente obrigatório. Entretanto, a ideia deste senso não é limpar, é acima disso, não sujar. O objetivo é mantermos o ambiente limpo. O que acho grandioso na cultura japonesa é o fato de cada um se responsabilizar e não esperar que o outro faça.

Por exemplo, largamos a xícara de café na pia porque sabemos que alguém vai lavar. Uma hora depois a pia estará cheia de xícaras de café e está feita a bagunça. A xícara é apenas um exemplo de que a limpeza deve iniciar com o ato de não deixar sujar e responsabilizar-se por isso.

Quando agimos desta forma (responsabilização e cooperação), estamos pensando no coletivo, em um bom ambiente de trabalho e não estamos pensando individualmente que “eu não sou responsável por isso”.

Benefícios na aplicação do senso de limpeza

1. Higiene no local de trabalho;
2. Manter limpo os ambientes de uso comum;
3. Eliminação das causas da sujeira;
4. Redução dos riscos de acidentes;
5. Pensamento no bem estar coletivo acima do bem estar individual;
6. Tornar o ambiente de trabalho mais agradável;

4º S – Seiketsu – O Senso de Padronização

Eu gosto de explicar este senso com a seguinte frase: não basta você fazer o dia do 5S, o programa precisa ser rotina, precisa ser seguido, precisa de uma guia, um manual, regras, precisa de um padrão. Logo, este senso refere-se à preocupação com a padronização do que foi organizado. Como conservar tudo que foi feito?

Perceba que os 3 sensos anteriores eram “mão na massa”, execução, operação. Mas, este senso trata-se da conscientização. De manter o que foi feito, de seguir regras e padrões e entender a importância disso tudo.

Infelizmente, eu já vi vários casos em que as pessoas adaptam a sua maneira de agir de acordo com o ambiente. Por este motivo é essencial que fique claro para todas as pessoas qual é o padrão de comportamento que se espera naquele local.

Neste caso, é necessário que as pessoas tenham o conhecimento sobre o assunto. Como colaborarei com o 5S, um programa dentro da minha empresa, se eu não sei do que se trata? Treine os funcionários, passe o conhecimento para todos. Online, presencial, vídeos, manuais, tanto faz. O importante é que o conhecimento seja compartilhado.

Benefícios na aplicação do senso de padronização

1. Desenvolve o espírito de equipe
2. Melhora a imagem da empresa interna e externamente
3. Facilita o entendimento às regras
4. Implementa um padrão a ser seguido por todos

5º S – Shitsuke – O Senso de Disciplina

Este senso traz a ideia de que  a disciplina, e não a cobrança, deve ser a regra. O programa deve ser algo natural dentro da empresa, importante para todos. Um não deve cobrar o outro e sim todos devem ter a disciplina necessária para se conscientizar de que esteja fazendo o certo ou o errado. Portanto, a colaboração e a responsabilidade são palavras-chave neste senso.

Benefícios na aplicação deste senso de disciplina

1. Melhoria no relacionamento entre as pessoas;
2. Melhoria no ambiente de trabalho;
3. Redução do estresse no ambiente de trabalho;
4. Agiliza a implementação da cultura de excelência;
5. Melhoria no clima organizacional.

Resumindo…

Como criar um programa de 5S dentro da sua empresa

Podemos conceituar o programa 5S como sendo um processo de melhoria contínua, promovendo mudanças de modo a manter o ambiente seguro, organizado, limpo, padronizado e disciplinado, a fim de proporcionar a mudança de comportamento e aprimorando as atitudes e as atividades habituais, através da conscientização pessoal. O objetivo é criar um ambiente agradável, com uma melhor qualidade de vida para os profissionais, com aumento de produtividade e redução de custos para a empresa.

Responsabilidade da diretoria

Cabe a diretoria definir políticas organizacionais, estabelecer diretrizes e metas a serem alcançadas de acordo com um planejamento estratégico voltado a sustentabilidade e competitividade no seu negócio. A Diretoria tem o papel de aprovar, defender, incentivar e dar o exemplo de prática do Programa 5S.

Responsabilidade da gerência e coordenação

Cabe a gerência e coordenação o papel de gerir como função organizacional, voltada para o comando, coordenação, planejamento, controle, orientação e integração das ações levadas a efeito nos diversos níveis e setores incumbidos da execução das atividades.

A gerência e a coordenação tem o papel, perante suas equipes, de implementar, fomentar, sensibilizar, manter, acompanhar e dar o exemplo da prática do Programa 5S. Assim como, utilizar o plano de ação para os itens que tiverem uma nota ruim na auditoria.

Responsabilidade da Coordenação do programa 5S

O responsável por coordenador o programa de 5S dentro de uma empresa tem a função de:

1. Adquirir conhecimentos sobre o assunto;
2. Sistematizar a implantação;
3. Promover treinamento;
4. Orientar e controlar a implantação e a manutenção;
5. Promover o empenho de outras pessoas;
6. Manter o controle e revisão do Manual do Programa 5S (se a sua empresa não tem ainda, deves criar um);
7. Relatar sucessos e insucessos em busca da melhoria contínua;
8. Relatar o desempenho do Programa 5S junto a comissão organizadora;
9. Fornecer subsídios para reuniões de análise critica da empresa como um todo;
10. Gerenciar a comissão organizadora e treinar os auditores de 5S.

Responsabilidade da Comissão organizadora, auditores

É representada por profissionais das áreas que compõe a empresa. Afinal sozinho não se faz nada. Você precisa de uma comissão de auditores por dois motivos: engajar mais pessoas da empresa e também dividir o trabalho de auditar os ambientes. 

Além disso, você pode identificar os seus auditores com bottons e eles têm o o intuito de planejar, sistematizar e acompanhar todos os passos para garantir a manutenção e longevidade do Programa 5S.

Diariamente esses profissionais tem uma atuação diferenciada dos outros em sua própria área. Eles devem:

1. Disseminar o conhecimento teórico e prático;
2. Incentivar e sensibilizar a aplicação do Programa;
3. Multiplicar as decisões acertadas para o restante do setor;
4. Desenvolver e acompanhar o plano de ação do Programa 5S;
5. Representar a área em reuniões da Comissão Organizadora.

É importante que ele não possua nenhuma responsabilidade individual pelo fracasso ou sucesso do grupo e sim, seja um facilitador junto aos demais colegas para alcançar os resultados.

Como escolher a comissão organizadora

Para compor o seu time de voluntários para a comissão organizadora do Programa 5S a gente começou com um requisito bem importante: ser voluntário. Não solicite que a gestão indique profissionais para esta atividade. Abra as vagas do programa e espere que as pessoas se candidatem a participar. O ideal é que tenhamos profissionais motivados, comprometidos, que sejam exemplo para os demais, organizados, críticos e éticos

E quando você for montar o cronograma de auditorias não esqueça que o profissional deve ter independência ao setor que ele fará a avaliação.

Como fazer uma auditoria de 5S poderosa

Já falamos sobre conceitos, história e definição do Programa 5S. Hoje eu quero trazer para vocês dicas de como realizar uma boa auditoria. Uma boa auditoria vai além de verificar se o objeto possui uma etiqueta de identificação ou não, uma boa auditoria foca em resultados!

Vem comigo!

“Lá vem o chato com o checklist da auditoria de 5S”

Eu sei, você sabe e todos sabemos que os auditores de 5S muitas vezes são vistos dessa forma. Inevitavelmente você é o chato por apontar quais são as melhorias que devem ser feitas. Tudo bem. Em todos os treinamentos que eu já dei sobre Programa de 5S eu disse: Tudo bem sermos chatos quando vestimos o guarda pó de auditor.

O importante é que a gente consiga melhorar a empresa e mostrar que o programa de 5S tem muito valor. Portanto, não se preocupe com isso! Com o passar do tempo as pessoas se acostumam com a auditoria. Eu vou te contar no decorrer desse post como incentivar que as pessoas gostem do programa 5S.

Passo a passo para a auditoria 5S

Passo 1) ​​Não comece a auditoria despreparado

Antes de começar é necessário se organizar. Ou seja, há alguns fatores que são fundamentais de serem vistos e revistos antes mesmo de iniciar a auditoria. Tudo que fazemos ​​​​no nosso dia a dia, seja profissional ou pessoalmente, apresenta maior probabilidade de sucesso se realizarmos, previamente, um planejamento.

Antes de auditar qualquer espaço, verifique no seu histórico quais os pontos de melhoria que foram apontados em auditorias passadas. Portanto, é importante você chegar no local e verificar se os problemas apontados foram sanados. Melhoria contínua. Não adianta nada você listar mais 10 itens de melhoria se os anteriores foram ignorados.

Passo 2) Tenha um checklist em mãos

É fundamental contar com um checklist em mãos, destacando todos os itens a serem avaliados. Caso essa lista não seja feita, corre-se o risco de algo muito importante ser esquecido, o que compromete todo o resultado do processo. Além disso, caso você tenha mais de um auditor, a avaliação será mais justa. Pois, todos os auditores olharão os mesmos itens nos lugares que forem auditar.

Vale ressaltar que não precisa ser o mesmo checklist. Por exemplo, você pode ter um checklist para todas as áreas de escritórios e outro checklist para áreas de uso comum (cozinhas, hall de entrada, atendimento, etc) e pode ainda ter um terceiro checklist para áreas de produção. Baixe o exemplo que eu fiz, no botão abaixo.

Passo 3) Evite se apegar aos mínimos detalhes

Os detalhes são importantes, mas eles podem se tornar uma armadilha para a auditoria 5S. Eles devem ser levados em consideração, porém não ao ponto de se tornarem uma obsessão e atrapalharem o andamento das atividades como um todo.

Lembre-se sempre que auditor que foca em etiquetas (se o móvel tem etiqueta ou não) esquece os pontos relevantes.

Passo 4) Busque pontos de melhoria que tragam resultados para a empresa

Quais são os pontos relevantes que trazem resultados? Eliminar as 7 perdas do Sistema Toyota de Produção pode ser um bom início. Perda por:

• Superprodução;
• Tempo de espera;
• Transporte;
• Excesso de processamento;
• Inventário;
• Movimento;
• Defeitos.

Faça essas 7 perdas estarem presente no seu checklist. Quer um exemplo?

Perda por transporte: itens que podem estar no checklist:

1. Os itens de uso diário e rotineiro estão próximo as pessoas que o utilizam?
2. Os de uso contínuo (impressora) estão ao lado de quem utiliza?
3. Os objetos, documentos ou materiais do local de trabalho são necessários?
4. O fluxo está livre, sem bloqueio de passagem, sem dificuldade de movimentação de materiais e para os funcionários da área?

Pensando nas 6 outras perdas, elabore o seu checklist.

Passo 5) Seja imparcial

Deixe claro para seus amigos que ao vestir o traje de auditor do programa 5S: “amigos… amigos, auditoria à parte”. Aqui é hora de listar pontos de melhoria nas áreas e você DEVE se manter neutro. Não podemos favorecer áreas ou ignorar erros apenas porque temos mais afinidade com uns e com outros.

Se caso você ignorar um ponto de melhoria porque você está auditando a área que seu amigo trabalha, você estará diminuindo as forças do programa de 5S e fazendo com que o programa perda a confiabilidade.

Passo 6) Não faça a auditoria de 5S sozinho

Imagine a cena. Você chega em um local, com um checklist na mão. Anota um monte de coisa. Se despede. E depois comunica os resultados. Péssimo né? O 5S não pode gerar medo nas pessoas. Algumas vezes ao receber o comunicado do resultado da auditoria a área auditada pode contestar: “não, isso não é verdade. Não estava assim”

A dica aqui é: chegue bem humorado, comunique o início da auditoria e escolha alguém da área para acompanhar. Essa pessoa representará que o que você marcar como ponto ruim é de fato verdadeiro.

Passo 7) Crie uma planilha para plano de ação e cobre as áreas para acompanhar o plano

De nada adianta você listar uma série de melhorias, enviar a lista por e-mail e nunca mais falar sobre elas. É parte do programa de 5S acompanhar o plano de ação. Ou seja, o primeiro item do seu checklist pode ser: Há itens pendentes no plano de ação sem ação? Pronto! Se existir algo pendente que não foi trabalhado, já encontramos um problema.

Passo 8) Registre todas as evidências detalhadamente (máquina tal, operador tal…) se possível com imagens

Você não lembrará de tudo. As auditorias acontecem em “n” áreas diferentes. Então, não grave tudo na mente, grave tudo no papel. Anote todas as informações possíveis, onde, como, quando, etc. Faça fotos (hoje é tão fácil fotografar, né?). Como as pessoas vão agir se elas não saberem exatamente o que aconteceu?

Passo 9) Parabenize as melhores áreas

​​De nada adianta uma determinada área se esforçar para manter o Programa de 5S em dia e garantir bons pontos na auditoria se ao final dela não houver o reconhecimento. Portanto, divulgue o resultado positivo, parabenize os envolvidos e incentive que os demais departamentos sigam o exemplo.

Faça fotos da equipe. Coloque as fotos no portal da empresa. Crie bandeiras de porta, selos, broches, bottons, qualquer coisa que traga RECONHECIMENTO. “Aqui temos uma área 5S nota 10”.

Vou te contar um segredo: essa é a melhor dica desse post. Pois, em todos os lugares que eu implementei 5S, o reconhecimento gerou uma competição saudável e fez o programa dar super certo!

Passo 10) Divulgue muito bem os resultados

A fim de dar mérito aos bons resultados, além de alertar para os maus, é importante divulgar os resultados da auditoria 5S para todos os colaboradores da empresa. Dessa forma, a equipe pode identificar áreas que são exemplos e o programa ganha notoriedade e força.

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Acho que consegui deixar bem clara a importância do 5S para as empresas, não é mesmo? Quando o programa é implementado de forma correta nas organizações ele trás resultados muito positivos para o dia a dia das pessoas e do negócio. E, além de ser implementado, ele deve ser mantido! Para que as boas práticas não se percam com o passar do tempo.

Fica aqui o meu convite para que você olhe para o seu negócio e veja o quanto o programa 5S pode mudar ele. E quais as melhorias que ele pode trazer para você!

Espero que você tenha gostado do post! Se tiver dúvidas, pode me chamar que eu te ajudo!

Vamos fazer um resumão?