10 erros mais comuns na gestão em saúde

A saúde é um dos setores que mais investe em tecnologia e inovação. Trata-se de um mercado que gira bilhões e bilhões de reais anualmente. Em clínicas e hospitais, os processos são complexos e possuem forte comunicação interna, e por este motivo, alguns setores podem acabar trabalhando abaixo da capacidade e com ociosidade, enquanto outros operam no seu limite máximo. (se você quiser saber como simplificar processos a partir da metodologia Lean, confira este vídeo)

Para todos esses fatos expostos até aqui, eu, enquanto Engenheira de Produção e cliente, me faço a seguinte pergunta: por que um setor tão rico, como o setor da saúde, ainda trabalha com alta burocracia e perda ao longo da execução de seus processos?

Foi então decidi aplicar uma pesquisa de mercado com empresas do ramo da saúde,  públicas e privadas, nas quais entrevistei profissionais que atuam diretamente com processos de saúde, bem como os que atuam na gestão hospitalar. Sabe o que eu presenciei? As 10 perdas no ramo de saúde mais comuns no Brasil:

1. Perda por duplicidade de informação e trabalho: uma vez que o processo exija que o funcionário, de clínica ou hospital, anote em um papel e depois passe para o sistema ele está fazendo a mesma atividade duas vezes.
2. Perda por movimentação: Se for necessário o profissional se deslocar para visualizar o resultado de um exame, que poderia ser online, ele está perdendo tempo em movimentação.
3. Perda por falta de informação: se formulários nem sempre são bem preenchidos, ao invés de gastar 10 minutos trabalhando nele, gasta-se o dobro no vem e vai para coletar mais informações precisas e relevantes. Por que os campos não são obrigatórios em formulários online?
4. Perda por ineficiência de comunicação: Uso de telefone para checar informações, para solicitar medicamentos, para solicitar transporte, para solicitar exame, para checar chegadas e saídas. O telefone não grava a informação, logo cria-se um ruído muito grande do que foi falado com o que foi registrado.
5. Perda por tempo gasto no manuseio do papel: ainda existe muito papel. Papel não é prático. Papel molha e rasga, como manter a confiabilidade e retenção da informação? Aliás, parafraseando nosso CIO, por que você ainda gerencia papel? (ele faz esta reflexão nesta apresentação: Por que você ainda gerencia papel? Demonstração do ECM na prática. (zeev.it)
6. Perda de tempo na coleta de assinaturas: perde-se muito tempo com pilhas e pilhas de documentos para assinar, seja por questões legais ou burocráticas administrativas. Por que não assinar eletronica ou digitalmente? A Assinatura Eletrônica é capaz de potencializar o ciclo de inovações disruptivas em empresas de todos os ramos, conforme explicamos neste artigo.
7. Perda por falta de conexão: quando você consulta com plano de saúde, você ainda assina um papel? Registrando que é você mesmo quem está lá realizando a consulta? Para onde este papel viajará? Não seria mais fácil a leitura da sua digital? Isso seria possível se existisse uma conexão online do atendimento com o plano de saúde.
8. Perda por tempo: por ter que consultar no sistema constantemente se o exame ficou pronto. Por que o sistema não avisa e não trabalha por você?
9. Perda por tempo de negociação: O seu fornecedor pode fazer parte do processo de compras/aquisição. Chega de troca de e-mail frenética e cobrança excessiva. Faça como as montadoras de automóveis, coloque o seu fornecedor dentro do processo e cobre dele multa por cada dia de atraso na entrega do pedido. Afinal, se você comprou oxigênio, o seu caso é bem mais crítico do que uma linha de montagem de carro parada, não é mesmo?
10. Perda por burocracia de registro: quando a consulta é realizada pelo médico, o receituário ainda é feito a caneta e depois anexado ao prontuário do paciente? Por que essa tarefa não é feita pelo computador e ao mesmo tempo que ele receita, o computador registra a informação no histórico? Depois é só imprimir, assinar e carimbar a via do paciente. Mais fácil, você concorda?

Enfim, são diversas e diferentes perdas identificadas. Lembrando que o foco aqui são as perdas que envolvem a gestão de processos e documentos. Algumas são o caso da sua instituição, outras podem não ser.

Fazendo uma ligação com o primeiro parágrafo, a minha análise do ramo da saúde é que muito se gasta com tecnologia e inovação, mas uma parcela disso continua ineficiente: a maneira como tudo acontece, os processos!

Os processos precisam de mais atenção. Eles podem trazer resultados muito significativos na melhoria do atendimento como também na redução dos custos. E você pode começar hoje mesmo – aliás, deve! Quem sabe você começa completando o checklist para atingir eficiência em processos mais completo que você já viu? Download gratuito aqui: Checklist – Melhorar a eficiência de processos (zeev.it)

Existem grandes oportunidades para melhorar a produtividade por meio da compreensão dos processos e dos fatores gerados de perdas. Embora não seja uma tarefa de fácil execução, analisar as perdas é um aspecto relevante não só para a organização, como também para a sociedade, que no final é a principal interessada nesse atendimento de qualidade.

Para finalizar, eu trouxe para você algumas ferramentas que podem te ajudar a analisar o processo:

Métodos e ferramentas

Alguns métodos para identificar problemas:

• Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM);
• Mapeamento dos processos;
• Árvore de realidade atual (Teoria das restrições);
• 5S.

Alguns métodos para analisar problemas:

• 5 Whys – 5 Por quês;
• Relatório A3;
• 5W2H;
• 8D – MASP.

Alguns métodos para organizar os processos:

• Gestão por Processos – Business process management (BPM);
• Documento de operação padrão – Instruções e procedimentos de trabalho;
• Balanceamento de operações;
• Redesenho do Layout;
• Kanban;
• 5S.

Alguns métodos para automatização e automação de processos

• BPMS – Business Process Management System – Gestão automatizada de atividades – Workflow
• Inteligência artificial – utilize modelos preditivos para apoiar sua decisão, conforme exemplificado nesta apresentação que combina automatização de processos com inteligência artificial (assista ao vídeo, aprox. 50 minutos).

O que você achou? Certamente este é um assunto que rende muito. São muitos pontos que podemos nos debruçar, e muitos caminhos pelos quais podemos iniciar – mas fique calmo. Se precisar de alguma ajuda, podemos tentar ajudar você:

-> Agende uma conversa com nossa equipe de Processos e Documentos. Eles estão preparados para explicar os benefícios que o ramo de saúde tem a ganhar com a automatização de processos e o gerenciamento eletrônico de documentos.