As 10 perdas em processos no ramo da Saúde
A saúde é um dos setores que mais investe em tecnologia e inovação. Trata-se de um mercado que gira bilhões e bilhões de reais anualmente. Em clínicas e hospitais, os processos são complexos e possuem forte comunicação interna, e por este motivo, alguns setores podem acabar trabalhando abaixo da capacidade e com ociosidade, enquanto outros operam no seu limite máximo. (se você quiser saber como simplificar processos a partir da metodologia Lean, confira este vídeo)
Para todos esses fatos expostos até aqui, eu, enquanto Engenheira de Produção e cliente, me faço a seguinte pergunta: por que um setor tão rico, como o setor da saúde, ainda trabalha com alta burocracia e perda ao longo da execução de seus processos?
Foi então decidi aplicar uma pesquisa de mercado com empresas do ramo da saúde, públicas e privadas, nas quais entrevistei profissionais que atuam diretamente com processos de saúde, bem como os que atuam na gestão hospitalar. Sabe o que eu presenciei? As 10 perdas no ramo de saúde mais comuns no Brasil:
- Perda por duplicidade de informação e trabalho: uma vez que o processo exija que o funcionário, de clínica ou hospital, anote em um papel e depois passe para o sistema ele está fazendo a mesma atividade duas vezes.
- Perda por movimentação: Se for necessário o profissional se deslocar para visualizar o resultado de um exame, que poderia ser online, ele está perdendo tempo em movimentação.
- Perda por falta de informação: se formulários nem sempre são bem preenchidos, ao invés de gastar 10 minutos trabalhando nele, gasta-se o dobro no vem e vai para coletar mais informações precisas e relevantes. Por que os campos não são obrigatórios em formulários online?
- Perda por ineficiência de comunicação: Uso de telefone para checar informações, para solicitar medicamentos, para solicitar transporte, para solicitar exame, para checar chegadas e saídas. O telefone não grava a informação, logo cria-se um ruído muito grande do que foi falado com o que foi registrado.
- Perda por tempo gasto no manuseio do papel: ainda existe muito papel. Papel não é prático. Papel molha e rasga, como manter a confiabilidade e retenção da informação? Aliás, parafraseando nosso CIO, por que você ainda gerencia papel? (ele faz esta reflexão nesta apresentação: https://goo.gl/C2YHWJ)
- Perda de tempo na coleta de assinaturas: perde-se muito tempo com pilhas e pilhas de documentos para assinar, seja por questões legais ou burocráticas administrativas. Por que não assinar eletronica ou digitalmente? A Assinatura Eletrônica é capaz de potencializar o ciclo de inovações disruptivas em empresas de todos os ramos, conforme explicamos neste artigo.
- Perda por falta de conexão: quando você consulta com plano de saúde, você ainda assina um papel? Registrando que é você mesmo quem está lá realizando a consulta? Para onde este papel viajará? Não seria mais fácil a leitura da sua digital? Isso seria possível se existisse uma conexão online do atendimento com o plano de saúde.
- Perda por tempo: por ter que consultar no sistema constantemente se o exame ficou pronto. Por que o sistema não avisa e não trabalha por você?
- Perda por tempo de negociação: O seu fornecedor pode fazer parte do processo de compras/aquisição. Chega de troca de e-mail frenética e cobrança excessiva. Faça como as montadoras de automóveis, coloque o seu fornecedor dentro do processo e cobre dele multa por cada dia de atraso na entrega do pedido. Afinal, se você comprou oxigênio, o seu caso é bem mais crítico do que uma linha de montagem de carro parada, não é mesmo?
- Perda por burocracia de registro: quando a consulta é realizada pelo médico, o receituário ainda é feito a caneta e depois anexado ao prontuário do paciente? Por que essa tarefa não é feita pelo computador e ao mesmo tempo que ele receita, o computador registra a informação no histórico? Depois é só imprimir, assinar e carimbar a via do paciente. Mais fácil, você concorda?
Enfim, são diversas e diferentes perdas identificadas. Lembrando que o foco aqui são as perdas que envolvem a gestão de processos e documentos. Algumas são o caso da sua instituição, outras podem não ser.
Fazendo uma ligação com o primeiro parágrafo, a minha análise do ramo da saúde é que muito se gasta com tecnologia e inovação, mas uma parcela disso continua ineficiente: a maneira como tudo acontece, os processos!
Os processos precisam de mais atenção. Eles podem trazer resultados muito significativos na melhoria do atendimento como também na redução dos custos. E você pode começar hoje mesmo – aliás, deve! Quem sabe você começa completando o checklist para atingir eficiência em processos mais completo que você já viu? Download gratuito aqui: https://goo.gl/BuJaPV
Existem grandes oportunidades para melhorar a produtividade por meio da compreensão dos processos e dos fatores gerados de perdas. Embora não seja uma tarefa de fácil execução, analisar as perdas é um aspecto relevante não só para a organização, como também para a sociedade, que no final é a principal interessada nesse atendimento de qualidade.
Para finalizar, eu trouxe para você algumas ferramentas que podem te ajudar a analisar o processo:
Métodos e ferramentas
Alguns métodos para identificar problemas:
- Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM);
- Mapeamento dos processos;
- Árvore de realidade atual (Teoria das restrições);
- 5S.
Alguns métodos para analisar problemas:
- 5 Whys – 5 Por quês;
- Relatório A3;
- 5W2H;
- 8D – MASP.
Alguns métodos para organizar os processos:
- Gestão por Processos – Business process management (BPM);
- Documento de operação padrão – Instruções e procedimentos de trabalho;
- Balanceamento de operações;
- Redesenho do Layout;
- Kanban;
- 5S.
Alguns métodos para automatização e autonomação de processos
- BPMS – Business Process Management System – Gestão automatizada de atividades – Workflow
- Inteligência artificial – utilize modelos preditivos para apoiar sua decisão, conforme exemplificado nesta apresentação que combina automatização de processos com inteligência artificial (assista ao vídeo, aprox. 50 minutos).
O que você achou? Certamente este é um assunto que rende muito. São muitos pontos que podemos nos debruçar, e muitos caminhos pelos quais podemos iniciar – mas fique calmo. Se precisar de alguma ajuda, podemos tentar ajudar você:
-> Acesse nossa biblioteca de conteúdos, recheada com artigos, vídeos, cases e apresentações sobre Gestão de Processos e de Documentos >> Acessar Biblioteca
-> Agende uma conversa com nossa equipe de Processos e Documentos. Eles estão preparados para explicar os benefícios que o ramo de saúde tem a ganhar com a automatização de processos e o gerenciamento eletrônico de documentos.
Stories
Mais de Low Code

O que é low-code: guia completo com vídeo
O low-code (ou plataformas de aplicativo de pouco código), tem ganhado cada vez mais espaço entre as empresas. A tendência, que veio como um movimento tecnológico social, facilita o desenvolvimento de aplicativos por pessoas que não são da área técnica e acelera o desenvolvimento de aplicativos e softwares para desenvolvedores profissionais. Segundo a consultoria Gartner,…

Workflow low-code: 3 benefícios para sua empresa
Hoje em dia, contar com a agilidade na sua empresa é uma das melhores maneiras de conseguir se destacar no mercado. Entretanto, para isso é preciso garantir produtividade ao mesmo tempo que se usam soluções que sejam realmente eficazes e adaptáveis ao seu negócio. Frente a isso, é importante destacar que as soluções de desenvolvimento…

Low-code e No-code: quais são as principais diferenças e vantagens
Primeiramente, com o crescente desenvolvimento da tecnologia na atualidade, podemos perceber o surgimento de aplicações cada vez mais eficientes. Essas aplicações, além de tornar as atividades de TI mais enxutas, permitem que outras pessoas também utilizem dessas tecnologias. Um exemplo a citar disso são as plataformas Low-Code e No-Code. No entanto, apesar de serem conceitos bastante…

Como eu, que não sou de TI, criei soluções e aplicativos de processos?
Recentemente, aqui no blog, a Bruna escreveu um texto fantástico sobre quem utiliza low-code para criar softwares. Esse texto dela fala que todo mundo pode criar um software, que todo mundo é um criador! Então, baseado nisso, eu vim aqui para contar a minha experiência de como utilizar o low-code! Para mostrar que realmente, todo…

Ferramenta BPM: 6 ferramentas para gestão de processos
Já sabemos que o BPM (Business Process Management – Gerenciamento de Processos de Negócios) é uma prática mundialmente adotada por organizações, de todos os tamanhos. E muitas ferramentas utilizam tecnologia para pôr isso em prática. Ou seja, utilizam ferramentas que permitem a modelagem dos processos de negócio da empresa. Dito isso, neste post vou compartilhar…

Por que Zeev é low-code?
Este texto é para explicar por que o Zeev é low-code. Vou contar para você isto e trazer também um exemplo de como ele funciona na prática! E como ele pode facilitar a sua rotina de trabalho e a da sua empresa. O Low-code Sabemos que existem dois tipos de plataformas que vem ganhando cada…