5 principais problemas das empresas que fazem gestão de tarefas por e-mail

Hoje eu vou te contar quais são os 5 principais problemas das empresas que fazem gestão de tarefas por e-mail. O que vou te contar agora, talvez, você nunca tenha pensado ou até tenha passado pela sua cabeça, mas você não tenha se dado conta que a causa raiz destes problemas é a gestão de tarefas por e-mail. Tenho certeza que depois que você ler este blogpost, você vai querer dar adeus aos e-mails.

Problema 1: Falta de Responsabilidades e prazos claros

Vamos começar com um exemplo: Quando você recebe um e-mail com uma solicitação de atividade e neste e-mail tem umas 10 pessoas copiadas. Como você e a equipe sabem quem é o responsável pela atividade?

Muitas vezes ocorre de o verdadeiro responsável não fazer, pois ele nem sabia que era dele essa responsabilidade. Além disso, os copiados do e-mail podem ter aquele pensamento “eu sei que o meu colega vai acabar fazendo, vou descartar este e-mail”, não é mesmo?

Então, não ter as responsabilidades claras, muito bem mapeadas dentro da empresa e, simplesmente, solicitar tarefas por e-mail, causa uma confusão na cabeça das pessoas. Além disso, pode acarretar em erros e esquecimento. Imagine quando é uma atividade que serve para atender algum cliente e essa atividade simplesmente acaba não acontecendo.  

Voltamos ao nosso exemplo. A atividade foi solicitada por e-mail, você, sendo o solicitante, consegue saber qual o prazo para o atendimento da solicitação? Será que a atividade está sendo realizada?

Quando enviamos uma atividade por e-mail, não conseguimos estimar o tempo de realização para ela. Ou seja, você não consegue saber, claramente, qual o prazo de atendimento. E o que acaba acontecendo é: atraso. Porque não está claro se é um dia pra fazer ou uma semana. 

Será que você já foi dormir pensando: “Esqueci de responder aquele e-mail”.  Por que você não tinha a clareza do prazo, não sabe se vence hoje, vence amanhã, vence depois. Não é mesmo?

Dica de leitura extra: Gestão de Documentos: O que é e como funciona?

Problema 2: Impacto na melhoria contínua

Para começar, qual a relação de gestão de tarefas por e-mail e melhoria contínua? Bom, quando não temos um padrão para realizar uma atividade, é impossível otimizar esse padrão. Quando eu conheço o fluxo das tarefas, primeiro passa pelo A, depois pelo B, depois vai para o departamento do X, depois vai pro gestor Y, eu posso olhar pra isso e dizer que está ineficiente. Então, eu consigo olhar para este fluxo e entender que certa atividade pode ser melhorada, ou seja, aplicar a melhoria contínua. 

Porém, quando as atividades acontecem por e-mail não temos clareza de qual é o fluxo que a atividade tem que seguir. Então, o problema que eu coloquei aqui como número 2 é o impacto dentro da organização por não fazer melhoria contínua. Você não consegue fazer melhoria contínua quando você não sabe qual é o fluxo do processo.

Problema 3: Rastreabilidade da informação

Um dos maiores problemas quando alguém deixa a empresa, são as informações que estão no e-mail dessa pessoa, não é mesmo? A gestão das tarefas nas quais ela era responsável, os documentos que estavam sob a responsabilidade dela, além de diversos outros registros importantes.

É muito ruim quando isso acontece. Pois é muito difícil e trabalhoso buscar a resolução de algum problema que estava sob a responsabilidade desta pessoa, algum documento que ela controlava, entre outros. 

Todo mundo recebe muitos e-mails, todos os dias. É impossível encontrar e ter rastreabilidade do que aconteceu quando tudo está registrado no e-mail. Pior ainda quando essa informação tão importante, tão valiosa para sua empresa, está no e-mail de alguém que vai embora.

Além disso, não ocorreu controle nenhum nestes processos. Pois não houve um registro adequado, não é mesmo? Não há o controle adequado de qual documento está correlacionado com qual processo, registro de data e aprovações. 

Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos

Refletindo sobre o que conversamos até aqui, será que é possível fazer a gestão dos processos desta forma? Impossível, não é mesmo? Deste modo, não há como fazer a gestão do que está acontecendo dentro da sua empresa. Pois, você não tem uma visão holística (de ponta a ponta) do que está acontecendo na organização.

Por exemplo, como saber quantas solicitações de férias ocorreram em determinado período? Essa informação vai ter que ser buscada pelo RH nos milhares de e-mails que recebem. 

Além disso, quando há gestão de tarefas por e-mail, é impossível saber o tempo de execução das tarefas, o lead time do processo. Isso não é gestão. E, pior ainda, isso pode impactar seu cliente. Pois, se você não consegue fazer a gestão do processo, você não consegue atender o seu cliente mais rápido.

Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários

Quanto tempo perdemos resolvendo problemas pessoais, brigas, desentendimentos, pedidos de desculpa, ir pra casa mal humorado e chegar no trabalho mal humorado? Tudo isso acontece porque temos problemas e muitos desses problemas estão diretamente relacionados a erros que acontecem ao longo do processo. As pessoas erraram, mas as pessoas erraram porque o processo permitiu.

Nesse sentido, sabemos que um processo desorganizado é um vilão, nós somos seres humanos normais, não conseguimos lembrar de tudo. Precisamos de organização e padrão para as coisas acontecerem de uma forma natural. Depender da nossa cabeça hoje em dia é um erro, um erro muito grande.

Por isso, te convido a descobrir quais são os problemas que você enfrenta ou vai enfrentar por ter processos ineficientes. Venha entender como isso pode afetar o seu trabalho ou o desempenho da sua empresa.

Em síntese…

Fuja da gestão de tarefas por e-mail. 

Falta de responsabilidades claras, não ter prazos claramente definidos, não conseguir olhar continuamente para um processo e melhorá-lo, dificuldade de rastrear e controlar as informações e, o pior, não fazer a gestão dos processos, te impedem de melhorar seus resultados. Fora o estresse. Todos estes são problemas que ocorrem quando as empresas fazem gestão de tarefas por e-mail. 

Depois me conta como foi sua reflexão após a leitura deste blogpost. Combinado?

Até o próximo conteúdo.