4 passos para otimização de processos em sua empresa

Desenvolver e aplicar estratégias para promover a otimização de processos é parte fundamental da rotina de um gestor. Em um mercado extremamente disputado, é preciso garantir agilidade e resultados naquilo que a empresa faz. Afinal, esses fatores tendem a fazer com que haja crescimento nos negócios.

Entretanto, isso pode ser um desafio. É comum não saber por onde começar, já que cada empresa tem sua própria dinâmica interna de funcionamento.

No entanto, não se preocupe! Vou mostrar aqui 4 passos para a otimização de processos na sua empresa. Assim, você poderá alcançar resultados ainda melhores. Confira!

1. Mapeie os seus processos

Compreender profundamente o fluxo de trabalho de uma empresa é essencial para qualquer ação que visa otimizar processos. Nada pode ser modificado intencionalmente para melhor sem que sejam compreendidas questões como objetivos, métodos, profissionais responsáveis e outros detalhes.

O ideal é que o gestor entenda perfeitamente a função de cada processo — o resultado esperado, as condições para que ele possa ser executado e os riscos relacionados, por exemplo. Assim, rapidamente serão identificados pontos de melhoria: burocracia a ser eliminada, metodologia a ser repensada, tecnologias que podem otimizar atividades…

O mapeamento é a melhor forma de compreender a cadeia de acontecimentos como um todo. Do contrário, uma análise isolada de um processo pode deixar passar detalhes que causam efeitos colaterais indesejados em outros pontos.

2. Invista em tecnologia

Hoje em dia a internet possui diversas ferramentas que podem alavancar o seu negócio. Parece simples o que eu estou dizendo. Entretanto, no dia a dia do trabalho, usar a ferramenta ideal faz toda a diferença!

Você poderia usar um BPMS para gerenciar todo o fluxo de trabalho por você. Um ECM para fazer a gestão da informação dentro da empresa. Ou poderia usar o 3CX, colocar o seu ramal dentro do seu computador e esquecer de vez o telefone.

Para se comunicar, você poderia aderir ao slack. Para a gestão manual de tarefas poderia usar o Trello ou o Asana. Tem ainda uma outra ferramenta maravilhosa que temos usado muito: o Loom, em substituição aos e-mails de 35 páginas, você grava um vídeo de 2 minutos. Além de economizar o seu tempo e o tempo de quem vai ler, você melhora a forma de comunicação em uns 198mil%.

Em dois parágrafo, eu citei 7 ferramentas que ajudam no dia a dia da rotina do escritório. Vá em frente e pesquise mais sobre elas. Lembre-se que para a otimização de processos, você precisa parar de fazer as mesmas coisas. Para melhores resultados, temos que sair da zona de conforto. Nos atualizar. Aproveitar o que há de melhor! Balançar e modernizar a equipe.

3. Promova a capacitação de todos

O investimento na capacitação dos funcionários é tão importante quanto se manter atualizado. Além de garantir mais eficiência na execução dos processos, isso faz com que eles tenham um olhar mais crítico quanto ao trabalho que desempenham. Consequentemente, toda a equipe pode colaborar com insights e sugestões de melhoria.

Treinamentos in company, reuniões, workshop e eventos para discussão de temas diversos são exemplos de como isso pode ser feito. Trazer essas iniciativas in company, além de ter um bom custo benefício, promove a integração das equipes.

Aqui na Zeev a ponte aérea SP e RS é rotina! Eventos para unir a equipe e proporcionar desenvolvimento acontecem com frequência. O retorno disso são profissionais engajados, motivados (porque os eventos são bem dinâmicos e divertidos) e acima de tudo: preparados!

4. Monitore e avalie as mudanças

Qualquer melhoria que entra no planejamento e posteriormente é aplicada deve ser acompanhada de perto pelos indicadores de desempenho do processo. Se você não sabe para onde esta indo, qualquer caminho serve, não é mesmo? Essa frase é muito famosa e verdadeira.

Medir o desempenho da equipe é uma ação essencial para garantir o sucesso. Entretanto, gostaria de dar três dicas:

1. O menos é mais. Quando você tem uma lista infinita de medições, não terá foco em nenhuma delas;
2. Não deixe para olhar os números apenas no fechamento do mês. Assim você terá somente 12 oportunidades para melhorar em 365 dias. Se você olhar estes números com mais frequência, poderá obter resultados bem diferentes;
3. E o último (por hoje), tenha plena certeza de que todos os envolvidos compreendem os indicadores e saibam como sua tarefa afeta no resultado final.

Enfim, a otimização de processos é uma atividade constante que deveria estar presente na rotina e no sangue de todos os profissionais. Melhores processos, melhoria contínua, resultam em melhores resultados.

Para encerar este post, eu proponho que você faça uma avaliação de maturidade em seu processo. Qual o nível que você está? Depois disso, promova aberta a temporada de transformação!

Conte com a gente, somos especialistas nisso 😉