O que é um projeto? [com exemplos + vídeo]

De acordo com o PMBOK Project Management Guide, editado pelo Project Management Institute -PMI– e considerado por muitos como a Bíblia do gerenciamento de projetos, um projeto pode ser definido como: “Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”.

O que leva uma organização a realizar um projeto?

Muitos fatores podem levar uma empresa a solicitar a execução de um projeto. Uma demanda de mercado, uma necessidade da empresa, uma solicitação de cliente, um avanço tecnológico ou ainda um requisito legal. Tais fatores levam os profissionais a definirem uma sequência de atividades que devem ser realizadas a fim de entregar o projeto. Mas o que caracteriza se a atividade é um projeto ou não? Vamos lá!

Características dos projetos

As características que um projeto deve possuir para ser considerado como tal podem ser resumidas assim:

Complexidade: Um projeto tem uma natureza complexa, que pode ser causada pela dificuldade das tarefas a realizar, pela necessidade de coordenar vários recursos ou pelos riscos que implica e que nem sempre são facilmente previsíveis.

Não repetitividade: Um projeto é, por definição, único e irrepetível. Como não há possibilidade de “clonagem”, eles exigem um esforço significativo de gestão e direção.

Mas existem alguns truques que podem nos ajudar. Embora os projetos não sejam “gêmeos”, ou seja, não são exatamente iguais, se são “primos”, isso significa que são semelhantes mesmo havendo diferenças. Assim, você sempre pode aproveitar as lições aprendidas em projetos anteriores para repetir os aspectos que funcionaram bem e evitar erros.

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Grupo: Os projetos requerem a participação de diferentes pessoas. Estes costumam ter perfis profissionais diferentes, podendo mesmo ser atribuídos a diferentes departamentos ou empresas, pelo que é uma dificuldade acrescida sincronizar não só as tarefas que devem desempenhar, mas também gerir as necessidades e expectativas de cada um deles.

Coordenação de atividades: Se o caminho para atingir seu objetivo fosse uma linha reta, não seria chamado de projeto. Um projeto pode ser mais como um cruzamento de várias pistas, onde você precisa tomar decisões sobre quais veículos cruzam, quem está esperando, quão rápido eles devem ir, quem não pode seguir, quais veículos têm prioridade sobre o descanso, etc.

Limitação de recursos: Se para fazer tudo isso tivéssemos recursos ilimitados… seria um sonho. Mas em nenhum projeto funciona assim. A realidade é que eles enfrentam o que se chama de tripla restrição: escopo (atender aos objetivos traçados), tempo (no menor tempo possível) e custo (e com o menor impacto econômico possível). Quando uma das três restrições é modificada, elas inevitavelmente alteram o resto.

Prazo: Os projetos expiram. Ou seja, eles têm uma data de início e término. Esse é um dos motivos que aumenta sua complexidade e exige que sejam gerenciados adequadamente.

Resultado único: Um projeto implica um resultado único. Se for repetido exatamente o mesmo para obter o mesmo resultado em outro momento ou em outro lugar, não é um projeto.

Objetivos dos projetos

As metas do projeto são metas, puras e simples. Essas são as metas de negócios que você deseja atingir. No gerenciamento de projetos, é de extrema importância que os objetivos sejam claramente definidos, pois eles afetarão todas as decisões no ciclo de vida do projeto.

Os objetivos devem ser mensuráveis e conter indicadores chave de desempenho que serão usados para avaliar o sucesso. Essas métricas geralmente abrangem áreas como orçamento, qualidade e tempo para conclusão.

Exemplos de objetivo do projeto

Os objetivos podem ser expressos de acordo com o que se pretende alcançar. Por exemplo, um objetivo pode-se concentrar em produtos, resultados, benefícios ou objetivos estratégicos.

Quando se atinge os objetivos, significa que ele chegou ao fim. Por isso, é fundamental que existam objetivos bem definidos e metas que sejam mensuráveis e, claro, alcançáveis.

Limitações do projeto

Uma limitação ou restrição é qualquer fator que possa afetar ou limitar a entrega do projeto. As limitações mais importantes são: custos, escopo e cronograma. No entanto, em algumas empresas pode haver limitações de qualidade, recursos ou riscos.

Ciclo de vida do projeto

Os projetos têm um ponto inicial e final definido dentro do qual você deve atingir seus objetivos. Isso é conhecido como o ciclo de vida. Embora isso seja normalmente definido por uma data de início e término, o ciclo de vida também pode ser definido por um recurso finito disponível, como dinheiro ou uma quantidade fixa de tempo da equipe.

Fase de iniciação de um projeto

A fase de iniciação é a primeira fase de todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. O objetivo desta fase é definir o projeto, desenvolver um business case para ele e obter sua aprovação. Durante esse tempo, o gerente de projeto pode fazer qualquer uma destas coisas:

Fazer um estudo de viabilidade;
Criar um plano de execução;
Identificar as principais partes interessadas;
Selecionar ferramentas de gerenciamento de projetos;
Determinar o que se visa alcançar.

No final desta fase, o gerente deve ter um alto nível de compreensão da finalidade, objetivos, requisitos e riscos do projeto.

Fase de planejamento

A fase de planejamento é fundamental para criar um roteiro de projeto que toda a equipe do projeto possa seguir. É aqui que todos os detalhes são descritos e os objetivos são definidos para atender os requisitos estabelecidos pela organização. Durante esta fase é necessário:

Fazer um planejamento;
Desenvolver um plano de recursos;
Definir as atividades que irão concretizar a missão;
Definir metas e medidas de desempenho;
Comunicar funções e responsabilidades aos membros da equipe;
Desenvolver fluxos de trabalho;
Antecipar riscos e criar planos de contingência.

Fique atento à próxima fase… a execução

A próxima fase (execução) geralmente começa com uma reunião de lançamento do projeto, na qual o gerente descreve as metas para todas as partes interessadas envolvidas. Antes que essa reunião ocorra, é fundamental que o gerente faça o seguinte:

Defina o foco e os resultados: defina um objetivo comum para todos. Indique o que precisa ser feito e quando;
Identifique a equipe e estabeleça funções: Quem faz o quê? Crie uma lista que o detalhe e inclua informações de contato para facilitar a comunicação;
Desenvolva o plano inicial: tenha um plano, mas finalize os detalhes com sua equipe no início;
Defina métricas para o sucesso: Como será medido? O que vai torná-lo bem sucedido? Defina as expectativas com antecedência;
Identifique possíveis riscos e obstáculos: prepare a equipe para possíveis obstáculos e estabeleça um processo para que esses possíveis problemas possam ser eliminados rapidamente;
Estabeleça a logística para a comunicação da equipe: como você manterá um ao outro atualizado? Estabeleça um processo consistente (reuniões diárias ou semanais) e determine a tecnologia para isso;
Escolha o processo de trabalho ou a metodologia de gerenciamento de projetos: estabeleça as melhores práticas que sua equipe seguirá;
Decida quais ferramentas de gerenciamento de projetos você usará: Certifique-se de que todos tenham as ferramentas certas e saibam como usá-las;
Agendar reunião inicial: toda a equipe e as partes interessadas devem participar, inclusive por videoconferência ou telefone;
Defina a agenda e prepare os slides para a reunião: envie a agenda antes da reunião para que todos possam se preparar adequadamente e forneça os slides após a reunião para referência.

Fase de execução

Esta é a fase crucial do gerenciamento de projetos. As entregas são criadas para garantir o atingimento dos requisitos. É aqui que a maior parte do tempo, dinheiro e equipe são alocados para o projeto. Como mencionado acima, é realizada uma reunião inicial para marcar o início oficial da fase de execução. A programação para uma reunião inicial pode ser algo assim:

Apresentações: Quem é quem?
Histórico: Por que você está fazendo este projeto? Quais são os objetivos?
Escopo: O que exatamente você fará? Que tipo de trabalho está envolvido?
Planejamento: como vamos fazer? Como é o roteiro?
Papéis: Quem será responsável por quais elementos do projeto?
Comunicação: Que tipo de canais de comunicação serão utilizados? Que tipo de reuniões ou relatórios de status sua equipe deve esperar?
Ferramentas: Quais ferramentas de gerenciamento de projetos serão usadas para concluir o projeto e como elas serão usadas?
Próximos passos: Quais são os passos imediatos que precisam ser dados?

Ações que são necessárias durante a fase de execução

Gerenciar o trabalho para as atividades contidas no plano;
Desenvolver as habilidades individuais e de grupo para aumentar o desempenho;
Disponibilizar instantaneamente das informações necessárias aos parceiros;
Mensurar o progresso em relação aos objetivos traçados;
Monitorar o desvio em relação ao planejado;
Tomar ação corretiva para combinar o realizado com o planejado;
Receber e avaliar as solicitações de alterações.

Fase de monitoramento e controle

Esta fase ocorre paralelamente à fase de execução. À medida que o projeto avança, o gerente de projeto deve garantir que todas as partes móveis estejam indo na direção certa o tempo todo e de maneira coordenada. Se ajustes no ciclo de vida do projeto precisarem ser feitos devido a circunstâncias imprevistas ou uma mudança de direção, agora seria a hora.

Durante a fase de acompanhamento, os gerentes de projeto podem precisar fazer o seguinte:

Gerenciar recursos;
Monitorar o desempenho do projeto;
Gerenciar os riscos;
Atualizar cronograma do projeto;
Modificar o cronograma do projeto;

No final desta fase, o cliente deve concluir e aceitar todas as entregas do projeto acordadas.

Final do projeto

A fase de fechamento é uma etapa crítica no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Ele marca o fim oficial do projeto e oferece um período para reflexão, conclusões e organização dos materiais.

Os gerentes de projeto podem:

Faça um inventário de todas as entregas;
Verificar se não ficou nada para trás;
Entregar o projeto ao cliente ou à equipe de trabalho que gerenciará as operações diárias do projeto;
Realizar uma reunião para discutir e documentar quaisquer aprendizados do projeto;
Organizar todos os documentos do projeto em um local centralizado;
Comunicar o sucesso do projeto às partes interessadas e aos gerentes;
Comemore a conclusão do projeto e reconheça os membros da equipe;

Agora que você entende cada estágio do ciclo de vida do projeto, escolher a ferramenta de gerenciamento de projeto certa para você e sua equipe é fundamental para o sucesso do projeto.

Continue lendo para conhecer as práticas recomendadas ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos certa para você e um guia de recursos a serem considerados ao avaliar o software de gerenciamento de projetos.

Veja também: Kanban, o post mais completo! E-book+Dica de Ferramenta+Exemplos
Veja também: Scrum: guia completo [aprenda aqui]

Critérios de um projeto bem sucedido

Ser concluído dentro do prazo previsto;
Ser concluído dentro do orçamento previsto;
Ter utilizado os recursos – materiais, equipamentos e pessoas – eficientemente, sem desperdícios;
Ter atingido a qualidade e o desempenho desejado;
Ter tido o mínimo de alterações em seu escopo;
Ter sido aceito sem restrições pelo cliente;
Não ter causado prejuízo ou interrupção nas atividades da organização;
Não ter provocado acidentes ou impactos ambientais indesejáveis;
Não ter agredido a cultura da organização.

Itens críticos que levam ao bom resultado

Selecionar um time adequado;
Motivar o comprometimento de toda equipe;
Ter autoridade para condução do projeto;
Promover uma boa relação com clientes, fornecedores e demais envolvidos;
Estimar custos, prazos e qualidade realistas;
Antever dificuldades e obstáculos;
Desenvolver alternativas para possíveis problemas;
Manter todas modificações sob controle;
Desenvolver e manter linhas de comunicação;
Evitar excesso ou ausência total de relatórios e análises;
Dosar a pressão sobre o time.

Qual a diferença entre processos e projeto?

Bem, muitas pessoas nos fazem esta pergunta. Para respondê-la, fizemos um artigo específico cheio de dicas e vídeos bem interessantes. Veja o artigo aqui: qual é a diferença entre processo e projeto?

Perguntas frequentes sobre Projetos:

Qual a definição de um projeto?

Um projeto é um esforço temporário com um objetivo específico, que envolve planejamento, execução e controle de atividades interligadas.

Qual é o objetivo de projeto?

O objetivo de um projeto é atender a uma necessidade específica, produzindo um resultado único e entregável, dentro de limites de tempo e recursos definidos.

Como elaborar um projeto?

Para elaborar um projeto, é necessário definir seu escopo, objetivos, recursos, cronograma e métricas de sucesso, seguindo uma metodologia adequada.

O que é um projeto e quais as suas principais características?

Um projeto é uma iniciativa com início e fim definidos, envolvendo recursos limitados, gerando um resultado exclusivo e enfrentando incertezas. Suas principais características são temporariedade, singularidade e complexidade.

Quais são os 3 tipos de projetos?

Os 3 tipos de projetos são: estratégicos (para atingir metas organizacionais), operacionais (rotineiros) e específicos (únicos e temporários).

Quais são as três características de um projeto?

As três características de um projeto são: temporariedade, singularidade e complexidade.

O que um projeto tem que ter?

Um projeto deve ter um escopo bem definido, metas claras, equipe designada e recursos alocados.

Qual a importância de se fazer um projeto?

Fazer um projeto é importante para alcançar objetivos de forma eficiente, minimizando riscos e otimizando recursos.

O que é uma metodologia de projeto?

Uma metodologia de projeto é um conjunto de diretrizes e processos para planejar, executar e controlar projetos de forma sistemática.

Quais exemplos de projeto?

Exemplos de projetos incluem construção de um prédio, lançamento de um produto, pesquisa acadêmica ou implementação de um sistema de TI.

Qual é a estrutura de um projeto?

A estrutura de um projeto geralmente inclui introdução, escopo, objetivos, plano de execução, controle e encerramento.

Como dar início a um projeto?

Iniciar um projeto envolve definir sua necessidade, criar uma equipe, estabelecer objetivos e escopo, e alocar recursos.

Quais são as cinco etapas de um projeto?

As cinco etapas de um projeto são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento.

Qual a necessidade e finalidade de um projeto?

A necessidade de um projeto surge para resolver problemas, atender demandas ou explorar oportunidades, com finalidade de alcançar objetivos específicos.