Melhoria de processos e Diagrama SIPOC: Saiba a relação

A relação que temos aqui é muito simples. Para realizar melhorias em processos você tem “n” caminhos distintos. Você poderia fazer um mapeamento completo com análises amplas. Como também analisar números e erros, fazer reuniões extensas. Usar metodologia Lean ou pensar na disciplina de BPM. Até ferramentas da qualidade podem te ajudar a melhor um processo dentro de escritórios.

 O SIPOC é apenas mais uma forma que você tem para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para te ajudar a colocar no papel tudo o que você sabe sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando de errado.

Já aprendemos a fazer SIPOC, lembra?

No post que falamos sobre SIPOC, te mostrei um e-book cheio de exemplos. Por isso, concluo que hoje você já esteja craque neste assunto! Para te mostrar como podemos melhorar processos por meio de um desenho como o SIPOC, peguei uma página do e-book, veja abaixo:

Exemplo

Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones. Este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo, desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente.

Vamos colocar um zoom?

Agora, se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo na cozinha?

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “realizar pagamento do motoboy“, será que essa atividade realmente seria responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy, o Pizzaiolo perderia tempo entregando o dinheiro, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado etc.

…e consertar

Usando o exemplo acima, o processo é fabricar pizzas e calzones. Este processo deveria realizar pagamentos? É uma analogia, um exemplo simples, mas o objetivo é fazer você pensar nas seguintes questões:

1. quais atividades no dia a dia passam por você, mas não deveriam passar?
2. quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo ou da sua área?
3. você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que ajudam a entregar resultados mais eficientes?

Responder a essas perguntas e definir o que de fato gera valor é o primeiro passo para deixar seus processos mais inteligentes. Sem isso, qualquer análise ou mudança pode ser em vão, arrastando consigo ineficiências e atividades desnecessárias.

Vantagens do Diagrama SIPOC

Utilizar um diagrama SIPOC apresenta muito mais vantagens que desvantagens. Aplicar essa ferramenta na análise dos processos da sua empresa ajudará a “colocar ordem na casa”, independentemente do setor em que você trabalha.

Um dos principais aspectos do SIPOC é a sua flexibilidade. Com esse diagrama, você pode analisar desde toda a operação até processos mais pontuais, aplicando-o a diferentes níveis. Por exemplo, eu posso fazer o diagrama do processo ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente (processo interfuncional), ou posso fazer um diagrama pequeno pensando somente no meu processo de compras.

Desvantagens do Diagrama SIPOC

A desvantagem surgirá quando for necessário entender cada passo, cada tarefa, cada detalhe que acontece dentro do processo. Para estes casos onde o detalhe é necessário, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Também é uma desvantagem se você pensa em automatização, pois para automatização é necessário que você faça a modelagem do processo com muitas informações.

Missão do processo

Existe uma pergunta que deve vir antes de qualquer iniciativa para a melhoria de processos: as atividades que fazem parte da rotina daquele processo estão alinhadas com a missão do processo?

Para ajudar você a entender melhor essa pergunta, imagine a seguinte situação: você possui uma responsabilidade por alguns indicadores do processo, certo? Ou, de alguma forma, presta contas sobre os resultados que o seu processo produz. Essa “prestação de contas” ocorre mensalmente? Ok, agora vamos descer um nível e pensar em atividades e tarefas.

Atividades e tarefas do processo

Todos os dias você executa um série de atividades e tarefas, certo? O quanto essas atividades rotineiras e tarefas estão te ajudando a entregar melhores resultados e conquistar as metas que você precisa conquistar e entregar no final do mês?

Em resumo, o ideal era que você tivesse uma missão para o processo, esse processo deveria realizar tarefas e atividades diretamente relacionadas com essa missão e no final do mês você deveria acompanhar o desempenho do processo com indicadores que te diriam se você está no caminho certo, ou não.

Avalie o processo

Se você executa atividades sem relação com seus objetivos maiores (missão e indicadores), você precisa pensar no motivo pelo qual a faz. Será que você poderia gastar sua energia em atividades que agreguem maior valor? Faça o diagrama do processo (SIPOC) e analise tudo o que o seu processo faz. Faça esta verificação.

Elimine tarefas desnecessárias

Pegue um papel de pão como naquele exemplo que eu coloquei no post sobre “O que é SIPOC”. Preencha as colunas com as informações do seu processo. Quais são as entradas e os fornecedores desse processo e quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes)?

Agora, pegue um marca texto verde e pinte o que você listou na coluna “P” que te ajuda a entregar resultados e que esteja completamente alinhado com a missão do processo. Faça a mesma coisa na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão e que não te ajudam a entregar resultados.

Por fim, avalie: qual delas aparece em maior quantidade? Se são as verdes, as atividades do seu processo são relevantes. Se são as vermelhas, você necessita analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente.

Comece agora mesmo!

Comece agora mesmo a fazer o seu diagrama SIPOC! Você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados, construindo uma base sólida para a melhoria dos processos da sua empresa.

Pegue um marca texto verde para as atividades que fazem parte da missão do seu processo e vermelho para atividades que não fazem. Depois, me conte: qual delas aparece em maior quantidade?