Onboarding: criação em 5 passos [Guia completo + vídeo]

O termo onboarding significa “embarcar”. Ou seja, o onboarding é o momento em que o novo colaborador da empresa está embarcando em um novo contexto, a nova organização. Este processo é muito importante, a primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Então, para a integração do novo funcionário à cultura organizacional e dinâmica da empresa, é fundamental um processo bem definido. Por isso, neste blogpost, vamos falar tudo o que você precisa saber sobre onboarding, com exemplos práticos e vídeos.

O que você verá neste blogpost?

• O que é onboarding?
• Qual a importância de um processo de onboarding bem estruturado?
• Passo a passo para criar ou melhorar o processo de onboarding da sua empresa
• Benefícios da automatização do processo de onboarding em uma ferramenta low-code

O que é Onboarding?

Bom, como você já viu o onboarding é o processo de integração de novos colaboradores em uma empresa. No processo de onboarding estão as tarefas que devem ser realizadas por toda a empresa, para que o novo funcionário seja integrado à organização. Ou seja, é o processo que garante que o novo funcionário receba todas as informações, diretrizes, princípios, conhecimento e recursos para integrar-se à cultura da organização. 

Este processo é fundamental para que o novo funcionário tenha um desempenho de sucesso, o mais rápido possível. Pois, no decorrer deste processo, são realizadas as orientações, treinamentos e o acompanhamento pelo supervisor. Lembrando sempre que o novo funcionário precisa conhecer e entender, de forma clara, sua função, rotina de trabalho e os objetivos da empresa. 

Qual a importância de um processo de onboarding bem estruturado?

Bom, pelo que você já avançou na leitura deste blogpost, ficou fácil de identificar qual é a importância deste processo para o novo funcionário, não é mesmo? É neste momento que ele recebe todas as orientações que precisa para conseguir desenvolver sua função com sucesso. 

E para a empresa? Para a empresa a importância é ainda maior. Veja só, quanto mais o funcionário estiver integrado, conseguir se desenvolver e ter autonomia para realizar suas tarefas, melhor será para o seu negócio. Deste modo, estarão todos caminhando para um mesmo objetivo, o da empresa. 

O MIT Sloan Management Review publicou um estudo enfatizando que o momento da integração pode ser o mais crítico na experiência de um funcionário em uma empresa. Pois tem um impacto duradouro no engajamento, desempenho e retenção. Uma experiência de onborading bem sucedida, pode garantir uma maior retenção de talentos. 

Além disso, segundo a PandoLogic, em publicação na Harvard Business Review, existe um declínio de 36% no número de candidatos em todos os setores do mercado. Engajar um funcionário, desde o primeiro dia de trabalho, é fundamental. Fora os custos de rotatividade, que sabemos que não são apenas o salário do funcionário, muito pelo contrário! Pode-se estimar até 300% do salário do funcionário a ser substituído.

Passo a passo para criar ou melhorar o processo de onboarding da sua empresa

Oba, chegamos na melhor parte deste blogpost: descobrir como melhorar o onboarding. Ou, até mesmo, criar um processo de onboarding, do zero, que seja eficiente. Para facilitar, vamos fazer um passo a passo. Que tal?

Passo 1: Identifique os objetivos gerais e os conecte à estratégia

Primeiramente, você precisa identificar, a nível estratégico, o que deve ser inserido no processo. E, claro, quais são os objetivos deste processo. E de que forma ele está conectado à estratégia. Por exemplo, no planejamento estratégico do ano, a empresa tem o objetivo de diminuir o turnover de funcionários. Neste caso, seu projeto de melhoria no processo de onboarding estaria super alinhado com o objetivo estratégico da empresa. Não esqueça, você deve lembrar disso quando for desenvolver as melhorias, como um dos seus objetivos.

Passo 2: Mapeie o processo

Nesta etapa, você deverá desenhar o seu processo de onboarding.  Ou seja, você vai fazer uma fotografia do processo como é hoje. Assim, você vai conhecer e entender a fundo como é o seu fluxo de tarefas do seu processo. 

Você pode realizar esta etapa fazendo um fluxograma, um “papel de pão” (desenhar, em um papel, o fluxo de tarefas) ou até mesmo um modelo. Não sabe qual escolher? Tudo bem! A Bruna fez um blogpost sobre a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos, que tenho certeza que vai te ajudar! Além disso, vou deixar uma outra dica, temos um checklist completo com um passo a passo para você fazer o mapeamento de processos. Estou bem boazinha hoje, não é mesmo?

Dicas extras passo 2

O que nós mais gostamos por aqui é compartilhar dicas, pois sabemos que isso pode ajudar você a ter ideias incríveis. As 5 dicas que vou deixar, agora, são sobre o que você deve fazer no seu processo de onboarding. Ou seja, quais são as tarefas que você não pode deixar de ter neste processo. 

Coleta de todas as informações do novo funcionário

Parece meio óbvio, não é mesmo? Mas em muitos lugares os funcionários são chamados diversas vezes para fornecer documentos e informações que poderiam ter sido coletadas, por completo, no seu período de contratação. Então, organize tudo o que você precisa e já solicite. 

Formalize a contratação de maneira clara e completa

A formalização do contrato é uma das primeiras impressões que o novo colaborador terá da empresa. Neste momento, serão firmados pontos importantes como o salário, os benefícios, entre outros. Deste modo, é fundamental que tudo esteja bem claro no contrato acordado. 

Esteja preparado para o 1º dia, prepare o ambiente de trabalho

Quem já chegou no 1º dia de trabalho e não tinha disponibilizado computador ainda? Que situação chata, mas acontece muito! Então, deixe tudo planejado para a chegada do novo funcionário, mesa pronta, equipamentos instalados, acessos prontos. Ademais, não esqueça de preparar com a TI ou equipe de infraestrutura, a disponibilização de equipamentos e acessos.

Faça uma boa integração

Além disso, prepare uma programação para o primeiro dia. Desde a apresentação à equipe e à empresa até o planejamento da integração. Então, prepare um tour pela empresa e apresente o novo funcionário às equipes. 

Além disso, faça uma integração apresentando a cultura da empresa, manual do colaborador e esclareça todas as regras. Ou seja, dê todas as informações que ele precisa para começar a desempenhar suas funções dentro das normas da empresa. Ainda na integração, ponha ele a par do que está por vir, de quais serão os próximos passos, desta forma ele se sentirá bem recebido e não ficará perdido. 

Prepare e aplique um bom treinamento

Veja só, cada setor de uma companhia, mesmo sendo parte de um todo, precisa de conhecimentos específicos básicos para o desenvolvimento das atividades. Sendo assim, prepare treinamentos personalizados para cada área e a nível de função também! 

Além disso, em casos necessários e conforme a estratégia da empresa, aplique capacitação extra nas áreas críticas do negócio. E, mesmo após o onboarding, mantenha os treinamentos atualizados.

Passo 3 – Utilize o poder do checklist!

Sim, o checklist é poderoso e pode ser um super aliado. Neste caso, tenha um checklist do que você precisa fazer em cada tarefa. Deste modo, você nunca esquecerá de nada, pois a tarefa só estará “ok” quando você der o check em todos os itens do seu checklist.

Por exemplo: Para a tarefa de coleta de informações do novo funcionário você terá um checklist bem extenso. Veja só:

Temos muito mais itens além desses, se você é do setor de Recursos Humanos, você sabe. Mas aqui só quero ilustrar… Então, imagina se você esquecer de algo? Terá que acioná-lo novamente e isso pode aparentar desorganização. 

Podemos aplicar o mesmo pensamento para a preparação do 1º dia de trabalho ou seja, a organização do ambiente de trabalho do novo colaborador. Veja os seguintes exemplos.

Checklist TI/Infraestrutura:

Passo 4 – Identifique prazos e responsáveis de cada tarefa do processo

Veja só, você mapeou o processo todo, montou um checklist para cada tarefa e tenho certeza que ficou incrível. Mas, agora você tem que definir os responsáveis por cada atividade, não é mesmo? Para isso, existe uma ferramenta chamada Matriz de Responsabilidades RACI, que vai ajudar você a definir as responsabilidades de cada membro do processo. 

Posto isto, chegamos nos prazos. O que adianta a TI entregar os acessos do novo funcionário 7 dias depois que ele chegou na empresa? Nada. Então, forneça aos membros da equipe os prazos para o cumprimento de cada tarefa.

Passo 5 – Utilize a tecnologia a seu favor: automatize o processo!

Veja só, construímos até agora um passo a passo super legal para você, finalmente, ter um processo de onboarding bem estruturado e padronizado. Porém, colocar isso em prática pode ser difícil sem o uso da tecnologia. Sendo assim, a minha maior dica de hoje é: utilize a tecnologia a seu favor. 

Todo este processo que você construiu a partir das nossas dicas pode ser automático. Existem ferramentas para isso, são os softwares de gestão de processos, caso esteja familiarizado, ferramentas de BPM (Business Process Management). Em resumo, uma ferramenta de BPM facilita muito a sua vida e a rotina de trabalho de todos os membros da equipe. Além disso, permite que você automatize o processo. 

A imagem abaixo mostra, um exemplo, de uma modelagem de processo de onboarding, que pode ser automatizado. Imagine que dentro de cada “T”, que chamamos de tarefa, pode ser um checklist. Além disso, cada “T” tem um responsável e prazo. Interessante, não é mesmo?

Você já deve ter se questionado inúmeras vezes como começar a mapear e automatizar os processos da sua empresa, acertei? Pois bem, primeiro de tudo saiba que é possível sim transformar os seus processos. Por isso, vou compartilhar com você, as gravações de um evento onde mostramos tudo o que você precisa saber para mapear e automatizar um processo em uma ferramenta low-code.

Foi neste evento que surgiu o exemplo de mapeamento de processo de onboarding que eu mostrei à você agora pouco. Para o evento, escolhemos o processo de onboarding para construção dos exemplos. Ou seja, este evento complementa perfeitamente os conteúdos que você adquiriu neste blogpost. Não deixe de assistir ao 3º vídeo da playlist, onde automatizamos o processo no Zeev.

Benefícios da automatização do processo de onboarding em uma ferramenta low-code

Imagine que ao automatizar o processo, todo o fluxo de tarefas ocorreria de forma automática. Ou seja, com uma solicitação de onboarding disparada a partir de um formulário online, a primeira tarefa chegaria, com o prazo definido e checklist descrito dentro da tarefa, ao responsável. Depois de concluída, automaticamente a tarefa seguinte é disparada, ou as tarefas em paralelo. 

Deste modo, podemos destacar vários benefícios como:

• Preenchimento de formulário automático
• Controle das tarefas
• Cumprimento de cronograma
• Padronização do processo
• Retenção de talentos

Em síntese, 

Ter um processo de onboarding bem estruturado é fundamental para aumentar o engajamento dos novos funcionários. Porém, além de um processo bem estruturado, está o processo automatizado. Este sim, este vai facilitar o dia a dia da equipe e proporcionar maior eficiência na realização do processo de onboarding. 

Até o próximo conteúdo,