5 Ferramentas para gestão de projetos

Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, estamos falando de: Relatórios, gráficos, histórico, tarefas, resumos, planos e documentos que o profissional de projetos produz e usa para fazer o seu trabalho. O Software de gerenciamento de projetos vem para facilitar essa rotina. E, hoje em dia, existem tantos no mercado que não dá mais para não ter um deles. Ou seja, se você ainda usa excel para gerenciar seu projeto, este texto é para você! Vem comigo?

Opa! Alerta vermelho. Projetos ou processos?

É muito importante que você, como profissional, entenda a diferença entre projetos e processos. Pois, se você não souber essa diferença, poderá escolher o software totalmente errado. É tão comum as pessoas confundirem isso que nós fizemos um texto explicando qual a diferença entre projetos e processos.

Por que usar um software para gestão de projetos?

O primeiro grande motivo para você gerenciar seus projetos por meio de um sistema é o aumento da produtividade. Conseguir organizar melhor e sequenciar a lista de tarefas de um projeto pode fazer uma grande diferença para ter uma visão completa e melhor organização do todo. Assim, com todas as tarefas sequenciadas e organizadas, você poderá analisar a linha do tempo do seu projeto e prever quando será a entrega final dele.

Organize com um software de gestão de projetos

Antigamente era muito comum nos encontrarmos afogados em um mar interminável de planilhas, post-its e papelada. Hoje em dia em muitas empresas isso já mudou para melhor e o mundo digital tomou conta do parquinho. Porém, nem todas as empresas vivem esta boa realidade. Grande parte ainda faz gestão de projetos com pastas, papéis e excel.

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Para que os projetos saiam conforme o esperado, precisamos das ferramentas certas para que isso aconteça. O valor deste tipo de software, para melhorar a qualidade do fluxo de trabalho, aumenta significativamente à medida que cresce o número de trabalhadores, projetos e colaboradores externos, pois facilita a visão geral, sobretudo se são geridas diferentes equipes.

Em grandes empresas, o impacto é ainda maior

Em grandes empresas, é difícil estabelecer contato direto com cada um dos colaboradores para saber o status atualizado do andamento de seu trabalho, mas se um software colaborativo for configurado e determinado ritmo de trabalho for estabelecido, é possível economizar tempo e dinheiro para investir em outros departamentos da empresa. Além disso, os aplicativos de compartilhamento de arquivos possibilitam que grandes empresas compartilhem arquivos a qualquer momento na rede. Além disso, o trabalho conjunto com outros colegas é agilizado, pois com a utilização de uma ferramenta de colaboração adequada é mais fácil integrar os participantes.

Qual é o software de gerenciamento de projetos mais fácil?

Com base na minha avaliação e sobre tudo que já usamos dentro da equipe, eu indicaria para você pesquisar os 5 softwares abaixo. Eles possuem diferenças, obviamente. Mas, todos eles possuem grandes requisitos positivos. Existem outros famosos no mercado? Sim, com certeza. Mas eu quero mostrar para você os meus 5 preferidos. São eles:

Trello;
Asana;
Monday;
Microsoft Project;
Runrun.it.

1. Trello

O Trello não é o meu software para gestão de projetos preferido, mas confesso que eu ainda uso, às vezes. O melhor do Trello é que você pode usá-lo não apenas para o seu trabalho, mas também para o seu planejamento diário, pois ele possui uma versão free bem completa. A forma de organizar um quadro (kanban) vai depender de como você quer, mas muitas vezes você pode organizá-lo em três listas básicas:

(To do) Tarefas;
(doing) Em processo;
(done) Finalizado.

No entanto, o melhor do Trello é que sua imaginação é o limite. Você pode colocar qualquer projeto dentro dele criando quadros diferentes e equipes diferentes. Outra das qualidades que acho que podem ser destacadas é que para obter a maioria dos benefícios, você não terá que pagar nada! Quem não gosta de aplicativos gratuitos? Com o Trello você pode ter suas notificações diretamente no seu e-mail ou celular, já que possui um aplicativo que você pode usar no Android e IOS.

Recursos do Trello

Existem diferentes tipos de filtros que você pode colocar em um cartão, tais como:

Etiquetas coloridas, às quais você pode colocar um nome, se quiser por membros;
Data de entrega: Como de costume na vida de todo mundo, não temos tempo para nada, então se você precisar copiar cartões, listas, quadros, checklists, etc… Você pode fazer isso sem problemas, o Trello permite copiar praticamente qualquer informação.

Algo muito interessante é que com o Trello você pode ter uma tarefa com várias subtarefas, dessa forma você não terá que criar vários cartões se algo que você precisa fazer requer fazer subtarefas. Legal né? Se você quiser saber mais informações sobre essa ferramenta, segue o link: https://www.trello.com/

Vamos para a próxima análise de ferramenta o Asana.

Veja também: 5 plataformas Low-Code que vão revolucionar sua empresa

2. Asana

Esse é o meu preferido em disparado! Em 2011, ela foi lançada. Asana, criada pelo cofundador do Facebook Dustin Moskovitz e pelo programador Justin Rosenstein. Ambos desenvolveram anteriormente soluções internas para melhorar o processo de trabalho da conhecida rede social e foi a partir daí que surgiu a ideia de criar uma ferramenta autónoma.

Assim como o Trello, o Asana é um software Saas. Ou seja, Software as a service. Hospedado na nuvem, para usá-lo é muito simples: basta criar uma conta na ferramenta. Além do aplicativo web, que pode ser acessado de qualquer navegador comum, também existem aplicativos para iOS e Android. A versão básica da ferramenta é gratuita e esta versão já possui funcionalidades poderosas. Porém, se você quiser dar um up, são oferecidos planos “Premium” e “Business” também.

Imagem do Asana retirado do site do www.asana.com — Imagem do Asana retirado do site do asana www.asana.com

Com Asana é possível organizar seu próprio espaço de trabalho para quantas equipes você quiser. Como também, você pode gerenciar quantos projetos forem necessários criando, atribuindo e processando tarefas. O legal é que você cria equipes diferentes e cada um visualiza somente o seu projeto. Outras características desta ferramenta colaborativa são:

Programação própria para cada equipe;
Bate-papo do projeto (conversas);
Definição de datas de entrega;
Etiquetas para filtrar as tarefas
Sistema de mensagens de arquivos (Caixa de entrada);
Função desfazer;
Possibilidade de anexar arquivos;
Sincronização de tarefas com software de calendário externo;
Função de impressão e exportação (CSV) de projetos e tarefas;
Visão geral dos diferentes projetos e tarefas, que podem ser filtradas por ordem alfabética, datas de vencimento ou status.

Asana possui versão gratuita

A versão gratuita permite criar projetos com um máximo de 15 participantes. Quando tiver de gerir equipas com um número maior de membros, será necessário recorrer ao plano “Premium”. Este pacote também inclui modelos com os quais os projetos podem ser criados com apenas um clique, além de funções estendidas de pesquisa e relatórios que facilitam o processo de trabalho. O administrador também tem acesso neste pacote a uma série de aplicativos específicos que permitem maior controle sobre o projeto e os participantes. Ficou interessado em saber mais? Segue o link: https://www.asana.com/

Passamos para a próxima ferramenta a ser analisada: Monday.

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3. Monday

Antes de fazer qualquer coisa e investir seu tempo em conhecer a ferramenta, gostaria de fazer um breve resumo dos benefícios que ela pode trazer para sua organização.

Certamente, em muitas ocasiões você se pergunta: no que os membros da minha equipe estão trabalhando?

Suponho que a primeira coisa seja ir até a caixa de entrada do correio e procurar os e-mails relacionados às pessoas em questão, ou revisar as anotações da última reunião, ou procurar em alguma planilha as tarefas que estão sendo realizadas no momento ou o documento do projeto.

Quando você trabalha com a plataforma Monday, você pode gerenciar tarefas e projetos de diferentes quadros, nos quais você interage com todos os membros da equipe, sabendo desde o início que trabalho eles precisam desenvolver e quais são as datas de entrega.

Veja algumas opções e exemplos do uso do Monday

Gestão de projetos e tarefas da equipe (internas e externas);
Gestão de atividades de marketing;
Administração de contratações e incorporações em uma empresa;
Gerenciamento da Biblioteca de Ativos;
Gerenciamento de Sprints e Roteiros;
Registros do Processo Criativo;
Registros da organização de cobrança;
Fluxos de vendas;
Status do relacionamento com o cliente;
Gestão de finanças pessoais;
Integrações com outros aplicativos e ferramentas digitais comumente usados no ambiente de negócios e trabalho remoto.

Se você achou essa ferramenta interessante, segue link: http://monday.com/

Seguimos com a nossa próxima ferramenta, o microsoft project.

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4. Microsoft Project

É verdade que o Microsoft Project é um programa tão profundo, complexo e poderoso que exige um conhecimento muito preciso de sua gestão, assim como não gerencia projetos por si só, mas requer conhecimento de gestão de projetos.

Similaridade com Microsoft Office

O Microsoft Project, apesar de complexo e poderoso, é baseado em uma interface intuitiva, fácil de usar e com uma curva de aprendizagem em que novos usuários avançarão muito rapidamente em seu manuseio e aplicação profissional. É muito semelhante em aparência ao Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint. Então, desde o primeiro momento, saberemos o suficiente para iniciar um novo projeto. Lembrando que agora o Project possui uma versão online que foi totalmente remodelada pela Microsoft.

Você possui Office 365?

Se a sua empresa usa o Office 365, possivelmente você já tenha acesso ao Project.

Vá até https://outlook.office.com;
Abra o inicializador de aplicativos;
Clique em todos os aplicativos;
Na lupa de pesquisa digite “Project”

Benefícios do Project

O Project facilita a gestão visual dos projetos. Ele permite que você possa analisar situações em projetos, verificar andamento de tarefas e detectar desvios. Como também, possui funcionalidades poderosas que podem ajudar você a trabalhar com muito mais simplicidade, rapidez e capacidade. Confira alguns benefícios interessantes:

Possui relatórios gráficos bem resumidos e adaptados a cada tipo de usuário (leitor);
Comparação do plano de projeto com base em linhas de base versus o real;
Sinalização de desvios em tempo real;
Informação organizada, ordenada e rapidamente acessível.

Achou mega interessante essa ferramenta? Clica em https://www.microsoft.com e saiba mais.

Vamos para a nossa quinta e última análise, a ferramenta brasileirissíma: Runrun.it.

5. Runrun.it

A plataforma Runrun.it é uma plataforma brasileira de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem. Ela permite que as empresas gerenciem tarefas e projetos, melhorem a colaboração entre equipes e analisem métricas de produtividade para medir o desempenho dos negócios. Ele fornece aos usuários detalhes de comunicação relevantes, arquivos e outros dados para facilitar os processos de tomada de decisão em tempo real. Permite gerenciar tarefas e fluxo de trabalho, medindo o desempenho dos funcionários para verificar o desempenho do processo, além de saber em que fase se encontra. Ele também calcula quanto tempo é gasto em cada tópico, auxiliando na tomada de decisões.

Os principais recursos do Runrun.it incluem logon único (SSO), log de atividades, alertas automáticos, exportação de dados, gráficos de Gantt e Burnup, quadros Kanban e mapeamento de custos. Usando seu painel e relatórios semanais, as empresas podem monitorar o status de tarefas, projetos e serviços entregues aos clientes. As equipes de marketing podem criar ou utilizar widgets integrados com inteligência artificial (IA) para otimizar os processos de gerenciamento de trabalho.

O Runrun.it se conecta ao Zapier para facilitar a integração com vários sistemas de terceiros, como ClickDesk, Flic, Kanbanery, Zoho CRM, Aha!, Google Calendar, Microsoft Teams, Mailchimp e muito mais. Sua funcionalidade de inteligência de negócios fornece aos usuários visibilidade de várias métricas personalizáveis com base no tipo de tarefa, projeto, cliente, horas registradas por usuário e muito mais.

Beneficios do Runrun.it